Mission/Activités

Rattaché(e) à la responsable du secrétariat, du budget et de projets transverses, le (la) candidat(e) assurera les activités classiques d'un secrétariat :
- maîtrise de l'agenda du directeur de la Difi et planification de réunions dans un environnement complexe (dont gestion de la logistique des réunions, des déplacements, etc. ) ;
- élaboration et alimentation du tableau de veille et suivi des sollicitations du Directeur de la Difi en vue du point hebdomadaire avec le Directeur : alertes, relances, reroutage des demandes adressées par courriel ou en Codir Difi ;
- alimentation de tableaux de bord de suivi de l'activité de la direction (dont suivi des parapheurs - projet en cours de développement, tableau des congés du Codirel, des collaborateurs, etc. ) ;
- gestion de l'accueil physique et téléphonique ;
- gestion des demandes adressées par ou à la DGRM pour l'ensemble de la direction (stock des fournitures, gestion des abonnements, rédaction et transmissions de notes d'opportunités) ;
- participation au contrôle interne et à la sécurisation des procédures administratives ;
- continuité d'activité de la responsable pendant ses congés.

En plus de ces activités, le/la candidat(e) recruté(e) pourra piloter ou contribuer à des travaux en lien avec les autres équipes ou activités de la Difi. Par exemple : préparation de séminaire (et occasionnellement participation), travaux de documentation, création/alimentation de sharepoint, mission ponctuelle, etc.

Informations complémentaires

Compétences

- Maîtrise des outils O365 : Sharepoint, Teams, Viva engage, Word, Excel, Powerpoint ;
- qualités relationnelles : adaptabilité, travail en équipe, diplomatie, discretion ;
- rigueur, organisation : maîtrise des échéances, réactivité, autonomie, esprit d'initiative, de synthèse ;
- très bonnes qualités rédactionnelles ;
- connaissances ou expériences en trésorerie/finance/banque appréciées.