Pour gagner en productivité, il faut ranger son bureau... d'ordi ! Nos conseils

On a déjà tous passé des heures à chercher des documents dans notre ordinateur, essayé dix noms possibles pour les retrouver dans la barre de recherche, tenté de faire un grand ménage de printemps de notre bureau virtuel pour finalement abandonner au bout de cinq minutes… Imaginez à l’échelle d’une vie le temps perdu à chercher ces (bips) de fichiers ! Alors pour que les projets avancent, mieux vaut avoir les idées claires et une organisation impec’.

Pour votre bien-être et celui de votre disque dur, l’heure du tri a sonné ! Si ça fait longtemps que vous ne l’avez pas fait et que de vieux documents se sont accumulés, le moment est venu de vous replonger dans vos dossiers ! Ne paniquez pas, il n’y a pas une seule manière de ranger. Trouvez simplement la vôtre, adaptée à votre logique et à votre fonctionnement. L’objectif est de faire en sorte que la hiérarchie de vos fichiers et leurs noms vous permettent de les retrouver facilement. Voici quelques pistes qui pourront vous aider…

1. Faites le vide sur votre bureau

Albert Einstein disait : « Si un bureau en désordre dénote un esprit brouillon, que dire d’un bureau vide ? » Il n’avait visiblement pas de problème pour ranger son desktop d’ordinateur… Un conseil : adoptez la méthode “Desktop Zero”.

Le concept ? Installer des raccourcis sur votre bureau pour les essentiels, ET C’EST TOUT. Créez-y un dossier “Archives bureau” où vous classerez tous vos fichiers et gardez uniquement la corbeille. Placez les documents sur lesquels vous travaillez le jour même sur votre bureau d’ordinateur. Une fois que vous en aurez fini avec ceux-ci, archivez-les dans ledit dossier. Vous prendrez ainsi l’habitude de classer le tout-venant au fur et à mesure plutôt que de tapisser votre fond d’écran de mille et un fichiers que vous ne consultez jamais. Vous pourrez à nouveau contempler votre merveilleux fond d’écran (et si c’est une photo de chat, c’est encore mieux…)

2. Conservez un premier niveau de hiérarchisation très épuré

Pour ne pas avoir à fouiller dans 15 dossiers subdivisés en 30 autres pour trouver un document, veillez à ne pas multiplier les niveaux de hiérarchisation dans l’icône “Archives bureau”. Si votre ordinateur vous sert pour le pro et le perso, créez seulement deux dossiers : un au nom de votre entreprise et un autre à votre nom. C’est à l’intérieur de ces deux dossiers prioritaires que vous viendrez ranger vos fichiers, sans en créer de nouveaux. Ainsi vous conservez un premier niveau de rangement très simple et vous ne vous découragerez pas lorsque vous allez devoir classer un nouveau fichier dans vos dossiers. « Mais alors comment retrouver facilement le document qu’on recherche ? », nous demanderez-vous ? On vous dit tout Fred !

3. Définissez une charte pour nommer vos documents

L’objectif ? Que vous parveniez à retrouver vos documents facilement grâce à la barre de recherche de votre ordinateur. Pour cela, nommez-les avec des éléments permettant de les identifier facilement : la date, le nom du projet ou du fournisseur, le type de document… Il faut vous imposer une charte. Par exemple, pour un devis d’une société Alpha reçu le 4 juillet 2020, votre nom de document pourrait être “2020 07 04 Alpha Devis”. À vous d’adopter une charte personnelle à laquelle vous pourrez vous tenir !

4. Hiérarchisez vos fichiers grâce aux titres

Dans votre dossier pro, adoptez des petits codes pour que les fichiers qui s’affichent en premier soient ceux que vous risquez d’ouvrir le plus souvent. On s’explique :

• Les fichiers dont le nom commence par “_” s’affichent en premier dans vos dossiers : ce sont ceux auxquels vous aurez le plus rapidement accès. Vous pouvez donc décider de nommer ainsi les documents auxquels vous avez souvent recours de cette manière : “_Nom du fichier”.

• Les fichiers dont le nom commence par “@” s’affichent en second. Ceux que vous utilisez moins peuvent ainsi porter le libellé suivant : “@Nom du fichier”.

• Même démarche pour les fichiers encore moins prioritaires : nommez-les en commençant par un numéro : “1. Nom du fichier”, par exemple.

Si vous voulez faire en sorte qu’un fichier soit plus rapidement reconnaissable, vous pouvez lui attribuer une icône de couleur, ou utiliser la fonction “épingler”.

5. Choisissez un outil qui effectue le rangement automatiquement

Vous pouvez aussi automatiser le rangement de vos dossiers grâce à des outils. Si vous possédez un Mac, Hazel se révèle très efficace pour ranger vos documents selon vos propres règles. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité native “dossiers intelligents”. Selon Apple, « les dossiers intelligents rassemblent automatiquement les fichiers par type et thème. Ils sont mis à jour au fur et à mesure que vous modifiez, ajoutez ou supprimez des fichiers de votre Mac. » Cette fonctionnalité joue le rôle de filtre et vous permet de rechercher encore plus facilement des fichiers. Créez par exemple des dossiers intelligents “en cours”, “en attente”, “archives” et placez-y chaque nouveau fichier.

Pour ceux qui sont équipés d’un PC, il existe le logiciel payant Fences qui permet de créer des Post-it géants sur votre bureau reprenant les grandes catégories que vous voulez voir apparaître. Par défaut, l’outil permet déjà une première distinction très claire des applications, dossiers et documents. Mais vous pouvez, là encore, paramétrer et personnaliser votre organisation. Le logiciel effectuera le tri de manière automatique.

6. Travaillez un maximum en ligne

Idéalement, appliquez tous les précédents conseils en hébergeant directement vos documents professionnels sur le réseau de l’entreprise ou sur Drive. Vous pourrez consulter vos fichiers partout et tout le temps. Cela vous permettra même parfois de sauvegarder automatiquement votre travail sur un document et de le partager avec d’autres personnes.

Voilà quelques conseils qui, nous l’espérons, vous aideront à organiser votre ordinateur efficacement en attendant la prochaine journée mondiale du rangement de bureau, le 21 mars. Bien que cette journée fasse à l’origine référence au bureau physique, votre bureau d’ordinateur en est - en quelque sorte - le prolongement. Alors à vos dossiers ! Il faut bien commencer un jour !

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Photo by WTTJ