6 tipov, ako si zorganizovať súbory v počítači a zlepšiť si produktivitu

Každý z nás už strávil hodiny hľadaním dokumentov v počítači, vyskúšal asi desať možných názvov vo vyhľadávacej lište a pokúsil sa túto virtuálnu kanceláriu pri príležitosti veľkého jarného upratovania dať do poriadku, no pokus stroskotal po piatich minútach…. Predstavte si, koľko času týmto hľadaním stratíte! Pre lepší priebeh projektov je vhodnejšie mať jednoznačnú koncepciu a perfektnú organizáciu. Nastal čas triedenia – pre dobro počítača a aj pre vaše vlastné! Ak ste to už zanedbávali celú večnosť a súbory sa nakopili, je načase ponoriť sa do obsahu svojho počítača. Len žiadna panika, neplatia tu univerzálne pravidlá. Nájdite si preto svoj vlastný spôsob, reflektujúci vaše rozmýšľanie a fungovanie. Cieľom je hierarchicky usporiadať súbory a vďaka pomenovaniam ich jednoducho nájsť. Predstavíme vám niekoľko chodníčkov, ktorými sa môžete uberať…

1. Upracte si pracovnú plochu

Albert Einstein povedal: „Ak je preplnený stôl znamením preplnenej mysle, čím je potom prázdny stôl?“ Evidentne nemal žiadny problém upratať si pracovnú plochu počítača… Jedna rada: vyskúšajte metódu „ZeroDesktop“.

O čo vlastne ide? Vytvorte ikony na ploche pre všetko podstatné. TO JE VŠETKO. Na ploche si vytvorte priečinok „Archív“, do ktorého si budete odkladať všetky súbory, a nechajte si iba ikonu koša. Na pracovnú plochu umiestnite len tie dokumenty, na ktorých v daný deň pracujete. Keď sú hotové, uložte ich do archívu. Radšej si všetko archivujte do zložiek, pretože inak zapracete pracovnú plochu súbormi, na ktoré sa nikdy nepozriete. Takto budete môcť obdivovať fotku na pozadí (ešte lepšie, ak je to fotka mačky…).

2. Priority nastavte jednoducho

Aby ste sa vyhli hľadaniu v 15 priečinkoch rozdelených do 30 ďalších, dávajte pozor, aby ste v ikone „Archív“ nepriorizovali viacero priečinkov. Ak máte počítač pre súkromné a zároveň aj pracovné účely, vytvorte si len dve zložky: jednu firemnú a druhú súkromnú. Súbory si ukladajte v týchto dvoch prioritných zložkách a ďalšie nevytvárajte. Takto budete mať v týchto zložkách poriadok a nebudete demotivovaní, keď si sem nabudúce budete musieť uložiť nový súbor.

3. Vytvorte si systém pomenovávania súborov

Prečo? Takto budete môcť v počítači jednoducho vyhľadať svoje súbory cez vyhľadávaciu lištu. Pomenujte ich teda použitím informácií, ktoré vám pomôžu ich ľahko vyhľadať, napr. cez dátum, názov projektu, meno dodávateľa či typ dokumentu. Musíte si vytvoriť systém. Ak by ste mali napríklad cenovú ponuku od spoločnosti Alpha zo 4. februára 2020, dokument by sa mohol volať „2020 02 04 Alpha cenová ponuka“. Vytvorte si taký vlastný systém, na ktorý sa budete môcť spoľahnúť.

4. Priorizujte si zložky pomocou názvov

Vo vašej pracovnej zložke používajte krátke znaky, vďaka ktorým sa dokumenty zobrazia na zozname medzi prvými, najmä tie najčastejšie otvárané. Tu je postup, ako na to:

• Súbory začínajúce sa úvodzovkami uvidíte medzi prvými na zozname a dostanete sa k nim najrýchlejšie. Najčastejšie otvárané súbory môžete teda pomenovať takto: „Názov súboru“.
• Súbory začínajúce sa na @ sa zobrazia ako druhé v poradí. Menej používané súbory môžete označiť nasledovne: „@Názov súboru“.
• K názvu menej prioritných súborov môžete priradiť číslo, napríklad: „1. Názov súboru“.

Pre jasnú identifikáciu súborov môžete využívať farby alebo funkciu „Pripnúť“.

5. Vyberte si nástroj pre automatické ukladanie súborov

Určité nástroje umožňujú aj automatické ukladanie súborov. Používatelia macOS môžu využiť nástroj Hazel, ktorý sa postará o efektívne ukladanie súborov podľa zvolených pravidiel. MacOS ponúka aj funkciu „inteligentné zložky“ (smart files). Podľa spoločnosti Apple tieto zložky „automaticky usporiadajú súbory podľa typu a predmetu. Neustále sa aktualizujú, či už súbor zmeníte, doplníte alebo vymažete.“ Táto funkcia slúži ako filter, vďaka ktorému sa k súborom dostanete ešte jednoduchšie. Môžete si tak ukladať súbory do zložiek, ako napr. „V procese“, „Čakajúce“ alebo „Archív“.

Pre vlastníkov štandardného počítača existuje platený softvér Fences, umožňujúci vytváranie veľkých poznámok vo formáte „lepiacich lístočkov“ na pracovnej ploche. Zobrazuje preferované kategórie používateľa. Na základe predvolených nastavení. Nástroj veľmi jasne rozlišuje medzi aplikáciami, zložkami a dokumentmi. Opäť si môžete všetko nastaviť a prispôsobiť. Softvér potom automaticky triedi vaše dokumenty.

6. Pracujte online čo najviac

V ideálnom prípade aplikujte všetky uvedené rady ukladaním svojich pracovných dokumentov na firemnú sieť alebo na Drive. Súbory si tak môžete dohľadať vždy a všade. Vaša práca sa na dokumente automaticky ukladá a môžete ju zdieľať s ďalšími ľuďmi.

Dúfame, že vám tieto rady padnú na úžitok pri efektívnej organizácii obsahu vášho počítača. Dátum 21. marec je venovaný Svetovému dňu upratovania kancelárií a hoci tento deň skôr odkazuje na upratovanie fyzických pracovných priestorov, váš počítač je určitým spôsobom jej rozšírením. Prijmite prvé jarné dni ako príležitosť využiť naše rady v praxi. Raz predsa treba začať!

Preklad: Zuzana Chovancová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.