Nous sommes Memo Bank, une banque de plein exercice qui assume son rôle dans l’économie en se mettant au service de ses plus grands acteurs : les entreprises. Notre mission est de leur offrir la meilleure expérience bancaire européenne. Nous construisons le nouveau standard de la banque et repensons de zéro les services bancaires pour que les équipes financières et comptables puissent libérer leur potentiel.

Nous recherchons actuellement un·e Office Manager en stage ou alternance pour rejoindre notre équipe People. Tu seras chargé·e de l’organisation de la gestion de nos bureaux et de nos événements internes. En tant que véritable moteur de la vie en entreprise, ton rôle exercera un impact direct sur l’engagement des employés.

Le rôle

Tu rejoindras l’équipe People, composée de quatre personnes réparties sur des thématiques variées des ressources humaines. Sous la supervision de Cécile, notre Head of People, tu collaboreras étroitement avec Wendy, People Ops Specialist. 

Ton rôle consistera à orchestrer et gérer divers projets au sein de l’équipe People. Parmi ces projets, tu seras en charge de faire de nos bureaux (co-working) un espace de travail agréable et fonctionnel. Tu auras également pour mission d’organiser des événements, en physique et virtuel, afin de dynamiser le quotidien des équipes et leur donner l’occasion de tisser des liens. 

Memo Bank étant un entreprise Remote First, renforcer la connexion entre nos membres est une des priorités de l’équipe People, ton rôle y contribuera de manière significative. Tu auras ainsi un impact direct et tangible sur la cohésion des équipes et le renforcement de notre culture.

Tes responsabilités 

Dans les grandes lignes, tes missions seront les suivantes (cette liste est non-exhaustive) :

• Gestion des bureaux : 

  • Veiller à ce que nos bureaux soient fonctionnels, mais aussi agréables et accueillants en gérant les besoins en mobilier, fournitures et en décoration ;

  • Gérer la relation avec notre espace de coworking (Morning) ; 

  • Réceptionner et distribuer le courrier entrant ; 

  • Devenir référent·e des demandes de nos employés concernant le bureau (badges, accès aux salles, etc) ; 

  • Créer et mettre à jour de la documentation concernant les règles de vie au bureau ; 

  • Participer à la recherche et à l’installation dans de nouveaux bureaux ;

  • Gérer le parc informatique et tenir à jour l’inventaire du matériel IT ;

  • Préparer de nouveaux Welcome Pack pour les futures arrivées ; 

  • Organiser les sessions de formations des nouvelles recrues.

• Évènementiel : 

  • Participer à la création, la planification et à l’exécution nos événements internes : les MemoDays trimestriels, une journée à Paris de conférences et workshops suivies d’afterworks, notre séminaire annuel, 3 jours d’activités team building à la mer ou à la montagne, et d’autres célébrations qui renforcent l’esprit d’équipe (afterworks, petit déjeuners etc.); 

  • Proposer et mettre en place des activités pour permettre à nos employés en full-remote de créer du lien (jeux, challenges, en fonction de tes idées…) ;

  • Conseiller et accompagner les managers dans l’organisation de teams building d’équipes ; 

  • Suivre et gérer le budget événementiel. 

En fonction de ta disponibilité et de tes centres d’intérêt, tu pourras également explorer d’autres missions au sein de notre pôle RH, comme l’administration du personnel, la gestion de la marque employeur, le recrutement, et bien d’autres encore.

En fin d’études, tu es à la recherche d’un stage ou une alternance qui te permettra d’acquérir de nouvelles compétences dans le domaine de l’office management, de l’évènementiel et de la communication interne. 

Ta capacité d’organisation et ta rigueur sont essentielles pour réussir dans ce rôle. Tu es reconnu·e pour ta proactivité et ton dynamisme, tu aimes fédérer autour de toi. 

Tu as idéalement déjà une première expérience réussie en office management ou en évènementiel. Ta créativité et ta jovialité seront des atouts précieux dans la réussite de tes missions. 

