Jak zlepšit kvalitu života zaměstnanců na home office?

37 % Čechů má sedavé zaměstnání, jak vyplývá z průzkumu Eurostatu. Mezi nejčastější důsledky dlouhého sezení patří: nepohodlí, únava, bolesti, poruchy soustředění… S tím, jak dnes víc a víc lidí pracuje z domova, přibývá i počet osob s problémy způsobenými sezením. Špatné vybavení pracoviště, izolace, sedavý charakter práce – tohle všechno je nedílnou součástí home office, a má to tudíž vliv na kvalitu pracovního života zaměstnanců. Podle zákona má přitom zaměstnavatel povinnost zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci svých pracovníků (nehledě na to, odkud pracují). Jak to tedy udělat, aby fyzická kondice ani morálka zaměstnanců na home office neutrpěla?

Je tu pro vás stručný přehled těch nejlepších osvědčených postupů.

Neberte zdravotní důsledky home office na lehkou váhu

Stres, tato „civilizační choroba“, je v Evropě nejčastějším důvodem pracovní neschopnosti, a je tedy neodlučně spjata s kvalitou života v práci. Přitom mnoho vedoucích i personálních pracovníků stále považuje stres za čistě psychologický problém. Podle Lionela Pagèse, biochemika, osteopata a zakladatele antistresového centra (Centre Actistress), které se zabývá prevencí a léčbou stresu, je nejčastější příčinou syndromu vyhoření fyzická zátěž vedoucí k dalším psychologickým, kognitivním a emocionálním potížím. Jeho slovy: „Lidé jsou ‚myslící stvoření‘. Evoluce nás vybavila prostředky k tomu, abychom dokázali běhat, lovit, objevovat, komunikovat… Máme to zakódováno v DNA.“ Člověk není uzpůsoben tak, aby proseděl osm hodin denně o samotě před obrazovkou počítače. Při práci z domova trpí náš senzomotorický systém kvůli nedostatku podnětů a dochází k rozvinutí něčeho, co Lionel Pagès nazývá „špatný stres“, zatímco při práci v kanceláři či jinde na pracovišti je člověk konfrontován s jistou nepředvídatelností, dochází zde k většímu pohybu a společenské interakci (což vede ke vzniku toho tzv. dobrého stresu). Během práce z domova, kdy člověk nevychází ven a s nikým se nestýká, se lidské reflexy ukládají ke spánku. Tento fenomén nazývá Lionel Pagès „pasivní opuštění těla“. V momentě, kdy pracovník „zapomene na své tělo“, se začínají objevovat fyziologické problémy.

„Nejčastější příčinou syndromu vyhoření je fyzický stres,“ říká Lionel Pagès, biochemik a osteopat.

Varuje: „Pokud se home office stane novou normou, bude to opravdová pohroma pro lidský nervový systém a zvýší se rizika výskytu psychosociálních a zdravotních potíží.“ Je proto naprosto zásadní, aby byla v rámci zajišťování kvality života v práci pro zaměstnavatele prioritou fyzická kondice zaměstnanců, především těch na home office, a aby byly podniknuty kroky k „probuzení spícího zvířete“ v tělech zaměstnanců.

Rozvoj mobility a stimulace těla i ducha

„Lidé jsou heterotrofní bytosti, a proto se potřebují pohybovat za účelem hledání výživy. Naopak autotrofní organismy, jako jsou rostliny, dokážou přežít pouze z minerálních látek přijímaných z půdy a ze vzduchu,“ vysvětluje Lionel Pagès. Problémem moderního člověka je podle Lionela to, že zapomněl na existenci svého nervového systému a na to, že se potřebuje hýbat, aby si udržel zdraví. Tato tendence se v éře home office stupňuje. Zaměstnanci totiž byli běžně zvyklí do práce dojíždět, chodit na porady, dělat pauzy na kávu, docházet s ostatními do jídelny… Při práci z domova většina tohoto pohybu odpadá. Je proto třeba podporovat nové návyky, aby zaměstnanci nezůstávali stále na jednom místě.

