Nous recherchons pour notre Direction On Sites Services (Gestion Globale et Déléguée) un(e) : Assistant(e) Exploitation (H/F)

L’assistant(e) Exploitation assiste l'encadrement de la Direction OSS, les Responsables de Contrats dans le suivi administratif du service Gestion globale et déléguées (GGD). Il/elle anime, gère, fluidifie, optimise le fonctionnement du service en lien avec les Responsables Contrats et le personnel détaché sur sites clients. Il assure l’interface avec les services supports RH, formation, SMI, en relais des Responsables Contrats (RC) pour garantir la bonne gestion administrative des contrats et renforcer la présence terrain des RC

Vos missions principales sont :

RH :

Etre la correspondante RH de la Direction OSS
- Gestion des dossiers du personnel (suivi du plan de formation, des visites médicales) avec le suivi administratifs associés (FISA, aptitudes médicales, postes à risques, etc..).
- Gestion des convocations Visites Médicales et coordination des convocations aux formations, dans le respect des échéances réglementaires.
- Suivi des besoins en intérim du service conformément aux procédures IWS
- Suivi centralisé des CP, RTT, HSUP, absences du personnel (Portail RH et fichier CP Excel) 
- Transmission des absences maladie via GaspaRH si besoin
- Collecte mensuelle des EVP (GTA). Alerte sur HSUP
- Co-gestion des remplacements de personnel lors des absences & formations en collaboration avec les RC/CdM
- Gestion des déplacements du personnel titulaire et remplaçant GD (hôtel, véhicule, train, avion via AMEX, avance de frais)
- Accueil nouveaux arrivants (demande matériel et accès sur BPOD), contrôle documentaire associé.

Gestion administrative : 

Assistanat de direction : animation SMI et audits internes IWS ou Systèmes (MASE/ISO) pour la Direction OSS
- Mise à jour documentaire de la direction OSS conformément aux exigences SMI, MASE et ISO (Direction et sites).
- Préparation des RML (analyses, rédaction du support)
- Gestion du courrier du service

- Intervient sur WeBuy pour les demandes d'achats liées aux missions RH (intérim) du service, respect du Workflow. 
- Polyvalence assistanat exploitation (demandes d'achats EPI et consommables GD via l'outil WeBuy) 

QSE : Suivi des indicateurs SMI et QSE/MASE des GD et de la Direction OSS
- Centralisation mensuelle des indicateurs du service, préparation des Feedbacks mensuels OSS
- Suivi du parc roulant (assurances, état du parc)
- Saisie et suivi des dysfonctionnements, des écarts et Observations lors d'audits, 
- Synthèse et suivi d'avancement pour le service, des plans d'actions synergie (indicateurs feuille de route). 
- Mise à jour documentaire : médiathèque, réseaux partagés.
- MASE : Extractions des heures travaillées / GTA ; compilation des données Sécurité à remonter 2x /an
- Acciline : coordination avec le service H&S pour saisie des accidents (AB, AJ et AT, salariés organiques et intérimaires) et le suivi des heures personnel organique et sous-traitants GD

Vous possédez idéalement une expérience professionnelle dans le service aux entreprises en milieu industriel.

Qualités recherchées :

Sens de la relation interpersonnel (discrétion, écoute, devoir de réserve)
Capacité d'animation
Esprit d'analyse et rigueur

Utilisation pack Office 365 et des outils métiers digitaux