Známky skutečně profesionální komunikace s kandidáty: Co (ne)dělat?

Když se Martin ocitl na trhu práce, tušil, že na jeho pozici zkušeného IT specialisty nebude mít o nabídky nouze. Přesto se nadchl pro práci v jedné konkrétní firmě, kterou dlouho sledoval. Po prvním pohovoru ale nedostal žádnou zpětnou vazbu a dny plynuly bez jakýchkoliv informací. Nakonec se ozval sám, odpověď však byla vágní a nejasná: ‚‚Stále vybíráme, ozveme se.‘‘ Pozvání do druhého kola pohovoru nakonec dostal, nicméně manažer působil dost nepřipraveně. ‚‚Byl jsem z toho dost zmatený, jako by tam nefungovala výměna informací, přišlo mi, že ztrácíme čas opakováním věcí z kola prvního. Ta pozice se mi však vážně líbila, tak jsem se rozhodl vytrvat.‘‘ Proces se však dál táhl, a když se Martin snažil zjistit více, personalistka odpovídala stroze a bez ochoty cokoliv vysvětlit. ‚‚Cítil jsem se spíše na obtíž, než že by o mě vážně uvažovali. Docela mě teda překvapilo, že mi práci nakonec nabídli. To už však moje nadšení úplně vyprchalo. Přišlo mi, že i když firma navenek vypadala fajn, tak pracovat tam v takovém kolektivu bych rozhodně nechtěl,‘‘ vysvětlil jednoduše, proč nakonec nabídku nepřijal.

Úspěšný nábor začíná komunikací

Martin rozhodně není sněhová vločka, ani vyjímka. Podle reportu z roku 2023 až 54 % kandidátů ukončilo náborový proces z důvodu špatné komunikaci s náboráři. ‚‚Špatná komunikace ze strany náboráře může mít za následek to, že kandidát od výběrového řízení odstoupí,‘‘ tvrdí Denisa Žežulková, kariérní poradkyně, koučka a bývalá náborářka, a hned své tvrzení vysvětluje: ‚‚V rámci kariérních konzultací, které s jednotlivci vedu, vnímám, že ve společnosti stále panuje přesvědčení, že firma si vybírá zaměstnance, ne naopak. Přitom praxe je jiná, zejména pak u výše kvalifikovaných pozic nebo nedostatkových odborníků. Zároveň si klient bude svou zkušenost pamatovat a další snahy jej ‚‚ulovit‘‘ se pravděpodobně nesetkají s úspěchem. Navíc v době sociálních médií lidé své zkušenosti sdílejí nejen mezi přáteli, ale i s širší veřejností. A jeden příspěvek se může šířit jako lavina, která vám může nové kandidáty přinést, pokud je sdělení pozitivní, nebo naopak vás o ně připravit.‘‘

Vítejte ve světě, kde je důležitý employer branding

První dojem je klíčový a ve firmě ho často formuje právě náborář. Podle Denisy Žežulkové: „Je důležité si uvědomit, že HR, konkrétně pak náborář, je vstupní branou do firmy, je tedy sítem jak ve smyslu příjmu nových kandidátů do firmy, tak šíření dobrého jména firmy ve společnosti. Proto považuji za klíčové vlastnosti vstřícný přístup, prozákaznické myšlení a transparentní komunikaci.‘‘

A právě náborová komunikace neodmyslitelně patří jako dílek skládačky k budování úspěšného employer brandingu. Ukazuje se, že společnosti s pozitivním employer brandingem dokážou lépe přilákat a udržet talentované pracovníky a mají vyšší šance na úspěšný nábor, zvláště v konkurenčním prostředí. Pečlivě vybudovaný employer brand nejen že zlepšuje nábor, ale také podporuje angažovanost a loajalitu zaměstnanců, což je klíčové pro dlouhodobý úspěch firmy.

Denisa poté dodává: ‚‚Zároveň by recruiter měl vystupovat v souladu s firmou a souznít s její firemní kulturou – osobně HR vnímám jako srdce každé organizace, a pokud recruiter s firmou nesouzní, bude ho prezentace firmy stát velké množství sil.‘‘

Dvě nejčastější náborové chyby

Vystupování jinak, než jaká je kultura firmy, popisuje Denisa jako jednu z nejčastějších chyb HR komunikace. ‚‚Vzbuzuje to pochybnosti na straně kandidáta. Představte si, že se hlásíte do korporátu, očekáváte tak strukturované a formální prostředí a ozve se vám recruiter se slovy: ‚‚Čau Jano, tak vy se k nám hlásíte na pozici XY?‘‘ Pokud je firemní kultura uvolněná, pak na tom není nic tak špatného, pokud je ale prostředí firmy konzervativnější, vzniká diskrepance.‘‘

Jestli si nejste jisti jak na to, není určitě žádnou ostudou vytvořit si náborovou šablonu, kde si s týmem můžete sladit, jak by takový náborový jazyk měl znít a jakou míru formálnosti by měl držet.

Ujasnit si, zda říkáte: ‚‚Dobrý den, paní Jano, děkujeme za váš zájem o pozici,‘‘ a nebo: ‚‚Zdravíme Jano, super, že se k nám hlásíte,‘‘ může mít větší dopad, než se zdá.

