6 tipů pro lepší organizaci počítačových souborů a vyšší produktivitu

Všichni to známe. Hledáním souborů v počítači trávíme hodiny a hodiny svého života. Do políčka „prohledat tento počítač“ zadáváme deset různých možností, jak se hledaný soubor může jmenovat, a čas od času se odhodláme udělat velký úklid téhle virtuální kanceláře, který ale zpravidla po pár minutách vzdáme… Takového času, co člověk hledáním souborů stráví! Pro efektivnější práci v budoucnu by tudíž bylo lepší, abychom měli jasnou představu, co kde je. Nastal čas udělat si ve věcech pořádek! (Prospěje to nejen vám, ale i vašemu pevnému disku.) Jestli je to už nějaký ten pátek, co jste promazávali staré soubory, je načase se do toho zase pustit. Netřeba však propadat panice, žádný univerzální návod na úklid počítače stejně neexistuje. Jděte na to po svém, podle toho, jak s počítačem pracujete. Cílem je vytvořit praktickou hierarchii složek a pojmenovat dokumenty tak, aby bylo snadné je kdykoliv najít. Nabízíme vám několik rad, jak začít…

1. Ukliďte si na ploše

Albert Einstein jednou řekl: „Je-li nepořádek na stole odrazem nepořádku v mysli, co potom odráží prázdný stůl?“ Jeho ovšem úklid počítačové plochy nikdy trápit nemusel… Rada číslo jedna: přejděte na taktiku nazvanou „Desktop Zero“.

Jak to funguje? Ponechte na hlavním panelu pouze ty nejzákladnější zkratky a NIC JINÉHO. Vytvořte si složku „Archiv plochy“ a tam přetáhněte všechny soubory a složky na ploše, kromě koše. Dokumenty, na kterých pracujete v daný den, můžete dočasně umístit na plochu. Jakmile je ale dokončíte, přesuňte je do vytvořeného archivu plochy. Tak se naučíte postupně archivovat veškeré nově vznikající složky, místo toho, abyste si kousek po kousku zakrývali tapetu plochy tisícem zástupců, které stejně nikdy neotevřete. Zase se jednou budete moci podívat na svou tapetu v plné kráse (a pokud máte na ploše fotku kočky, tím větší budete mít radost…).

2. Nejvyšší úroveň hierarchie by měla být co nejjednodušší

Pokud se nechcete proklikávat patnácti různými složkami s třiceti dalšími podsložkami pokaždé, když něco hledáte, pokuste se jednotlivé úrovně složky „Archiv plochy“ zorganizovat co nejefektivněji. Používáte-li svůj počítač v práci i doma, vytvořte jednoduše dvě složky: jednu pod názvem firmy a jednu se svým jménem. Do těchto dvou hlavních složek budete následně ukládat veškeré soubory, aniž by bylo potřeba vytvářet jakékoli další kategorie. Díky tomu bude první úroveň archivu ohromně jednoduchá a pro vás bude v budoucnu snadné se rozhodnout, kam který nový dokument uložit.

3. Určete si pravidla pojmenovávání souborů

Proč? Abyste dokázali snadno najít potřebné dokumenty pomocí vyhledávacího panelu počítače. Takže si udělejte seznam identifikátorů, díky kterým dokumenty snadno najdete: datum, název projektu nebo dodavatele, typ dokumentu… Musíte si nastavit nějaký systém. Když vám například 4. února 2020 přijde nabídka od společnosti Alpha, dokument můžete pojmenovat „2020 04 02 Alpha nabídka“. Vytvořte si svůj vlastní osobní systém, který vám bude vyhovovat a který budete dodržovat!

4. Seřaďte soubory podle názvu

Při označování souborů v pracovní složce používejte znaky, díky kterým se nejčastěji používané soubory budou zobrazovat jako první. Například:

• Soubory, jejichž název začíná znakem „–“, se zobrazují na prvním místě: ty naleznete nejrychleji, budou úplně nahoře. Proto je užitečné některé často otvírané dokumenty pojmenovat následovně: „–název dokumentu“.
• Soubory začínající symbolem „@“ se zobrazují na druhém místě. O něco méně využívané dokumenty proto můžete označit takto: „@název dokumentu“.
• U souborů s nižší prioritou můžete využít číslování: „1. název dokumentu“.

Pokud si chcete hledání některé složky usnadnit ještě více, můžete si přizpůsobit její ikonu nebo ji „připnout“ na hlavní panel.

5. Využívejte nástroj k automatickému čištění počítače

Paměť svého počítače můžete vyčistit také díky programům pro automatické čištění. Pokud používáte Mac, můžete zkusit aplikaci Hazel, která váš pracovní počítač pročistí podle vámi zadaných parametrů. Také můžete využít integrovanou funkci Macu nazvanou „dynamické složky“. Jak říká společnost Apple, „dynamické složky automaticky organizují soubory podle druhu a obsahu. Aktualizují se podle toho, jak upravujete, přidáváte či mažete své souboru na Macu.“ Díky této funkci můžete ještě lépe filtrovat své soubory a vyhledávání je s ní daleko snazší. Můžete například vytvořit dynamické složky „aktuální“, „budoucí“ a „archivní“, a do nich ukládat všechny nové soubory.

Jste-li majitelem či majitelkou PC, je tu pro vás například placený program Fences. S ním můžete na ploše vytvořit skupiny ikon podle kategorií, které chcete mít stále na očích. Ve výchozím rozvržení nabízí tento program přehlednou organizaci aplikací, složek a dokumentů. Ale vy si můžete samozřejmě nastavit vlastní rozvržení dle libosti. Tento software provádí třídění souborů automaticky.

6. Pracujte co nejvíce online

Veškeré předcházející rady nejlépe zužitkujete, pokud všechny své pracovní dokumenty uložíte v rámci podnikové sítě nebo na Google Drive. Budete tak mít k souborům přístup kdykoliv a odkudkoliv. Také díky tomu můžete svou práci automaticky zálohovat nebo ji sdílet s ostatními.

Doufáme, že vám tyto rady pomohou s efektivním úklidem počítače. Mezinárodní den úklidu pracovního stolu se konal 21. března. Sice se původně týkal pracovních stolů jako takových, plocha vašeho počítače je ale do jisté míry také součástí vašeho pracovního stolu. Slavnostně tedy slibte, že v duchu tohoto data si všechny naše rady vezmete k srdci. Někdy se holt začít musí!

Přeložila Barbora Stolínová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.