6 tipů, jak vést pohovory a nepřicházet o talenty

Pojďme se proto podívat na to, jak můžete z pozice náboráře co možná nejvíce vylepšit „candidate experience“ (tedy to, jak se kandidát cítí, když prochází vaším výběrovým řízením), jak zdokonalit organizaci náborového procesu a jak vést pohovory. Tak, abyste firmu ukázali v co nejlepším (ale realistickém) světle a abyste zbytečně nepřicházeli o perspektivní talenty.

Jste při náboru nedůslední? Zbytečně se připravujete o kvalitní pracovníky

Stejně jako v každé jiné profesi i mezi recruitery se najdou více či méně zodpovědné přístupy k náboru. Někteří náboráři usilují o osobní přístup ke kandidátovi i k pozici. Bohužel, jiní recyklují své inzeráty pořád dokola, kopírují popisy pracovní funkce, které už nejsou aktuální dobrých pár let a spoléhají na zveřejňování nabídek na stále stejných platformách. Zkrátka - nábor je pro ně tak trochu jako práce u běžícího pásu.

Podle Lenky Lichterové, HR konzultantky a specialistky na nábor, se právě ale touto nedůsledností recruiteři připravují o skutečně kvalitní kandidáty.

„Z vlastní zkušenosti musím potvrdit, že se vyplatí investovat čas do zadání náboru. Nespokojit se s okopírováním pět let starého popisu pozice, ale zjišťovat, zda jsou všechny požadavky relevantní, které jsou klíčové a co naopak kandidáta můžeme naučit po nástupu. Můžeme se ptát manažera, týmu a dalších zainteresovaných stran. Správnou představu HR o pozici vnímám jako základní kámen úspěšného náboru.“

Nedůslednost náboráře a jeho špatná příprava mívá za následek mimo jiné i nekompetentní vedení pohovoru jako takového, a v důsledku i nepříjemnou zkušenost kvalitních kandidátů s vaší firmou. A to je problém, který má dalekosáhlé důsledky - kromě toho, že v danou chvíli přijdete o konkrétního kandidáta, poškozujete i značku zaměstnavatele vaší firmy a děláte do budoucna práci těžší sobě i svým kolegům Zde je proto několik tipů, jak tomuto černému scénáři zabránit.

Tip první: Pamatujte, že kvalitní příprava je základ

Přestože se na pohovor a jeho průběh soustředí mnoho odborných článků (a přestože se rozhodně jedná o významnou část náborového procesu), z pohledu recruitera se jedná jen o jakousi třešničku na dortu. O tom, jak přínosný a úspěšný pohovor bude pro všechny zúčastněné strany, totiž rozhoduje hlavně příprava a organizace celého náborového procesu.

„Nábor je komplexní proces a vedení pohovoru je (krásná) špička ledovce,“ upozorňuje Lenka Lichterová. A zdůrazňuje, že recruiter by měl ze všeho nejdřív věnovat čas pochopení nabízené pozice. Spolu s manažerem zodpovědným za volnou pozici by si tak měl náborář nejdříve vyjasnit, které z požadovaných dovedností jsou skutečně nutné a klíčové a nejede přes ně vlak, a které nutné nejsou a jsou spíš jenom plusem navíc.

„Jeden příklad za všechny – v inzerátu se kandidát v požadavcích dočte ,pokročilá angličtina’. Realita je taková, že napíše dva anglické e-maily za měsíc. Tímto požadavkem se tak připravíme o část kandidátů – a to je škoda. Od manažera náboru proto zjišťuji, na co konkrétně a jak často bude nováček angličtinu využívat, a v inzerátu tuto informaci komunikuji kandidátovi.“

Díky tomu seznámení s detaily pozice budete moci už v samotném inzerátu nabídnout co možná nejrelevantnější informace – a díky tomu zaujmete i relevantní cílovou skupinu.

Tip druhý: Sdílejte s kandidátem všechny důležité informace o pohovoru dostatečně dlouho předem

Pohovor bude nejvíce přínosný ve chvíli, když všichni vědí, co se bude dít a co se od nich očekává. A také když nikdo nebude ve stresu. Základem klidného průběhu pohovoru tedy je, že uchazeči dáte předem (a včas) vědět všechny relevantní informace o místě, čase a zčásti i průběhu pohovoru.

