10 tipů, jak připravit předávku novému kolegovi (tentokrát správně)

Blíží se léto a období dovolených, kdy se řeší zastupitelnost ve firmách. Většinu tak čeká předání agendy kolegovi, který vás bude zastupovat. Bohužel ne každý podnik má předávací plán, manuál nebo harmonogram zaučení.

Chaos může odradit nováčka při onboardingu

Pokud předání agendy neproběhne správně, má to dopady především na nováčka.

„Neobsáhnou rychle danou pozici, tj. jsou pak pomalejší a nedosahují třeba takové výšky plnění KPI a tím i dosažení bonusu,“ vysvětluje Petra Kubita Nulíčková, HR Manager v Pale Fire Capital. Potvrzuje to i studie, podle které mají zaměstnanci o 75% vyšší šanci uspět v seniornějších pozicích, pokud projdou školeními a programy pro rozvoj.

Ale nedostatečným předáním je poškozena i samotná firma: „Menší zaučení přidává práci i ostatním lidem v týmu a může to vyvolat různé neshody nebo třecí plochy. Pokud vám navíc práce nejde, spíše vás nebaví a do práce nechodíte nadšení, tak se to může postupně prohlubovat, a nakonec můžete uvažovat o ukončení pracovního poměru,“ dodává Kubita Nulíčková.

S předáváním se objevují i další nešvary. Například manažeři nemají na nováčka čas nebo neurčí buddyho. Podle Kubity Nulíčkové se mohou i nováčci dopouštět chyb tím, že nevěnují pozornost školením a manuálům, neplní si svůj onboarding plán a nepíšou si například poznámky ze školení a různých hovorů 121 (osobní rozhovory ve dvou, pozn. red.).

Dobrou předávku poznáte snadno. „Nováček dokáže práci vykonávat bez dohledu, nedělá zásadní chyby, orientuje se v procesech a zná nejbližší kolegy a kolegyně. Kdybych to zjednodušila, tak nováček nebere nikomu čas – ani manažerovi, ani buddymu,“ usmívá se Kubita Nulíčková. Podívejte se, co by ve firmách nemělo chybět při správné předávce.

TO-DO list pro předávku pro nové zaměstnance:

1. Interní informace

Prvním krokem by mělo být seznámení se s interním nastavením společnosti. „Informace o strategii nejen firemní, ale i týmové a pak také informace týkající se kultury, hodnot a očekávaného chování,“ doporučuje Gabriela Lesňáková, Expert kultury, vzdělávání a rozvoje v pojišťovně UNIQA.

2. Harmonogram a základní úkoly

Pro lepší orientaci je dobré si nastavit časovou posloupnost, jak bude celý proces probíhat. „Nesmí chybět odkazy na manuály a další materiály, čas na feedbacky a 121, ale i soupis nutných úkolů a jejich posloupnost. Důležité jsou i sepsané zásadní úkoly a očekávání, co má nováček naplnit například do měsíce, do dvou měsíců atd.,“ dodává Kubita Nulíčková.

3. Buddy systém nebo mentor

Velmi oceňovanou pomocí pro nováčky je možnost zeptat se zkušenějších kolegů. Buddy systém pro nováčky si pochvaluje i Lesňáková: „Buddy je parťák z týmu, který pomáhá nováčkovi v adaptaci v dosud neznámém prostředí a je mu kdykoliv k dispozici, aby mu zodpověděl dotazy, které ho nejen v prvních dnech v nové práci napadají,“ říká Lesňáková. Podobně může sloužit i mentor – služebně starší kolega/kolegyně, na které se mohou obracet.

4. Školení a kontrola

Důvěřuj, ale prověřuj. U větších firem je dobré mít kontrolní systém a školení pro nováčky. Dle šíře kompetencí mohou nováčci procházet několika školeními. „Máme onboarding plán na tři měsíce v Asana (projektový nástroj, pozn. red.) a každý úkol se dá nějakým způsobem ověřit, zda byl opravdu ze strany nováčka splněný,“ doporučuje Kubita Nulíčková.

Snadno lze ověřit, jestli nováček zvládá danou pozici. „Každý týden v pátek píše každý nováček krátký report o tom, na čem pracoval, co se povedlo, co nestihl, nápady a připomínky,“ popisuje jednoduchý kontrolní systém Kubita Nulíčková.

Můžete je také nechat doplňovat či psát manuály pro danou roli, poznáte tak, jestli své práci rozumí a vykonávají ji správně. „Celkově používáme hodně manuály, checklisty a offline i online 121,“ říká Kubita Nulíčková.

