Chef de projet événementiel, le garant de l'effet "whaou"

Le chef de projet événementiel est comme un chef d’orchestre qui veille à la création et à la réussite d’un événement. Ce métier demande de l’organisation, de l’action mais aussi de l’inventivité. Quels sont les défis principaux du métier et les conseils à garder en tête pour qu’un événement se déroule bien ?

Depuis août 2018, Timothée Tixier est chef de projet événementiel chez Privateaser. Cette plate-forme accompagne les particuliers et les entreprises dans l’organisation d’événements sur mesure. Il nous raconte en détail son métier.

Quel est votre parcours ?

J’ai fait un DUT Techniques de commercialisation, puis une école de commerce, l’EDC. J’ai d’abord travaillé en tant que chef de projet dans le marketing sportif pour une agence événementielle. Je m’occupais du marketing d’événements tels que le Tour de France, le triathlon de l’Alpe d’Huez… Petit à petit, dans cette même agence, j’ai commencé à organiser des événements corporate, à caractère festif ou non festif. C’est ainsi que, assez naturellement j’ai basculé de chef de projet marketing à chef de projet événementiel et directeur de clientèle.

Assez naturellement j’ai basculé de chef de projet marketing à chef de projet événementiel et directeur de clientèle.

Quelles sont vos missions en tant que chargé de projet événementiel ?

Ma mission principale est d’accompagner nos clients dans la création d’un événement corporate. Je travaille exclusivement en BtoB, autrement dit tous les clients qui me sont confiés sont des entreprises.

Quotidiennement, je suis donc en relation avec ceux qui souhaitent organiser des événements et avec nos partenaires, les gérants des lieux. En d’autres termes, je suis comme un chef d’orchestre : je jongle avec les envies des uns et les lieux et prestations des autres. Je m’engage non seulement à trouver le lieu qui correspond aux attentes du client mais aussi à solliciter tous les services et animations annexes, tels que des activités, de la restauration, de l’animation, qui pourraient participer à la réussite de l’événement.

Je suis comme un chef d’orchestre : je jongle avec les envies des uns et les lieux et prestations des autres.

Concrètement, comme se déroule l’organisation d’un événement ?

Lorsque nous recevons une demande de la part d’un client, la première étape est de l’appeler pour identifier son besoin. On se place en tant qu’expert événementiel, on échange avec lui pour approfondir son premier cahier des charges. Pourquoi souhaite-t-il organiser cet événement ? Quelle est sa cible ? Est-ce destiné à l’interne ou à l’externe ? Quel message veut-il faire passer ? On va chercher de l’information sur le fond et la forme de l’événement pour que l’on ait toutes les cartes en main afin de créer un événement adapté à ce qu’il imagine.

Ensuite, une fois ce premier appel passé, je fais une shortlist des partenaires avec lesquels nous collaborons et que je considère pertinents. J’envoie le cahier des charges à ma sélection en prenant le temps d’exposer à chacun le brief du client. Mon rôle est toujours d’assurer que le prestataire potentiel a toutes les informations nécessaires pour établir un devis juste. Une fois le lieu choisi, on réfléchit aux différentes animations possibles.

Les animations et l’ambiance que vous proposez au client sont-elles aussi importantes que le lieu ?

Oui, nos clients font aussi appel à nous pour animer l’événement dans son ensemble. Mon objectif est de proposer un événement clé en main, sur mesure, avec un accompagnement personnalisé à chaque entreprise qui me sollicite. J’élabore donc des partenariats avec des traiteurs, des agences d’hôtesses, de vigiles… etc. Mais aussi avec des magiciens, des cuisiniers, des danseuses de flamenco… !

On doit toujours avoir en tête que notre but est de donner envie aux invités de venir. Il faut faire rêver ! On ne veut pas décevoir et on veut entendre : « Sans vous, je n’y serais jamais arrivé. »

Notre but est de donner envie aux invités de venir. Il faut faire rêver !

Quel est votre plus grand défi ?

