Premier jour : les meilleures manières d'être accueilli en entreprise

Une équipe qui n’est pas prévenue de votre arrivée, un manager invisible, un bureau quasi-vide ou encore un premier déjeuner en solo… On a tous connu ces désillusions du premier jour dans une nouvelle boîte. Mais saviez-vous qu’« un salarié sur cinq en France quitte sa boîte au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration _» et « _4% décide même de partir à cause d’une première journée désastreuse »* ?

Heureusement, l’onboarding est devenu un vrai sujet en entreprise. « Rien ne doit donc être laissé au hasard _» insiste Florie Garnier, HR manager chez Frichti. L’objectif : « _faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour se sentir bien et s’intégrer rapidement », souligne Jérémy Clédat, CEO et co-fondateur de Welcome to the Jungle. Chez Doctolib, c’est même un programme de deux semaines, la “Doctolib Academy”, qui est mis en place : les nouveaux arrivent tous au même moment en début de mois et forment une promo’ de Doctolibers.

Parce que vous avez forcément été, et qu’il vous arrivera encore d’être, “le petit nouveau” dans notre carrière : voici le best-of des petites attentions (non exhaustives) dont font preuve les entreprises les plus accueillantes.

Avant le jour J

L’onboarding peut commencer avant même votre arrivée ! Stressé la veille du premier jour ? Chez UPTOO, ils vous mettent à l’aise en vous envoyant à J-1 un petit texto de bienvenue avec une jolie photo d’équipe. La team Evaneos est plutôt e-mail de bienvenue, ou plutôt e-mails puisque c’est 80 personnes minimum qui vous envoient un petit mot doux. Chez Heek, vous ne serez pas pris au dépourvu puisqu’ils envoient même de la lecture à leurs nouvelles recrues pour découvrir en avant-première l’environnement dans lequel ils vont évoluer.

Welcome pack

Préparé minutieusement avant votre arrivée, le Welcome pack qui vous attend sagement sur votre bureau le premier jour crée à tous les coups un effet “wahou” et un sentiment immédiat d’appartenance. Mais que renferme cette boîte aux trésors ?

• T-shirt & sweat (chez Privateaser, Sport Heroes Group et Heek)
• Carnet & stylo (chez Privateaser et Heek)
• Mug à votre nom (chez Privateaser, Stuart et Heek)
• Affiches personnalisées (chez Groupe Identicar)
• Petit mot doux de la tribu (chez Jobijoba)
• Son compte Spotify (chez Heek)
• Un welcome bag (chez Fabernovel)

Programme de parrainage

Dès le premier jour, et durant les premières semaines qui suivent l’intégration dans une nouvelle boîte, on va de découvertes en découvertes, ce qui amène forcément son lot de questions. Mais pas toujours évident de trouver une oreille attentive… C’est pour cela que beaucoup d’entreprises mettent en place un programme dédié. Chez UPTOO, Just Eat, Evaneos et Unow notamment, chaque nouvel arrivant se voit attribué un “buddy”, un “référent”, un parrain ou une marraine qui a pour mission de l’accueillir comme il se doit, de se rendre disponible, de le chouchouter et se soucier de son bien-être au quotidien.

Présentation de star

« Excuse-moi, comment tu t’appelles déjà… ? »

C’est la question que vous n’attendrez pas dans ces entreprises qui propulsent leurs nouvelles recrues au rang de rock-stars. Chez Sendinblue, par exemple, chaque nouvelle recrue est présentée dans la newsletter interne du mois et fait également l’objet d’une présentation via Slack (messagerie interne) auprès des équipes internationales. Chez Allo Resto by Just Eat, c’est même un portrait (10 questions et une photo) qui est dressé et diffusé sur leurs réseaux sociaux internes. De même pour Creads, qui réalise des interviews dédiées dans leur gazette interne du vendredi soir. Chez les petits curieux de Prêt à Pousser, c’est en réu’ que vous serez mitraillés de questions.

Dans certaines boîtes, se faire tirer le portrait est une étape-clée pour faire partie intégrante de la tribu. Pour Leaders League et Mon Maître Carré, votre joli minois ornera leur organigramme. Et chez Creads, il sera présenté à la communauté toute entière, sur leur page Facebook.

Rendez-vous gourmand et festif

« Chez Popchef, il ne faut pas être au régime et ne pas compter les calories de la journée… »

Rien de tel que de se retrouver devant un bon petit-déjeuner (pour Groupe Identicar, Digitaleo, Heek, Prêt à Pousser Flixbus…), un apéro (Privateaser, NUMA, Digifood…) ou bien un déjeuner (offert par la maison chez Allo Resto by Just Eat), pour délier les langues et faire plus ample connaissance !

Chez Doctolib par exemple, « c’est un peu comme le déj’ du dimanche chez mamie : table parfaitement dressée, petits cadeaux de bienvenue, tout ce qu’il faut pour ne pas mourir de faim (et on sait que mamie tient beaucoup à cela). » Idem chez Popchef : « il ne faut pas être au régime et ne pas compter les calories de la journée… Le premier jour chez Popchef, certains ramènent des douceurs à partager, qu’ils ont cuisinées ou des spécialités qu’ils ont ramenées, tant que ça se mange, tout nous va ».

