Organisation pour les équipes de la BU Europe

•  Programmation de réunions.
•  Organisation des voyages/ déplacements et gestion des demandes de visas.
• Administration des affaires courantes (évènements, séminaires éventuels, planning des congés).
• Gestions des agendas.

Gestion et budget

•  Gestion des factures et suivi de leur paiement en fonction des échéances.
•  Ouverture des nouveaux comptes fournisseurs dans SAP et veille de la conformité.
• Gestion des notes de frais le cas échéant.
• Réalisation et suivi des commandes relatives à l’activité de la Direction.
• Apporter le support administratif et logistique aux directeurs et à l’équipe finance.

Communication

•  Gestion des appels téléphoniques et d’accueil physique des rendez-vous.
•  Mise en page de documents selon la charte graphique.
• Gestion des goodies au niveau de son périmètre (commande, réception et envoies dans les succursales ou sur les zones des grands évènements).
• Suivi et organisation logistique aux grands évènements : Forum Mondial de l’Eau, AIFA, Africa Forum CEO, etc.).

Missions liées à l'équipe finance

•  Suivi des Pouvoirs Bancaires avec nos filiales étrangères et des délégations de Pouvoirs
•  Suivi des validations des Lettres d’Instruction Bancaire / Légalisations et notarisations des pouvoirs bancaires ainsi que des LIB.
• Légalisation de signatures au niveau des comptes à l’étranger.
• Gestion des visites des RAFs locaux du périmètre international en France, logistique d’accueil et relais avec le Siège.
• Tenue et mise à jour du SharePoint.

Vous pourrez également être amené à effectuer toute autre tâche nécessaire et compatible avec votre fonction.

-      Formation supérieure type assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME/PMI.

-      Minimum 5-10 années d'expérience dans un poste similaire.

-      Vous avez un niveau d'anglais correct

-      Vous maîtrisez parfaitement le pack office

-      Vous possédez un bon sens relationnel ainsi que le sens du service et l’esprit d’équipe.

-      Vous êtes organisé(e), rigoureux et savez gérer les priorités.

-      Vous êtes force de proposition ou de solution dans les responsabilités qui vous sont confiées.

-      Vous respectez la confidentialité des informations.

Poste accessible au télétravail : Suez préserve l’équilibre entre vie professionnelle et privée, ce poste est ouvert au télétravail.