5. Strategie, hrozby a rizika

Předávání agendy ve vyšším managementu se často výrazně liší od předávání mezi řadovými zaměstnanci. „U top managementu je nezbytné věnovat zvláštní pozornost strategickým cílům, klíčovým rozhodnutím a vztahům s významnými partnery. Na seznamu úkolů by nemělo chybět předání strategických dokumentů a plánů, seznámení s klíčovými interními a externími kontakty a přehled aktuálních projektů a jejich stavu,“ doplňuje Petra Jordánová, HR manager B+N. Další důležitou součástí adaptačního procesu by měla tvořit diskuze o hlavních výzvách, hrozbách a rizicích, stejně jako předání informací o týmu a jeho dynamice.

Hacky pro remote firmy

1. Péče o komunikaci a respekt

Remote firmám chybí osobní kontakt, proto je potřeba o komunikaci více pečovat: „Nežít a nepracovat v očekáváních a domněnkách, ale jasně artikulovat, co chci, potřebuji, jak má co být uděláno, jak je to pochopeno, v jaké fázi procesu dané zadání je apod.,“ vysvětluje základní kámen Andrea Bohačíková, CEO M.arter, platformy fungující ve 100 procent remote a pracující na 90 procent v asynchronním modelu. Dále je potřeba respektovat hranice, kapacity a práci všech členů v týmu.

Co se týče onboardingu nováčka v remote firmách, je podle Bohačíkové nutné tyto pilíře firemní kultury otiskávat do veškeré komunikace psané i mluvené, které se na začátku i v průběhu nováčkovi dostane.

2. Jasné instrukce a dvě kontaktní osoby

Když zaměstnanec pracuje vzdáleně, může snadno znejistit, zazmatkovat nebo strávit zbytečně moc času s tím, že něco dlouho hledá. „V M.arter klademe velký důraz na to, aby každý nově příchozí člen týmu měl od začátku jasno v tom, co od něj očekáváme, k jaké misi se přidal, kde co najde a jaké má úkoly. Kdo je jeho team leader a co má být v následujících hodinách a dnech splněno,“ říká Bohačíková.

Při remote onboardingu se osvědčuje mít dvě styčné osoby: team leadera a culture fit managera. „Team leader odpovídá za technikálie a odbornou část zapojení nováčka, fungování ve svém týmu. Já jako team leader celého M.arter mám na starost culture fit a podporu tohoto rázu a to, aby se s námi nováček cítil dobře,“ doplňuje Bohačíková. Stanovte si, kdo za co v onboarding procesu odpovídá. To znamená za co kolega, team leader nebo také sám nováček.

3. Manuály a interní webináře

Propracovaný onboardingový manuál je základ pro vzdálenou spolupráci a může sloužit i jako ukazatel. „Pracujeme s manuálem ‚Vítej v týmu‘, který je strukturován tak, že v našich systémech vidíme i bez jakékoliv kontroly, v jaké fázi onboardingu se nováček právě nachází,“ říká Bohačíková. Jejich dokument začal na třech stránkách a teď je jich sedmnáct. Vytvořili ho v březnu 2021, kdy se jejich počet navýšil o 60 %, a uvědomili si, že je nutné začít řešit procesy, držet je a zlepšovat.

Slack, Trello, Todoist, Asana, Notion, Monday… to je jen malý výčet nástrojů, které pomáhají propojovat rozdrobené firmy. Nově příchozí s nimi ale nemusejí mít zkušenost, proto je dobré ke každému systému, který využíváte, připravit manuál. Nováčkům eliminují počáteční zmatenost.

Dalším pilířem může být vlastní systém interního vzdělávání, kde všichni najdou veškeré interní webináře. „Hned na začátku nováčkům doporučíme, které jsou pro ně ty zásadní, a domluvíme se, do kdy je zhlédnou,“ říká Bohačíková.

4. Meetingy

Potkávat se je třeba i vzdáleně. Využívat můžete nejen onetoone hovorů, ale i online meetingů v mikrotýmu. Ptejte se nováčka, jestli vše probíhá tak, jak má. „V M.arter máme také zaveden mechanismus onetoone meetingů pro engagement, monitorování spokojenosti atd. První z těchto meetingů je věnován právě adaptaci nováčka,“ říká Bohačíková.

Je třeba mít na paměti, že v prvních týdnech nejspíš bude nováčkovi práce trvat déle. Jelikož nedělá jen na daném úkolu, ale učí se fungování celé firmy, organizační strukturu, fungovat s nástroji, znát portfolio produktů a služeb a další.

5. Představení týmu

Pro ideální zapojení nováčka je důležité ho představit týmu. „Jasně říci, kdo to je, co bude dělat, s kým to bude dělat. Proč jsme ho vybrali a jaké má zkušenosti,“ doplňuje Bohačíková. Sdílet informace o novém kolegovi můžete například přes Slack, kde si vytvoříte kanál #news. Pro snadnější orientaci je dobré mít interní wikipedii, kde máte jasně definovanou strukturu firmy, a to s odpovědnostmi i pravomocemi. Ať nováčci a všichni vědí. Nováčka vyzvat k proaktivitě, komunikaci s celým týmem, nejen s vaší osobou.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.