Welcome tour

Au delà des rendez-vous avec l’Office manager et/ou un responsable RH pour aborder les sujets administratifs, l’immersion dans l’entreprise à travers ses différents pôles et métiers est l’étape la plus importante pour permettre une compréhension fine et rapide de ses enjeux. Elles sont donc nombreuses à proposer un petit tour du propriétaire et même des têtes-à-têtes, sorte de speed-meetings, avec chacune des équipes, mêmes réparties sur plusieurs sites. Chez Frichti, ils vont jusqu’à proposer la visite de la cuisine où sont préparés tous les plats.

Vis ma vie de…

« Les nouveaux arrivants enfilent la combinaison bleue du parfait coursier, enfourchent leur vélo et livrent fleurs, cookies… » Stuart

Mais l’idéal pour se plonger dans le quotidien d’une nouvelle boîte, reste encore de mettre la main à la pâte ! Chez Stuart, la tradition veut que les nouveaux venus, quelque soit le poste qu’ils vont occuper, découvrent leur activité en faisant eux-même quelques livraisons à vélo… « Ils enfilent la combinaison bleue du parfait coursier Stuart, enfourchent leur vélo et livrent des fleurs/cookies/chaussures (rayer la mention inutile) pour le compte de nos gentils clients », expliquent-ils.

Chez Je Rêve d’une Maison, chaque nouvelle recrue est même nommée Responsable du bien-être au bureau pendant une semaine.

Cours de rattrapage

Et pour vraiment devenir incollable sur les valeurs, l’histoire et la vision de sa nouvelle tribu, un petit cours de rattrapage s’impose. Il peut prendre des formes bien différentes. Chez Doctolib, Frichti et Welcome to the Jungle (c’est nous), c’est lors d’un discours ou d’un “date” avec un fondateur que cela se passe. Le premier jour chez Fabernovel Technologies (ex-Applidium), un quizz permet de découvrir les petits secrets de chacun : « On y apprend par exemple qui a la plus grande collection de sneakers, ou qui sont les accros à la Praluline ». Quant à eFounders, Mon Maître Carré, Reputation Squad, Adfab et bien d’autres, c’est un « Welcome book » qui permet de plonger au coeur de la culture, découvrir les outils et la manière de travailler, ainsi que les heures de rassemblement et les règles de la tribu.

Rite de passage

« On a hésité à dire qu’à l’arrivée, il fallait manger des tarentules et des cafards vivants » Jimini’s

Pour marquer le coup et intégrer pleinement chacun de ses nouveaux membres, certaines entreprises mettent en place des rites de passage, plus ou moins cocasses. Pour beaucoup, comme Leetchi ou Papernest (ex-Souscritoo), sachez que vous ne passerez pas votre tour au baby-foot. Et si, par chance, vous clouez le bec à leurs champions, c’est dans la poche (vous pourrez même être tranquilles pendant six mois) ! Chez les sportifs de Sport Heroes Group, le « Triathlon du nouvel arrivant » est le défi, gardé secret, à relever (ou au moins essayer). « Pas d’inquiétude, ce rite est sportivement accessible à tous », rassurent-t-ils.

Car cette épreuve fatidique n’est pas du bizutage mais une manière de théâtraliser l’intégration et surtout de tisser des liens dès le début. Chez Jimini’s, ils nous ont même confié : « on a hésité à dire qu’à l’arrivée, il fallait manger des tarentules et des cafards vivants mais, il paraît que ça ne se fait pas de faire peur à ses futurs candidats ! » Puisqu’on vous le dit.

Pour Selency, c’est un rituel qui les suit depuis plusieurs années. Un certain Maxime rejoint la boîte et pas de chance, il porte le même prénom que leur fondateur. Toute l’équipe décide de le rebaptiser« Guy » pour éviter les confusions. Et c’est resté. « Du coup, maintenant, on adore raconter aux nouveaux qu’on renomme toutes les personnes qui entre dans la boîte, comme Guy. Ça dure maximum un jour et c’est très très drôle. Sauf pour Guy (déso Guy). »

Un faux client, un faux contrat… Chez Pitchy, c’est une grande mascarade orchestrée par toute l’équipe qui attend les nouveaux arrivants ! « Ah les fourbes ! Ils ont tous beaucoup ri bien sûr, et moi aussi, mais finalement j’ai beaucoup appris sur la façon de gérer un contrat. C’est ce qui s’appelle faire d’une pierre deux coups ! », confie Auréa Martinay, business developper chez Pitchy. C’est de bonne guerre.

Feedbacks et suivi régulier

Le premier jour est crucial, c’est un avant-goût de votre aventure qui débute à peine… Mais tout ne se joue pas le jour J, car intégrer un nouveau collaborateur est un long travail pour l’entreprise. C’est pourquoi, chez UPTOO par exemple, la période d’intégration, étendue à 100 jours, est ponctuée de points réguliers pour prendre la température, récolter des feedbacks et s’assurer du bien-être de chacun. Frichti et Welcome to the Jungle ont, eux aussi, des rapports d’étonnements pour recueillir leurs perceptions de l’onboarding et permettre de l’optimiser au mieux pour rendre chaque nouveau collaborateur toujours plus heureux.

Welcome dans votre nouvel tribu !

Photo by WTTJ

* Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success