Chez Memo Bank nous valorisons toujours les idées novatrices, et avons à cœur de t’offrir un environnement au sein duquel tu pourras les exprimer. Aussi, tu es capable de communiquer clairement, que ce soit à l’écrit ou à l’oral, te permettant d’animer avec succès la vie au bureau et les évènements que tu organises.

Compétences attendues

• Tu recherches un stage ou une alternance dans le cadre de ton cursus, en licence ou en master ;

• Tu possèdes déjà une expérience professionnelle en entreprise ;

• Tu es reconnu·e pour ton énergie et ton enthousiasme, qui te permettent de naturellement fédérer autour d’un projet ;

• Doté·e d’une solide capacité d’organisation, tu sais gérer tes priorités sur des sujets variés.

• Ta débrouillardise et ton pragmatisme t’offrent la capacité de trouver rapidement des solutions aux défis qui se présentent ;

• Tu es à l’aise pour communiquer clairement, à l’écrit et à l’oral, en français mais aussi en anglais (notre documentation interne est en anglais, et tu pourras y contribuer).

Tu n’as pas besoin de posséder 100 % des compétences listées ci-dessus pour nous écrire. Si tu penses avoir la plupart des qualités requises pour ce poste, à l’exception d’une ou deux, écris-nous quand même. Et si une petite voix te dit que tu ferais mieux d’attendre, ignore-la et envoie-nous ta candidature malgré tout. Les personnes qui travaillent chez Memo Bank ne cochaient jamais 100 % de nos cases au moment où elles nous ont écrit. Elles ont simplement tenté leur chance en se disant qu’elles feraient de leur mieux si elles étaient prises. Tu es sans doute dans le même état d’esprit, alors vas-y.

Ce que nous te proposons : 

• Une rémunération adaptée à ton niveau d’étude ;

• Des titres restaurant (Carte Swile) de 10,20€ par jour pris en charge à 60% ;

• Une mutuelle prise en charge à 80% et une prévoyance prise en charge à 100% ;

• Un lieu de travail agréable et lumineux au centre de Paris, dans un espace Morning, dans le 8ème à Paris ;

• Possibilité de travailler à distance un à deux jours par semaine ;

• Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la confiance, le travail en équipe et l’exigence ;

• Une équipe People qui a hâte de t’accueillir et de te faire découvrir ses sujets, et qui favorise un management bienveillant et par l’écoute.

• Participer à l’ambitieux projet de créer le nouveau standard de l’industrie bancaire en s’aidant des technologies les plus innovantes.

La candidature

Si tu souhaites nous rejoindre, voici comment faire. Envoie-nous ton CV, ou profil Linkedin, et tu trouveras quelques questions auxquelles répondre pour nous en dire plus sur les raisons pour lesquelles tu postules. Nous n’attendons pas une lettre de motivation formelle, parle nous plutôt de ce que tu penses apporter à Memo Bank, et ce que tu aimerais que Memo Bank t’apporte en retour.

Les entretiens

Notre processus de recrutement se veut adaptable et réactif.

Voici ce à quoi tu peux t’attendre si ta candidature est retenue :

1. Premier entretien téléphonique avec notre équipe de recrutement (45 minutes) ;

2. Test écrit à faire chez toi à ton rythme (1 heure de travail environ) ;

3. Entretiens avec des membres de différentes équipes par visio (1 heure environ)

Nous avons à cœur d’offrir un environnement de travail inclusif, c’est-à-dire un espace où chaque personne peut exprimer son individualité de manière authentique, sécurisante et valorisante. Nous sommes convaincus que c’est la diversité de parcours, expériences, cultures et perspectives qui fait la richesse d’une équipe, et le succès d’un projet. Nous avons construit un processus de recrutement fondé sur les compétences, dont vous trouverez le détail sur notre blog. Si tu as besoin d’un aménagement au cours de l’une de ses étapes, fais-le nous savoir dans ta candidature ou lors de ton entretien téléphonique.