6 consejos para organizar las carpetas de tu ordenador y ganar tiempo

A todos nos ha pasado: perdemos horas buscando documentos en el ordenador, probamos diez nombres distintos en la barra de búsqueda para encontrarlos y luego pensamos en hacer una gran limpieza virtual, idea que abandonamos cinco minutos más tarde. Si lo llevamos a la escala de toda una vida, ¡imagina cuánto tiempo perdemos buscando archivos! Para que los proyectos puedan avanzar, lo mejor es tener las ideas claras y una organización total. Así pues, por tu bienestar (y el de tu disco duro), ha llegado el momento de organizarte. Si hace tiempo que no lo haces y, por lo tanto, has acumulado viejos documentos, es hora de ordenarlos. Lo cierto es que no existe una única manera de llevar a cabo esta tarea. Simplemente, debes encontrar la que más te convenga y se adapte a tu manera de pensar y trabajar. El objetivo es crear una clasificación de archivos y nombres que te permita encontrar con facilidad cualquier documento. Aquí te damos algunos consejos para ayudarte.

1. Vacía tu escritorio

Como Albert Einstein solía decir: “Si un escritorio abarrotado es síntoma de una mente abarrotada, ¿de qué es síntoma, entonces, un escritorio vacío?”. Por supuesto, Einstein no tenía que preocuparse por organizar el escritorio de su ordenador.

Te recomendamos adoptar el método Desktop Zero (“Escritorio cero”), que consiste en crear únicamente accesos directos en tu escritorio para los archivos más importantes. Para ello, crea una carpeta llamada “Ficheros de escritorio” en la que guardarás todos los archivos, y mantén un acceso directo solo para la Papelera de reciclaje. A continuación, coloca los documentos en los que estés trabajando ese día en el escritorio del ordenador. Cuando hayas terminado con ellos, archívalos en la carpeta mencionada. De esta manera, adquirirás rápidamente el hábito de guardar cualquier documento a medida que lo utilices, en lugar de saturar el fondo de pantalla con mil documentos que nunca consultas. Además, podrás volver a contemplar tu magnífico fondo de pantalla.

2. Conserva un primer nivel de clasificación muy depurado

Para evitar revisar 15 carpetas (subdivididas en 30 más) para encontrar tu documento, asegúrate de no multiplicar las subcarpetas que se encuentren en la de “Archivos del escritorio”. Si utilizas el mismo ordenador para tu vida personal y profesional, crea tan solo dos carpetas, una a nombre de tu empresa y la otra a tu nombre. En su interior, puedes organizar el resto de tus archivos, sin duplicarlos. De esta manera, conservarás una primera clasificación bastante simple y no te desanimarás cada vez que tengas que tengas que elegir una carpeta para guardar un archivo nuevo.

3. Define una nomenclatura para tus documentos

El objetivo de esta nomenclatura es ayudarte a encontrar fácilmente tus archivos utilizando la barra de búsqueda del ordenador. Así pues, nómbralos de tal manera que puedas identificarlos con rapidez: por fecha,por nombre de proyecto o proveedor, por tipo de documento, etc. Lo que importa es que exista una nomenclatura definida. Por ejemplo, si se trata del presupuesto de una compañía llamada “Alpha”, recibido el 4 de febrero de 2020, el documento podría llamarse: “04_02_2020 presupuesto Alpha”. Tómate un momento para adoptar una nomenclatura personalizada a la que puedas acostumbrarte.

4. Clasifica tus archivos con títulos

En tu carpeta profesional, adopta pequeños códigos para que los archivos que abras más a menudo sean los que aparezcan en primer lugar. Te explicamos más en detalle:

• Los archivos cuyo nombre empieza por “_” aparecen en primer lugar en las carpetas, lo que significa que tendrás acceso a ellos con más rapidez. Por lo tanto, puedes nombrar los documentos que utilizas con más frecuencia de la siguiente manera: “_Nombre del archivo”.
• Los archivos cuyo nombre empieza por “@” aparecen en segundo lugar. Así pues, los documentos que consultes con menor frecuencia pueden llamarse: “@Nombre del archivo”.
• El procedimiento para los archivos menos importantes es el mismo: nómbralos empezando por un número, por ejemplo: “1.Nombre del archivo”.

Asimismo, si deseas identificar rápidamente un archivo, puedes marcarlo con un icono de color o destacándolo mendiante la utilización de un pin o etiqueta.

5. Elige una herramienta para organizar automáticamente los archivos

También existen herramientas que te permiten automatizar la organización de tus carpetas. En los ordenadores Mac, la aplicación Hazel es muy eficaz para ordenar los documentos según tus propias reglas. Asimismo, puedes utilizar la funcionalidad de carpetas inteligentes. Según Apple, “las carpetas inteligentes reúnen de forma automática archivos por tipo y tema. Además, se actualizan al modificar, agregar y eliminar archivos en el Mac”. Esta funcionalidad actúa como un filtro y te permite buscar archivos con más facilidad. Por ejemplo, puedes crear carpetas inteligentes que se llamen “en curso”, “en espera” y “archivos”, y guardar en ellas cada documento nuevo.

Para las personas que utilizan Windows, existe el software de pago Fences que permite crear post-its gigantes para organizar los iconos en el escritorio según las principales categorías que desees ver. Por defecto, la herramienta permite distinguir claramente las aplicaciones, carpetas y documentos. Sin embargo, también puedes modificar los parámetros y personalizar la organización. Después, el software reorganizará los documentos de manera automática.

6. Aprovecha las ventajas de trabajar en línea

Te recomendamos seguir los consejos anteriores guardando todos tus documentos profesionales en la red de la empresa o en el Drive, pues así podrás consultar tus archivos en cualquier lugar o momento. A veces, esto te permitirá incluso guardar automáticamente tu trabajo en un documento y compartirlo con otras personas.

Dedicar algo de tiempo a aplicar estos consejos te ahorrará dolores de cabeza y te ayudará a ganar en productividad. ¿Tienes más tiempo libre que de costumbre? ¿Y si lo planteas como la mejor oportunidad ideal para hacer muchas de esas tareas que siguen en la lista de pendientes? Anímate a ordenar (por fin) el caos de ficheros y carpetas de tu ordenador y gana tiempo en tu día a día. ¡Nunca es tarde!

Traducido por Andreína Gil

Foto de WTTJ

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