We build. We create impact.  

1. Gestion des services généraux

• Suivi et gestion des fournitures de bureau (commandes, stocks, distribution).
• Organisation et gestion des événements internes (Onboarding, CEO Update, We Dessert, We Lunch, Kids Days, etc.).
• Gestion et suivi des équipements et infrastructures (photocopieurs, distributeurs, mobilier, etc.).
• Coordination avec les prestataires pour la maintenance (électricité, plomberie, climatisation, sécurité).
• Installation et préparation des salles de réunion ou de réception selon un planning établi.
• Veille à la bonne organisation des plannings.

2. Gestion des locaux et sécurité

• Suivi de l'entretien, réparations et dépannage des locaux.
• Suivi des interventions techniques et coordination avec les agents externes.
• Gestion de la sécurité des bâtiments (contrôle d'accès, caméras, alarmes, etc.).
• Attribution et gestion des badges d'accès aux collaborateurs.
• Gestion des clés et des cartes de visite des salariés.

3. Gestion des déplacements professionnels

• Gestion des demandes de transport (VTC, taxis).
• Assistance aux collaborateurs en cas de blocage de réservation, sur l'outil Navan que vous maitrisez idéalement.

4. Gestion des prestataires et fournisseurs

• Identification et suivi des contrats avec les fournisseurs et prestataires.
• Maîtrise d'un ERP type SAP et connaissance des appels d'offres.
• Vérification des prestations effectuées et suivi des facturations.

5. Gestion des véhicules de l'entreprise

• Suivi de la flotte automobile (véhicules de fonction, utilitaires, etc.).
• Gestion des restitutions, commandes de cartes de rechargement, suivi des contrats de location, relevés kilométriques, assurances et amendes (outil Eprunes).
• Suivi des contrôles techniques et des réparations.
• Gestion des cartes carburant.

6. Gestion des incidents et de la sécurité

• Veille au respect des normes de sécurité et des procédures internes.
• Gestion des incidents liés aux locaux et mise en place de solutions adaptées.
• Suivi des contrôles réglementaires (incendie, ascenseurs, sécurité des bâtiments).

Profil recherché :

• Formation : Bac+2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent
• Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire
• Langues : Bon niveau d'anglais requis ; une autre langue serait un plus (idéalement l'espagnol)
• Permis de conduire obligatoire (déplacements à l'international)

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Connaissance des processus d'achat et de gestion des prestataires
• Maîtrise des règles de sécurité et de maintenance des bâtiments
• Expérience en gestion de flotte automobile et déplacements professionnels
• Maîtrise d'un outil de ticketing, idéalement ServiceNow

Compétences comportementales :

• Organisation et rigueur
• Curiosité et autonomie
• Dynamisme et disponibilité
• Capacité à gérer les priorités
• Sens du travail en équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à manipuler du mobilier

Informations supplémentaires

We innovate. We help communities thrive. 

Notre mission consiste à faire du magasin physique un véritable atout digital.

Nous sommes des entrepreneurs en quête d’innovation, Nos équipes sont internationales et curieuses du monde qui nous entoure.

La diversité culturelle est inscrite dans notre ADN. C’est une force unique qui nous permet de travailler ensemble pour servir nos clients partout dans le monde.

La croissance de notre Groupe est un véritable catalyseur pour votre développement de carrière. Votre évolution sera rapide et vous aurez toute latitude pour façonner votre propre avenir, en France comme à l’international.

Vous êtes la clé de notre succès : des talents agiles, innovants, passionnés, et qui n’ont pas peur de prendre des risques, d’échouer et d’apprendre de leurs erreurs. Quel que soit votre rôle chez VusionGroup, vous contribuerez à réinventer et réimaginer le commerce de demain.

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