"Maîtrise du Pack Office", comment savoir ce qui est vraiment attendu en stage ?

« La maîtrise du Pack Office serait fortement appréciée. » Si vous êtes à la recherche d’un stage, d’une alternance ou même d’un premier job, vous avez sûrement déjà lu cette fameuse formule dans maintes et maintes offres. Et lorsque ça vous est arrivé, on parie que celle-ci vous a, au mieux laissé perplexe, au pire retourné le cerveau. Car que signifie-t-elle exactement ? Que le Pack Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) sera un critère de poids dans la sélection ? Que si vous n’avez pas les bases, vous devrez vous y former une fois embauché pour certains besoins du poste ? Qu’on ne sait pas vraiment si vous devrez l’utiliser, mais que cela “pourra toujours servir” ? Bref, à chaque relecture le sens de la phrase semble changer. D’autant plus que même si, au cours de vos études, vous avez suivi quelques cours d’initiation à Excel, Word et compagnie, vous ne sauriez pas estimer votre niveau et n’avez finalement pas eu beaucoup d’expériences “en conditions réelles”.

Alors, en plein dans vos recherches déjà bien éreintantes (coucou la crise…), cette petite suite de mots, au départ anodine, peut être la goutte d’eau qui fait déborder le vase. Alors comment savoir ce qui est vraiment attendu d’un stagiaire/alternant ou d’un junior sur le Pack Office ? Et comment en parler dans son CV puis en entretien ? Pour le savoir, nous avons fait appel à Fabien Lalanne, coach emploi et recruteur de jeunes talents et Mohamed Achahbar, recruteur freelance et ancien formateur à l’École de recrutement.

Une petite formule dont on abuse et qui perd de son sens

Bien que présente sur autant d’offres d’emploi que de CV, la notion de “maîtrise du Pack Office”, telle qu’elle est souvent formulée, est très subjective. Tout le monde ne l’interprète pas de la même façon et bien souvent d’ailleurs, recruteurs et candidats ne se comprennent pas sur ce qu’elle signifie, laissant une ambiguïté s’installer autour de la question. Voilà le topo : les étudiants et les jeunes diplômés qui décident malgré tout de postuler sans avoir vraiment compris si le Pack Office constitue, ou non, un point bloquant n’ont d’autre choix que de reprendre la formulation des recruteurs dans leur propre CV. Et devant cette tournure toute faite utilisée à tort et à travers, les recruteurs n’y prêtent plus attention. « C’est une ligne du CV que je ne vois même pas, pour être honnête. Pourquoi ? Parce que tout le monde la met. Et comme tout le monde la met, elle perd de sa valeur. Ce n’est plus un élément différenciant. » déplore l’ancien formateur de recruteurs. Fabien, quant à lui, estime que « Les étudiants et les jeunes diplômés sur-estiment trop souvent leur niveau. Mais je ne leur jette pas la pierre, je pense qu’ils ne font que répondre à une exigence irréaliste et trop vague des recruteurs sur ce sujet », nuance-t-il. Une situation ambiguë qui ne rendrait service à personne, donc.

Mais comment en est-on arrivé là ? Selon nos deux recruteurs interrogés, il semblerait que les premiers fautifs soient leurs confrères. « Beaucoup de recruteurs font du copier-coller entre leurs différentes offres, et vont même jusqu’à répliquer les offres d’autres boîtes pour gagner du temps. Ils se disent aussi sans doute que c’est un moyen de limiter le nombre de candidatures. » Cela se comprend, quand on sait que pour certaines offres les recruteurs peuvent recevoir plusieurs centaines de CV. « Mais c’est comme ça qu’on se retrouve rapidement à répéter cette exacte même phrase sur le Pack Office dans toutes les annonces, pourtant totalement dépourvue de sens, surtout lorsqu’on s’adresse à de tout jeunes professionnels » poursuit l’ancien formateur de l’École du recrutement. De son côté, Fabien s’offusque aussi bien du manque de clarté que du niveau d’exigence, en décalage avec la réalité. « C’est absurde, cela n’a aucun sens d’en demander autant à des étudiants, ou même à des jeunes diplômés. On n’est pas censé être un expert de ces outils en sortie d’études ! » réagit-il.