Jako druhou chybu vidí Denisa v tom: ‚‚…že chybí proklientský přístup. Kandidát během procesu neví, jaký bude další krok nebo kdy se firma ozve. Při každé komunikaci s ním mluví někdo jiný, neví tak, na koho se v případě doplňujících dotazů ozvat. V takovém případě HR oddělení musí zapracovat na ‚‚candidate experience‘‘, tedy zkušenosti kandidáta. Vhodné je, aby klient zůstal informován ohledně dalších kroků. Pokud se proces někde pozdrží, tak je o situaci informován, a má vždy jednu kontaktní osobu, na kterou se může obrátit.‘‘

Tady snad můžeme dodat jen to, že je lepší kandidátovi sdělit i prostý fakt, že zatím nevíte, co se bude dít, než jen mlčet a doufat, že se situace již brzy nějak vyvrbí.

Pravidla HR komunikace

Je potřeba vůbec zmiňovat základní pravidla profesionální komunikace? To je otázka, na kterou nejvýstižněji odpovídá osobní příběh Denisy. ‚‚Pamatuji si vlastní zkušenost, když jsem se hlásila na pozici recruitera do jedné významné bankovní instituce a náborář se mi ozval po šesti týdnech od zaslání životopisu a rozhovor začal slovy: ‚‚Já ani nevím, jak se mi na stůl dostal váš životopis…‘‘ Můžete posoudit sami, že to není ten nejlepší začátek konverzace a to nejen kvůli tomu, že žijeme v době svázané GDPR pravidly.‘‘

5 rad pro každý pohovor

Pojďme se tedy mrknout na 5 základních tipů, jejichž dodržováním nešlápnete vedle.

• Rychlá a jasná zpětná vazba – je alfa a omega náborové komunikace. Myslet byste měli hlavně na její konkrétnost a to také v případě neúspěchu kandidáta. Místo obvyklého: ‚‚Děkujeme za účast,‘‘ je tedy lepší říct: ‚‚Vaše dovednosti v oblasti projektového řízení byly velmi silné, ale hledáme někoho s více zkušenostmi v technologiích.‘‘ Zvýšíte tak pravděpodobnost, že kandidát zůstane pozitivně naladěn, i když ho nevyberete.
• Personalizace zpráv – nikdo nechce dostávat generické e-maily, které vypadají, jako by byly napsány robotem. Personalizace zpráv ukazuje, že je kandidát skutečně v centru pozornosti. Oslovte ho jménem a zmiňte specifika jeho zkušeností nebo dovedností. Místo zprávy: ‚‚Děkujeme za váš zájem,‘‘ zkuste něco osobnějšího: ‚‚Vaše zkušenosti v oblasti projektového řízení nás velmi zaujaly.‘‘
• Transparentnost a upřímnost – kandidáti oceňují, když jsou informováni o každém kroku, a to včetně negativních zpráv. Lepší je říct, že je proces zpožděný, než neříct nic. Upřímnost posiluje důvěru a zvyšuje pravděpodobnost, že kandidát vydrží, i když se věci nevyvíjí podle plánu. Denisa tento tip potvrzuje svou vlastní zkušeností z doby covidu: ‚‚Nábory byly tehdy pozastavené a já jsem se dostala do situace, kdy jsme měli vybraného kandidáta, ale vyjednávali jsme s vedením, kdy a jestli vůbec nastoupí. Proces řešení této situace trval téměř čtyři měsíce, přičemž jsem s kandidátem byla v téměř každotýdenním kontaktu, abych ho ujistila, že děláme maximum pro to, abychom jeho nástup vyjednali. Nakonec se podařilo a snad i díky tomuto přístupu s námi kandidát tento proces dotáhl až k úspěšnému nástupu.‘‘
• Profesionální a přátelský tón – důraz na ten správný tón může být opomíjen ve snaze o efektivitu a rychlost náborového procesu. Přitom udržování rovnováhy mezi profesionalitou a přístupností zajišťuje pozitivní kandidátskou zkušenost a také otevřenost kandidáta. Zkuste pohovor otevřít větou: ‚‚Rádi vás poznáváme a těšíme se, že dnešní pohovor bude přínosný pro obě strany,‘‘ a uvidíte, co to udělá s atmosférou v místnosti.
• Konzistence na všech kanálech – ať už komunikujete prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo sociálních sítí, váš styl a tón by měl být konzistentní. Kandidát by měl mít dojem, že celá komunikace přichází z jednoho zdroje, což zvyšuje důvěryhodnost a transparentnost procesu. Například pokud v e-mailech vystupujete formálně, nemělo by to být v rozporu s uvolněným tónem v telefonátu.

Doporučení na závěr? Komunikace je především o lidech. Základní pravidla respektu, zdvořilosti a otevřenosti, která uplatňujeme v běžném životě, by měla stejně tak platit i při náborovém procesu. Empatie a lidský přístup nejen zlepšují komunikaci, ale mohou výrazně posílit dojem, který firma zanechává. Nábor je totiž takový sneak peek, jak to ve společnosti vlastně funguje. Tak na to nezapomínejte!

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.