Zde je několik tipů, jak začlenit pohyb do práce z domova:

• Sezení na gymnastickém míči. Lionel Pagès doporučuje při práci vyměnit židli za gymnastický míč. „Udržování rovnováhy na míči umožňuje lepší propojení s vlastním tělem a stimulaci nervového systému.“ Ze stejného důvodu doporučuje i zařazení pracovních přestávek, během kterých má zaměstnanec vestoje užívat balanční podložku. Gymnastické míče i balanční podložky jsou poměrně levná záležitost, kterou si firma může zajisté bez problémů dovolit.

• Cvičte gymnastiku pro mozek. Lionel Pagès doporučuje také gymnastiku pro mozek neboli Brain Gym. Jedná se o systém založený na sérii 26 pohybů inspirovaných jógou, psychomotorickým cvičením a čínskou medicínou. Jeho cílem je lepší schopnost učení a reflexe. S pomocí této metody dochází k uvolňování fyzického i emocionálního stresu a uklidnění nervového systému, přispívá tedy k plnému využívání potenciálu jedince. Zaměstnavatel může například nabízet výukové lekce mozkové gymnastiky, aby k jejímu provozování zaměstnance motivoval.

• Pracujte vestoje. Martin Kříž původně pracoval v IT, ale dnes patří k předním výrobcům výškově nastavitelných stolů, patří mu totiž firma Sit2Stand. Jak sám říká: „Bolestí zad trpí až 90 procent dospělé populace a bolest zad patří podle oficiálních údajů mezi dvě nejčastější příčiny absence na pracovišti.“ On sám nejdříve vyzkoušel nejrůznější pomůcky a ergonomické židle, ale zjistil, že nejlepší je střídat polohy vsedě a vestoje. Problém kancelářských polohovatelných stolů je v tom, že jsou relativně drahé a jsou koncipované spíše pro umístění v kancelářských prostorách, domů se proto dostávají jen těžko. Na trhu se dají ale nalézt i levnější a skladnější alternativy, do kterých by mohly firmy investovat a nabídnout je svým zaměstnancům.

• Dělejte si pauzy od sezení. Vzhledem k tomu, že home office může vést k práci „od nevidím do nevidím“ a sedavému životnímu stylu, firmy by měly své pracovníky motivovat k aktivním pauzám a k pohybu v průběhu dne. Jak ale zaměstnance přimět, aby se zvedli a trochu se protáhli? Pomáhá například tzv. Pomodoro technika, při níž střídáte 25 minut intenzivní práce s pětiminutovkami aktivního pohybu. Pro její sledování můžete využít nejrůznější aplikace. Některé firmy podporují aplikaci nadace ČEZ nazvanou Pomáhej pohybem, která sleduje sportovní aktivity zaměstnanců (ať už se jedná o jízdu na kole, běh nebo třeba chůzi) a generuje za ně body, které pak můžete rozdělit mezi dobročinné projekty. Využít můžete ale i aplikace nabízející krátká cvičení, ideální pro pauzy během práce na počítači. Další možností je vytvoření vlastních „tréninkových“ videí, například ve spolupráci s odborníky, která si budou moci zaměstnanci pouštět v pohodlí domova a protahovat se či cvičit podle nich. Na YouTube naleznete nekonečnou inspirací podobných videoklipů. Decathlon například nabízí svým francouzským zaměstnancům krátké lekce jógy.

Pronájem ergonomického vybavení a jeho výběr zaměstnanci

Jak se postupně z home office stává trvalejší a trvalejší řešení, hraje zaměstnavatel čím dál větší roli v adaptaci pracovního prostoru v domovech zaměstnanců. S masivním přechodem na home office je nyní úkolem zaměstnavatelů, aby svým zaměstnancům zajistili doma podmínky srovnatelné s těmi na pracovišti. Některé firmy (například Google) tedy během první vlny opatření a omezení volného pohybu nabídli svým pracovníkům finanční podporu za účelem nákupu kancelářského vybavení pro home office. Zaměstnanci si tak sami mohli vybrat, jakou chtějí židli, stůl a další příslušenství podle toho, jaké jsou jejich prostorové možnosti a typ podlahy, jaké mají estetické preference a s jakými zdravotními problémy se potýkají (např. bolesti zad, kolen…). Jak jinak vybavit domácí kanceláře zaměstnanců? Půjčit jim původní vybavení pracoviště. Mnoho firem nemá tušení, jak dlouho bude přesídlení na home office trvat. Proto nabízí zaměstnancům možnost půjčit si nezbytné kancelářské vybavení z původního pracoviště. Cílem všech těchto řešení je pomoci zaměstnancům z narychlo seskládaných domácích kanceláří vytvořit kvalitní a ergonomický pracovní prostor, který bude 100% odpovídat jejich potřebám.

