Hledání talentů: Jak sepsat neprůstřelný popis práce?

Dokument s názvem pracovní náplň (či popis pracovní činnosti či jednoduše popis práce) je často považován za takové ošklivé káčátko světa práce. Když se ho ale naučíte správně aktualizovat, může vám ušetřit spoustu času, peněz, a dokonce zvýší výkonnost zaměstnanců.

Podle studie zveřejněné na platformě Effectory jsou zaměstnanci, kteří jasně rozumí svým povinnostem, nejen o 27 % výkonnější, ale jsou v práci také daleko angažovanější. Jestli chcete, aby i vaši zaměstnanci přesně věděli, co se od nich čeká, musíte jim dodat popis práce. Ale nemůže to být ledajaký popis práce – musí být správně napsaný i aplikovaný.

Popis práce: Naprostý základ

Co je to popis práce?

Popis práce je dokument, ve kterém jsou podrobně uvedeny povinnosti, potřebné dovednosti, další požadavky a pracovní podmínky související s konkrétní pracovní pozicí. Nejedná se o právně závazný, ani povinný dokument, nicméně jeho vypracování je důrazně doporučováno, protože je velmi užitečný pro personální agendu, usnadňuje náborové aktivity i řízení zaměstnanců. Jedná se o referenční dokument pro vaše zaměstnance, ale i pro náboráře a vedoucí pracovníky.

Popis práce by měl vypracovat přímý nadřízený dohlížející na výkon dané pozice ve spolupráci s personálním oddělením. Do jeho vytváření se mohou zapojit také zaměstnanci zastávající obdobné pozice. Díky jejich pohledu na věc bude popis práce přesný a výstižný. Popis práce jako samostatný dokument většinou vzniká v okamžiku, kdy dojde k vytvoření nové pracovní pozice, ale někdy také v případě, že se stávající pozice nějakým významným způsobem změní nebo rozvine.

K čemu slouží?

• Hledáte nové pracovníky? Pak je takový úderný popis práce skvělým prostředkem ke třídění uchazečů. Máte totiž v ruce jasně sepsané povinnosti i požadované dovednosti. Výsledek: Nebudete ztrácet tolik drahocenného času s uchazeči, kteří neodpovídají vašim požadavkům. Štos motivačních dopisů na stole se výrazně zmenší. Profily uchazečů budou lépe odpovídat vypsané pozici. Náborové postupy budou kvalitnější.

• Jste v pozici uchazeče o práci? Pak se naučte dešifrovat popisy práce. Když uchazeč uvidí jasně a atraktivně sepsaný popis pracovní činnosti, daleko rychleji zjistí, jestli je to práce pro něj, nebo ne. Lépe si dokáže představit, co ta pozice v reálu obnáší. Může ho to motivovat a přimět, aby svůj životopis i průvodní dopis přizpůsobil právě popisu práce.

• Jste v pozici nadřízeného? Pak je dobře a jasně sepsaný popis práce užitečný způsob, jak dodat zaměstnancům pocit smysluplnosti, umožnit jim porozumět prioritám a cílům jejich práce. Můžete je hodnotit na základě jasně definovaných výkonnostních kritérií. Vy i vaši zaměstnanci budete mít jasno v tom, kde je prostor ke zlepšení. Můžete společně plánovat profesní rozvoj a vyhnout se komplikacím, které přináší špatně definované popisy pracovních pozic.

Může zaměstnanec požadovat změnu popisu práce?

Ano, popis práce jde změnit. Vaši zaměstnanci mohou požadovat změnu znění tohoto dokumentu v případě, že dojde ke změně povinností či pracovních podmínek. Změny se musí samozřejmě pořádně probrat a následně je musí schválit vedení a personální oddělení, aby doopravdy přesně odpovídaly všem potřebám a očekáváním.

Popis práce a popis pracovní pozice: Jaký je v tom rozdíl?