„Před pohovorem obvykle doporučuji sdílet formality, které chci, aby měl po ruce nejen kandidát, ale i my. Variantou může být jednoduchá šablona s termínem pohovoru, adresou, názvem pozice, přibližnou délkou pohovoru, kontakty a jmény a rolemi těch, kteří budou na pohovoru. Můžete připojit i odkaz na LinkedIn profil účastníků za zaměstnavatele. Ideální také je připojit cíl daného kola pohovoru, stejně jako poděkování uchazeči,“ radí Lenka Lichterová.

Tip třetí: Představte firmu a „příběh“ nabízeného místa

Na začátku samotného pohovoru nejdříve přijdou na řadu formality, jako je vzájemné představení a krátký popis nabízené pozice. Při tomto popisu by však nemělo být vaším cílem zopakovat to, co si mohl kandidát přečíst v inzerátu. Místo toho byste měli představit jakýsi příběh nabízené pozice – co má na starosti, jak vznikla, jaké je její místo v rámci struktur firmy, proč je uvolněná a co se očekává od člověka, který tuto pozici zastane.

„Pokud se pohovoru účastní i manažer role, můžete uvést i jeho příběh ve firmě. Společnost jako takovou doporučuji představit přímo očima zaměstnance. Při pohovoru chceme docílit toho, aby byl kandidát v odpovědích autentický. Proto se snažím v úvodu navodit uvolněnou atmosféru. A někteří manažeři tuto část brilantně přebírají za mě,“ říká Lenka Lichterová.

Tip čtvrtý: Navoďte přátelskou atmosféru a pomocí vhodně položené úvodní otázky zjistěte priority kandidáta

Do úvodu pohovoru je spolu s formalitami možné propašovat i kratší small-talk nebo několik neformálních otázek, které pomohou prolomit ledy a navodit přátelskou atmosféru.

„Na úvodní formality většinou navazuji otevřenou otázkou, kterou otevírám dialog,“ uvádí Lenka Lichterová. „Cílem této otázky je, abych poznala kandidátovo uvažování a jeho priority. Získám tím z pohovoru víc a snížím riziko, že se kandidát bude stylizovat, aby naplnil naše očekávání.“

A o jakou otázku může jít? Například: „Co vás o firmě zajímalo před tím, než jste přišel/přišla na pohovor, a proč zrovna to je pro vás důležité?“ nebo „Překvapila Vás nějaká informace, kterou jste se o firmě dočetl/a, ať už pozitivně nebo naopak?“

Tyto otázky dobře navazují na váš úvod o nabízené pozici a o vaší firmě a dají vám možnost kandidáta poznat i takříkajíc „rozpovídat“.

Tip pátý: Kandidáta nevyslýchejte – místo toho veďte přirozený dialog

Jedním z hlavních úkolů naboráře je, aby byl pohovor pro obě strany co možná nejvíce vyvážený. Nejde (nebo alespoň nemělo by jít) o výslech, ale o konstruktivní dialog, při kterém obě strany zjistí všechny potřebné informace.

„Při každém kontaktu s kandidátem si připomínám, že si vybíráme nejen my, ale i kandidát,“ uvádí Lenka Lichterová. Podle ní je pak důležité, aby recruiter už v úvodu pohovoru uvedl, že se kandidát může kdykoliv a na cokoliv zeptat, a aby uchazeče k pokládání otázek v průběhu pohovoru pobízel.

„Vytvoříme tak bezpečný prostor pro více i méně příjemné otázky. Tím, že kandidátovi umožníme se ptát na cokoliv, jej podle typu otázek opět také lépe poznáme.“

Tip šestý: Vyhněte se častým a zbytečným chybám

O perspektivní kandidáty se náboráři často připravují zcela zbytečně. A to tím, že se během náboru i během pohovoru samotného dopouští některých zásadních chyb. Jakým přešlapům byste se měli vyhnout?