Zřiďte pracovní pozici „referenta ergonomie“

Jak správně nastavit výšku a sklon kancelářské židle? V jaké pozici mají být nohy a ruce, abychom zabránili bolestem zad? Na tyto a podobné otázky zaměstnanci stále často neznají odpověď. „Mnoho lidí má k dispozici kvalitní pracovní židli, a přesto si aktivně ničí své zdraví. Důvod je prostý – lidé často nevědí, co vše je potřeba na židli nastavit, ale především nevědí, jak si do židle správně sednout,“ říká Daniel Zemborski na blogu prodejce kancelářského nábytku Rafni.cz. To je další důkaz, proč je potřeba interní zaměstnanec, jehož úkolem bude osvěta týkající se ergonomie pracoviště, odpovídání na dotazy zaměstnanců a pomoc s vytvářením domácího pracoviště. Některé firmy například svým pracovníkům poskytují přímou telefonní linku na firemního lékaře či „ergonoma“. Do budoucna bude čím dál důležitější, aby měli zaměstnanci přístup k relevantním informacím o ergonomickém a pohodlném domácím pracovišti. Zaměstnavatel, který dokáže nabídnout odbornou pomoc a asistenci v oblasti zřizování home office, bude mít rozhodně náskok před konkurencí a v následujících měsících a letech to prospěje jeho značce.

Důsledně monitorujte fyzické zdraví zaměstnanců

Jedním z velkých problémů práce na dálku je i to, že zaměstnavatele příliš nezajímá, jak jsou na tom jejich zaměstnanci po zdravotní stránce. Při práci z domova je přitom důležitější než kdy dřív, aby byli pracovníci pravidelně kontaktováni a dotazováni na dojmy z home office, ale také kontrolováni, zda pracují ve vyhovujících podmínkách, s odpovídajícím vybavením, a zda netrpí nějakými fyzickými problémy… S tím může pomoci například dotazník nebo formulář, pravidelně zasílaný pracovníkům na home office. Díky zpětné vazbě týkající se zdraví zaměstnanců je možné zajistit prevenci, předcházet syndromu vyhoření, pracovní neschopnosti i výpovědím. Pro hodnocení spokojenosti a morálky zaměstnanců můžete využít nejrůznější online dotazníky a nástroje, jmenujme například SurveyMonkey nebo Survio. Aplikace Bloom at Work zase umožňuje vedoucím a personálním pracovníkům sledovat v reálném čase anonymní odpovědi zaměstnanců na otázky zasílané každé dva týdny – tuto aplikaci využívají například společnosti My Little Paris nebo Guerlain. Tato aplikace na základě výsledku nabízí rovnou i opatření, která pomáhají budovat pozitivní dynamiku v týmu.

Snažte se obnovit pevné společenské vazby mezi zaměstnanci

Omezení volného pohybu a další opatření během pandemie jen zdůraznily fakt, že lidé jsou společenská stvoření. Vždyť náš živočišný druh jako takový se vyvíjel především v rámci skupiny. A i když nyní ze všech stran slyšíme o lidském individualismu, Lionel Pagès připomíná, že „pro moderního člověka je daleko přirozenější být ve společnosti dalších lidí než být sám“. Podle něj je hlavním problémem hromadného přesunu na home office během pandemie především fakt, že se zaměstnanci ocitli ze dne na den sami, na což nebyl nikdo připraven a dodneška se s tím nedokážeme pořádně vyrovnat. Zoom a jemu podobné platformy jsou sice užitečné způsoby propojení mezi lidmi, ale skutečný mezilidský kontakt prostě suplovat nedokážou. „Senzomotorický systém, který se hlavní měrou podílí na mezilidských vztazích a naší nervové rovnováze, vyžaduje co nejvíce společenské interakce. Vyžaduje mimo jiné i sluchovou, zrakovou, tepelnou a čichovou stimulaci. Zoom funguje jen jako velmi chabá náhražka kontaktu mezi lidmi,“ tvrdí Lionel Pagès. Nedostatek „hlubší“ společenské interakce v kombinaci s pracovní zátěží či tzv. zoomovým vyčerpáním jsou důvodem, proč se zaměstnanci na home office už nemohou dočkat, až budou zase moci své kolegy vídat tváří v tvář. Dokud ale převládá práce z domova, můžete využít některé z následujících tipů, jak nezapomenout na dřívější pevné kolegiální vztahy:

• Proměňte staré pracoviště v přátelské místo setkávání. Firemní prostory mohou být sice poloprázdné (když jsou skoro všichni doma), ale i tak zůstávají symbolem setkávání, firemních akcí, popracovních sešlostí, teambuildingů, skupinových projektů, školení… A proto je nyní ta správná chvíle pro změnu podoby pracoviště. Můžete docílit příjemné, útulné atmosféry plné barev. Je to zajímavý způsob, jak pracovat s firemními prostorami a současně utužovat propojení zaměstnanců s firmou.

• Přidejte víc možností práce na dálku. Podle odborníků je důležité nabídnout zaměstnancům více různých způsobů, jak pracovat na dálku, nejen home office, ale také třeba coworkingové prostory nebo sdílené kanceláře. Takové možnosti nejenže přispívají k lepší rovnováze mezi soukromým a pracovním životem, ale také nabízejí možnost socializace. „Naučit se být produktivní a dlouhodobě udržitelný na remote work je těžké, ještě těžší je zvládnout to z domova,“říká spoluzakladatel CoworkBooking.com Jiří Opletal. To, že je coworking na vzestupu, potvrzuje i fakt, že zatímco v roce 2007 existovalo jen 14 sdílených kanceláří, aktuálně je jich k dispozici cca 25 000. Zaměstnavatelé tak třeba jednou dají svým zaměstnancům vybrat ze tří možných pracovišť – home office, sdílené kanceláře nebo sídla firmy.

• Zorganizujte osobní setkání. Už před začátkem pandemie chyběl českým zaměstnancům v práci větší osobní kontakt s kolegy, jen 55 % z nich totiž v průzkumu uvedlo, že se pravidelně setkává se spolupracovníky na poradách a schůzích. Home office potřebu lidského kontaktu samozřejmě znásobuje. Proto by mohli vedoucí pracovníci například naplánovat každý týden fyzické setkání (samozřejmě za dodržení všech bezpečnostních opatření) vždy pro 3–4 zaměstnance, kteří bydlí ve vzájemné blízkosti. Díky osobním schůzkám bude následně snazší bojovat s izolací a udržet pevné vztahy v týmu i na dálku.

• Mobilizujte všechny firemní síly. Od HR oddělení přes IT služby, nejvyšší management, firemního lékaře až po zaměstnance: všichni pracovníci se musí spojit a společně se podílet na vytváření optimálních podmínek pro práci na dálku. Ministerstvo práce a sociálních věcí vydalo několik doporučení pro zaměstnavatele, kteří chtějí svým zaměstnancům zajistit co nejlepší kvalitu pracovního života i doma. K dodržování uvedených doporučení zaměstnavateli dopomůže i zapojení různých osob napříč firmou a následující strategie:

• Jmenování projektové komise, která bude mít na starost práci na dálku a ve které bude zástupce vedení, HR oddělení a zástupce zaměstnanců;

• Zvyšování informovanosti o práci na dálku i jejích rizicích (společenské izolaci, nadměrné pracovní zátěži, boření hranic mezi soukromým a pracovním životem atd.);

• Identifikace překážek a problémů, které musí firma v souvislosti s prací na dálku vyřešit (např. zavedení organizačních nástrojů, sociální otázky související s výkonem práce apod.);

• Plánování vlastní organizace práce na dálku (kdo může na home office, co je možné dělat na dálku, odkud, jaké pracovní tempo nastolit, jakou pracovní dobu zavést, jaké nástroje používat, jak na řízení apod.);

• Definice způsobu, jakým bude probíhat hodnocení práce na dálku (které týmy budou posuzovány, jak dlouho, jakým způsobem budou analyzovány výsledky apod.).

Zkrátka je potřeba vyvinout kolektivní a systematické úsilí a přijít s konkrétními a účinnými opatřeními, aby byla zajištěna spokojenost zaměstnanců firmy.

Překlad: LexiPro

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.