Pozor na tyto dva podobné pojmy. Popis práce (či pracovní činnosti) je dokument, ve kterém jsou uvedeny povinnosti a požadované dovednosti na konkrétní pozici. Na druhou stranu popis pracovní pozice je většinou obecnější a popisuje vlastnosti, kompetence a dovednosti, které by měl ideálně uchazeč o tuto pozici splňovat. Nezachází do podrobností, co se týče pracovních povinností.

Jak vypadá dobře napsaný popis práce?

Co by měl obsahovat popis práce?

Pokud se snažíte napsat skutečně vyčerpávající a současně atraktivní popis práce, podívejte se na následující názornou ukázku, doplněnou o praktické rady. Chcete-li, aby byl váš popis práce skutečně užitečný, snažte se do něj zahrnout maximum níže uvedených prvků.

1. Název pozice: Full Stack Developer

2. Shrnutí pracovní pozice: Pracovník na pozici Full Stack Developera odpovídá za vývoj a správu webových aplikací. Úzce spolupracuje s grafickými a produktovými týmy za účelem tvorby inovativních řešení určených k naplnění potřeb našich uživatelů.

Redakční tip: Tato část by měla zaujmout pozornost. Používejte klíčová slova, která osloví potenciálního ideálního uchazeče. Uveďte konkrétní technologie používané vaší firmou a hlavní cíle práce na této pozici.

1. Povinnosti a náplň práce:

• Navrhování a vývoj front-endových a back-endových aplikací s použitím moderních technologií (React, Node.js).
• Spolupráce s grafickými týmy na vytváření intuitivních a výkonných uživatelských prostředí.
• Kontrola zdrojových kódů za účelem zkvalitňování a údržby.
• Implementace automatického testování pro zajištění robustnosti aplikací.
• Účast na agilních/SCRUM poradách a přispívání k neustálému zdokonalování vývojových procesů.
• Zjišťování aktuálních informací o nejmodernějších technologických trendech a navrhování inovativních řešení.

Redakční tip: Ať je popis pracovních povinností co nejpřesnější. Můžete zmínit konkrétní pracovní metody (např. agilní řízení v tomto případě) či konkrétní používané technologie. Cílem je mít na papíře přesný popis každodenní práce na dané pozici.

1. Kompetence a kvalifikace:

• Diplom z IT nebo příbuzného oboru.
• Minimálně 3 roky praxe na pozici Full Stack vývojáře.
• Znalost programovacích jazyků JavaScript, HTML, CSS a nástrojů React a Node.js.
• Zkušenosti se systémy řízení databází SQL a NoSQL.
• Schopnost komunikace a práce v týmu.
• Umění řešit složité problémy kreativním a účinným způsobem.
• Znalost agilních vývojových postupů.

Redakční tip: Jasně rozlišujte dovednosti, které jsou „nezbytné“, a které jsou „vítané“. Díky tomu pozná potenciální uchazeč, jak moc se na tu pozici hodí.

1. Pracovní prostředí:

Firemní kultura zaměřená na inovace a spolupráci.
Pravidelně pořádáme interní hackathony, na kterých naše týmy pracují na vývoji inovativních řešení za účelem zdokonalování produktů. Díky jedné z našich nedávných iniciativ vyvinutých během posledního hackatonu jsme dokázali snížit interval vyřizování dotazů o 30 %.

• Možnost flexibilní pracovní doby a práce na dálku.
  Nabízíme možnost home officu až tři dny v týdnu a flexibilní pracovní dobu pro dosažení lepší rovnováhy mezi osobním a pracovním životem. K plynulé a efektivní komunikaci na dálku využíváme nástroje jako Slack a Zoom.

Redakční tip č. 2: Tento bod je v dnešní době extrémně důležitý. Uveďte konkrétní podmínky práce na dálku a možnosti úprav pracovní doby. Také vypište nástroje a technologie, se kterými pracujete.

• Team-buildingové aktivity, programy péče o duševní zdraví a sportovní iniciativy.
• Redakční tip č. 3: Opět uveďte konkrétní příklady. Pokud mají například vaši zaměstnanci kartičku do fitka zdarma nebo nabízíte kurzy jógy na pracovišti, napište to sem!