• Málo jste nastudovali profil kandidáta. Ptáte se během pohovoru na základní věci, které kandidát jasně uvedl ve svém CV nebo v motivačním dopisu? Jsou vaše otázky i odpovědi generické a vyplývá z nich, že jste si kandidáta a jeho profil předem příliš nenastudovali? Nebo si během pohovoru nedejbože kandidáta s někým spletete a třeba mu s někým zaměníte titul, vzdělání nebo zkušenosti? Pak shazujete v očích kandidáta nejenom sebe, ale i nabízenou pozici a potažmo celou firmu.
• Máte předsudky. Předsudky (anglicky „bias”), ať už vědomé nebo nevědomé, narušují vaši objektivitu a znemožní vám rozpoznat ideálního kandidáta. „Předsudky, které slyšíte v průběhu pohovoru, mohou být pozitivní i negativní. V ten moment máte dvojí úkol - oprostit od nich nejen sebe, ale i další kolegy a manažery, kteří jsou na pohovoru nebo viděli CV kandidáta,“ radí Lenka Lichterová. Klíčem je nedat se ovlivnit vlastními domněnkami a stereotypními představami a zaměřovat se na objektivní informace a fakta.
• Nezjistíte během pohovoru vše, co potřebujete. Jak jsme uváděli výše, klíčem k úspěchu je kvalitní příprava. A v rámci této přípravy byste si spolu s manažerem měli vyjasnit a těsně před pohovorem ještě připomenout, jaká jsou hlavní kritéria pro výběr a které informace chcete od kandidáta (nebo o kandidátovi) určitě zjistit. Tak zabráníte tomu, že po skončení pohovoru zjistíte, že byste se potřebovali ještě na něco zeptat „V momentě, když potřebujete kandidátovi položit během pohovoru nepříjemnou otázku, je užitečné mu v návaznosti na jeho odpověď vysvětlit, proč se na tuto informaci ptáte,“ radí Lenka Lichterová.

Bonusový tip: Komunikace po pohovoru je klíčová, a to i u neúspěšných kandidátů

A co dělat po pohovoru? Dobře si sepište všechny poznámky, klíčové informace a poznatky a utřiďte je. Tak, abyste mohli (většinou společně s manažerem nabízené pozice) rozhodnout o tom, které kandidáty pozvete do dalších kol nebo komu rovnou pozici nabídnete. Při přípravě výstupů z pohovorů tedy Lenka Lichterová radí dbát na konzistentnost: „Myslete na to, aby byly odpovědi kandidátů z různých pohovorů srovnatelné.“

Obecně pak platí, že kandidátovi, kterého jste vybrali, byste se měli ozvat co možná nejdříve. Je totiž pravděpodobné, že zvažuje i nabídky jiných zaměstnavatelů – v takovém případě byste se měli snažit zjistit, podle čeho se kandidát rozhoduje a jestli můžete na nabídce něco upravit tak, aby rozhodl zrovna pro vás. Často se přitom nemusí jednat jenom o finance.

Zapomínat byste ale samozřejmě neměli ani na ty, které jste nevybrali. V každém případě se vyhněte řešení ve stylu: „Když se vám neozveme do dvou měsíců, vybrali jsme jiného kandidáta“. To totiž působí značně neprofesionálně.

„Kandidátům se snažím poskytnout konkrétní zpětnou vazbu. V případě, kdy se kandidátů přihlásí opravdu hodně, sahám po automatizaci, kterou si vytvořím pomocí AI na míru pozici,“ uvádí Lenka Lichterová. „Kdybych se neozvala kandidátovi vůbec, pravděpodobně by s naší firmou do budoucna už nechtěl navázat spolupráci. A pověsti firmy a HR by to také neprospělo.“

Nikdy byste si neměli zavřít dveře ani u neúspěšných kandidátů. Jejich zkušenost s vaším výběrovým řízením totiž hraje klíčovou roli v tom, jestli se k vám přihlásí i příště – třeba na roli, která jim tentokrát bude přesně sednout.

„Když od kandidátů slyším negativní zkušenosti s výběrovým řízením, většinou mluví o irelevantních otázkách při pohovoru nebo právě o nedostatečné komunikaci,“ upozorňuje Lenka Lichterová.

Když se tedy na pohovor poctivě připravíte a budete transparentní a důslední ve své komunikaci, jste na nejlepší cestě k nalezení vašeho ideálního kandidáta.

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.