Le challenge, c’est de créer un effet “whaou” tout en respectant précisément l’objectif du client. Pour cela, il faut comprendre les messages que le client veut faire passer au travers de son événement. Veut-il récompenser les salariés ? Fêter les moments forts de l’année ? Annoncer une nouvelle direction ? Après avoir cerné le message, l’idée est de combler le client grâce au lieu mais aussi à toute l’ambiance que nous allons créer, aux diverses prestations et aux petits détails que nous imaginons.

Le challenge, c’est de créer un effet “whaou” tout en respectant précisément l’objectif du client.

Et comment créer cet effet ?

Je fais une veille perpétuelle des tendances pour identifier des services et des lieux originaux. Cette veille permet de bousculer ma créativité et de me remettre en question. Je la fais par le biais d’Internet mais aussi en me rendant physiquement sur des lieux. Je suis, par exemple, sollicité deux ou trois fois par semaine pour l’ouverture d’un nouvel endroit et, la plupart du temps, je me rends sur place pour trouver l’inspiration !

Quels sont les difficultés ou obstacles à surmonter ?

Savoir rebondir quand cela ne se passe pas toujours comme prévu ! Il faut être sur le qui-vive et savoir saisir une opportunité, trouver des alternatives, prendre des décisions en 5, 10, 15 minutes. Dans les coulisses d’un événement, on est toujours dans l’action. C’est du travail en flux tendu ! Mais ensuite, quand on a trouvé une solution, c’est très valorisant. Même si un “couac” survient, il faut que le rendu final soit parfait. Le client ne doit s’apercevoir de rien.

Dans les coulisses d’un événement, on est toujours dans l’action. C’est du travail en flux tendu !

Quelles sont les qualités requises pour être un bon chef de projet événementiel ?

D’abord, il faut savoir rester concentré. On a l’impression que ce milieu est fait de paillettes, mais ceux qui créent l’événement doivent être très sérieux et organisés. En amont comme en aval. Par exemple, tous les jours, à 11 heures et à 18 heures on appelle les gérants dans l’optique de les relancer sur un devis ou pour échanger et compléter un brief. Il faut se fixer des temps d’échanges.
Ensuite, il y a un vrai travail de précision et de hiérarchisation des informations à faire au quotidien. En effet, pour que l’événement se déroule le mieux possible, le chef de projet événementiel doit transmettre les bonnes indications aux partenaires. Pour cela, il faut savoir identifier et reformuler les demandes du client.
Enfin, il est primordial d’apprendre à cultiver des relations fortes et pérennes avec ses partenaires pour ne pas avoir de mauvaises surprises lors des événements.

Que préférez-vous dans votre quotidien ?

Je suis attaché aux liens créés avec les personnes avec lesquelles je travaille. J’aime faire grandir mon réseau, découvrir de nouveaux lieux, rencontrer de nouvelles personnes. “Avoir du réseau” est une expression souvent connotée, mais pour moi c’est quelque chose de valorisant, qui consiste à savoir à qui je peux faire confiance. Cela m’est précieux car je ne suis pas forcément sur le terrain lors de chaque événement, donc j’ai besoin d’avoir l’assurance que mon client se trouve entre de bonnes mains.
Faire plaisir fait aussi partie du bon côté de mon travail. Un event réussi, c’est quand un client me dit : « Merci, c’était super, je n’ai eu que des bons retours. »

“Avoir du réseau” est une expression souvent connotée, mais pour moi c’est quelque chose de valorisant, qui consiste à savoir à qui je peux faire confiance

Pourquoi, selon vous, les entreprises sont-elles aussi friandes d’événements pour leurs salariés ?

Comme les salariés ont souvent des rythmes très intenses, les entreprises souhaitent offrir un sas de décompression à leurs employés. Grâce aux événements, ces derniers changent d’univers, extériorisent, nouent et tissent des relations différentes avec leurs collaborateurs.

Enfin, quels conseils donneriez-vous à ceux qui souhaitent travailler dans l’événementiel ?

Je leur conseillerais d’être souriant, spontané et ouvert. Si vous stressez lors de la préparation d’un événement, n’oubliez pas de prendre de la hauteur pour ne pas paniquer. On n’est ni médecin ni chirurgien, on ne sauve pas des vies, donc il faut relativiser ! Cela permet de garder la tête froide et de trouver des solutions.

Photos by WTTJ