1. Požadavky na odbornou kavalifikaci:

• Certifikáty dosvědčující zvládnutí konkrétních technologií jsou vítané plus (např. AWS, Docker).

Redakční tip č. 1: Uveďte konkrétní kvalifikace, kterých si vaše firma váží nejvíc, a vysvětlete, proč jsou na dané pozici užitečné. Snažte se uchazeče o práci donutit k tomu, aby do životopisu uvedli všechny relevantní certifikáty, které kdy získali.¨

• Pravidelná účast na školení a konferencích za účelem získávání aktuálních informací o technologickém vývoji.

Redakční tip č. 2: Podrobně popište konkrétní vzdělávací příležitosti, které vaše firma nabízí – včetně účasti na konferencích a seminářích.

1. Příležitosti profesního růstu:

• Interní a externí školení zaměřená na rozvoj odborných i behaviorálních dovedností.
• Možnost kariérního postupu na úroveň odborného vedení či projektového řízení.
• Personalizované mentoringové a koučovací programy zaměřené na profesní rozvoj.

Redakční tip: Jasně vysvětlete, jaké jsou možnosti kariérního rozvoje v rámci firmy. Uveďte například skutečné příklady kariérního postupu některých zaměstnanců pro názornou ilustraci. Zařadit můžete také odkaz na video, v němž hovoří přímo zaměstnanci firmy.

1. Cíle a ukazatele výkonnosti:

• Včasné odevzdávání projektů dle zadaných parametrů.
• Kvalita kódování je hodnocena podle počtu bugů a podle feedbacku získaného během kontroly kódu.
• Aktivní a přínosná účast na týmových poradách a během aktivit agilního rozvoje.
• Zapojení do dalšího vzdělávání a práce na pracovním rozvoji.

Redakční tip: Zde sepište jasné cíle a ukazatele výkonu, aby uchazeči získali přesnou představu o tom, co se od nich bude očekávat.

3 chyby, kterým se při sestavování popisu práce raději vyhněte

1. Zanedbání analýzy pracovní pozice

Než se pustíte do sepisování popisu pracovní činnosti, měli byste provést důkladnou analýzu dané pozice. Musíte přijít na to, jaké konkrétní úkoly, povinnosti tato pozice zahrnuje a jaké dovednosti vyžaduje. Proberte to se zaměstnanci na obdobných pozicích i s jejich nadřízenými. Cílem je získat co nejpřesnější představu o každodenní činnosti na této pozici a případných problémech, které mohou vyvstat. Následně porovnejte obsah popisu práce s inzeráty jiných firem, abyste měli jistotu, že je vaše nabídka práce konkurenceschopná a odpovídá standardním požadavkům v oboru.

2. Nedostatek kontroly třetích stran

Požádejte o názor nejen vedoucí pracovníky, ale i potenciální kolegy nového zaměstnance. S jejich pomocí zjistíte, zda popis práce přesně odráží reálná očekávání na danou pozici a uvádí všechny povinnosti a potřebné dovednosti. Má-li vaše firma samostatné HR oddělení, požádejte jej o ověření, že je váš dokument v souladu s veškerými platnými právními předpisy. Požádejte o zpětnou vazbu zaměstnance na obdobných pozicích, ať víte, jak moc jsou vaše informace přesné a relevantní.

3. Podcenění aktualizace údajů

Naplánujte pravidelnou revizi dokumentace, například jednou ročně. Tak budete moci přizpůsobit požadavky na dané pozici aktuálnímu vývoji situace. Pravidelně se ptejte zaměstnanců i vedení na změny, které mohly na pozici nastat a vyžadují tedy úpravy popisu práce. Pokud tyto pravidelné aktualizace zanedbáte, skončíte se zastaralými popisy náplně práce, které mohou vést ke špatným náborovým rozhodnutím.

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.