Libérez-vous de l’angoisse du Pack Office

S’il est évident qu’une bonne connaissance du Pack Office ne peut que jouer en votre faveur, aussi bien dans la recherche d’un job que dans l’exercice de celui-ci, il est inutile de trop vous angoisser sur vos éventuelles lacunes. « Quand on est en stage ou en alternance, on est là pour apprendre, donc ne rougissez pas si vous ne maîtrisez pas tout. Et quand on arrive dans un premier emploi, surtout en CDI, on dispose de suffisamment de temps pour se familiariser aux outils de l’entreprise » rassure Mohamed, qui se souvient lui-même avoir appris à manier ces logiciels seulement une fois en poste. « Ce qu’il faut, c’est comprendre leur fonctionnement, leur potentiel, et connaître le vocabulaire qui leur est spécifique, souffle-t-il. Si on a cette base, on pourra facilement apprendre sur le tas, en se servant de Google pour découvrir certaines fonctionnalités au fur et à mesure. » « En réalité, l’important, c’est surtout d’avoir déjà ouvert ces outils, de les avoir déjà utilisés quelques fois et d’en avoir des notions de base. Il n’est pas vraiment question de compétence mais plutôt de familiarité, il s’agit d’en comprendre les mécanismes, rien de plus. » confirme Fabien.

Cela dit, vous vous en doutez, il existe des métiers ou des secteurs dans lesquels certains logiciels du Pack Office - ou leurs concurrents - sont bel et bien indispensables. Mais pour ces métiers-là, comme le rappelle Mohamed, c’est rarement une surprise : « En général, le logiciel en question est au cœur du métier, donc si vous êtes concerné(e), a priori, vous le savez déjà. En plus, quand c’est le cas, c’est bien souvent spécifié de façon plus explicite dans l’offre. Par exemple, il peut être demandé d’avoir déjà réalisé un projet d’envergure sur tel ou tel outil. » Un peu comme un maçon en devenir se doute bien qu’il aura à manier la scie au quotidien, l’utilisation de certains logiciels peut apparaître comme une évidence dans certaines professions. « C’est par exemple le cas des métiers de la finance ou du conseil, ou des assistants administratifs, adeptes d’Excel. Et pour certains métiers créatifs, les graphistes ou les designers par exemple, l’utilisation de Powerpoint est indispensable. Quant à Word, souvent mieux connu et maîtrisé que les deux autres, il est bien sûr l’outil de prédilection des métiers de la communication et de la rédaction » illustre Mohamed avant de conclure : « Mais pour tous les autres, la maîtrise poussée de ces outils est en réalité accessoire. »

Mais alors, comment parler du Pack Office sur le CV et en entretien ?

Bon, vous voilà rassuré(e). On l’espère du moins. Car vous savez maintenant qu’à moins que vous ne visiez ces postes spécifiques, vous pouvez dédramatiser. Fabien et Mohamed nous l’ont dit, si vous en avez quelques notions de bases, le Pack Office n’est, le plus souvent, pas ou peu déterminant dans le processus de sélection, voire carrément anecdotique. Néanmoins, si cela fait partie de vos points forts et que vous souhaitez le signaler, ou simplement parce que vous avez envie de clarifier les besoins du poste et l’adéquation avec votre profil, voici les conseils avisés de nos deux spécialistes.

Comparer les offres

Avant même de rédiger votre CV, et donc d’éventuellement parler du Pack Office, Fabien Lalanne conseille de « comparer une dizaine d’offres qui pourraient vous intéresser entre elles, en vous concentrant tout particulièrement sur les exigences qui reviennent souvent. C’est une bonne méthode pour comprendre les besoins d’un type de métier et cela vous permettra de construire votre CV en fonction des besoins du marché. » Si 9 offres sur 10 exigent une connaissance du Pack Office, alors vous avez sans doute intérêt à le mentionner dans votre CV.

Estimer le degré d’importance de ce critère pour l’entreprise

Si les formulations sont souvent les mêmes lorsqu’il s’agit du Pack Office, il peut tout de même y avoir de légères nuances à prendre en compte. “Une maîtrise du Pack Office sera appréciée/ serait un plus/ sera très fortement souhaitée/etc.” « Celles-ci permettent, non pas d’avoir une idée du niveau attendu, mais plutôt de comprendre à quel point la compétence semble décisive aux yeux du recruteur. », explique Fabien. Plus l’offre insiste dessus, plus vous serez obligé de parler de vos connaissances (quel que soit votre niveau) relatives à Excel, Word, et Powerpoint, sur votre CV.

Sur le CV, découper au maximum la compétence pour plus de clarté

Souvenez-vous du constat de Mohamed, ce qui figure sur tous les CV perd de sa valeur et ne permet pas de se différencier. Pour vous démarquer, soyez donc précis, découpez davantage la compétence que ne le font les recruteurs dans les annonces. « Mentionnez séparément chaque outil du Pack Office et parlez de vos savoir-faire spécifiques sur chacun d’eux. » conseille Fabien. En d’autres termes, préférez parler de votre capacité à réaliser des graphiques complexes sur Excel que de votre “maîtrise du Pack Office”, qui ne renseigne pas vraiment le recruteur sur votre niveau réel, et risque donc d’être ignorée.

En entretien, faire preuve de transparence…

S’il y a toujours une ambiguïté autour de votre niveau ou des exigences du poste lorsqu’arrive l’entretien mais que cela intéresse vraiment le recruteur, il est fort probable qu’il vous pose lui-même la question. Si cela arrive, et que vous n’êtes pas sûr(e) de vous, soyez transparent(e). Au mieux, votre niveau correspondra à celui attendu et vous serez rassuré(e). Au pire, votre niveau ne sera peut-être pas suffisant, mais sûrement rapidement perfectible. En plus, ce que le recruteur retiendra principalement de l’entretien - et c’est bien plus important -, ce ne sera pas vos manques sur certains outils, mais bien votre honnêteté et votre envie d’apprendre. « Pour nous les recruteurs, un candidat honnête est un candidat à qui on peut faire confiance, et donc avec qui on peut travailler sereinement. » affirme Mohamed. En faisant preuve de transparence sur vos capacités, vous n’auriez donc pas grand-chose à perdre, mais beaucoup à gagner.

… et clarifier les choses si le recruteur ne le fait pas !

Si toutefois le sujet n’est pas abordé par votre interlocuteur mais qu’il vous tracasse, parlez-en ! « L’échec prospère dans l’ambiguïté » philosophe Mohamed. « Si vous ne clarifiez pas votre niveau ni celui qui est attendu et restez ambigu(e), non seulement vous ne saurez pas vraiment comment vous situer par rapport au poste pendant l’entretien, mais si vous êtes retenu, cette incertitude vous suivra jusqu’à vos premiers jours dans l’entreprise, et c’est une source de stress dont vous pourriez vous passer » explique-t-il « En posant la question, vous permettez au recruteur de dégonfler le ballon de baudruche autour du sujet, puisqu’il y a de grandes chances pour qu’il vous explique que ce n’est pas si important. Et dans le pire des cas, si c’est un critère important et vous n’avez pas le niveau attendu, vous pourrez au moins mieux vous situer par rapport au poste et à vos chances de réussite. »

Vous l’aurez compris, le mot d’ordre concernant le Pack Office lors d’une recherche de stage ou de premier emploi, c’est “du-calme”. Ne soyez pas trop exigeant avec vous-même, acceptez le fait de ne pas être un expert d’un ou plusieurs de ces outils et, surtout, ne vous cachez pas derrière une fâcheuse ambiguïté qui n’arrange personne. En d’autres termes, soyez transparent mais confiant en vos capacités d’apprentissage ! Et puis, si la question angoisse vraiment, et que cela vous empêche d’aborder sereinement votre recherche, sachez qu’il est aujourd’hui très simple de s’y former par soi-même. C’est ce que s’est d’ailleurs empressé de nous rappeler Fabien Lalanne au début de notre discussion : « Il existe des tas de formations sur Internet pour apprendre à maîtriser ces outils, et des milliers de tutos gratuitement accessibles sur Youtube, il est donc assez facile d’apprendre si on le souhaite vraiment. C’est toujours ça de pris, vous ne perdez rien à vous perfectionner sur des outils aussi pratiques qu’utilisés. » Si vous ne voulez pas être inquiété•e, formez-vous, vous avez tout à y gagner !

Suivez Welcome to the Jungle sur Facebook, LinkedIn et Instagram ou abonnez-vous à notre newsletter pour recevoir, chaque jour, nos derniers articles !

Photo by WTTJ