Když vás šéf monitoruje pomocí softwaru. Jak funguje „bossware“?

Pracujte z domova – ale budeme vás kontrolovat

Covidová a postcovidová doba přinesla mnohé změny. Jak se v řadě firem normalizovala práce z domova nebo hybridní model práce, začali i zaměstnavatelé více využívat tzv. „employee monitoring software“, tedy programy na sledování zaměstnanců a jejich produktivity.

Tyto nástroje samozřejmě existovaly dávno před příchodem koronaviru, ale právě hromadný přesun pracovníků do domovů způsobil jejich masivní rozšíření. Data o tom, jaká část tuzemských firem monitorovací nástroje využívá, chybí. Nicméně data ze zahraničí ukazují právě v covidové době výrazný nárůst „bosswaru“. Průzkum The Guardian z roku 2022 tak odhalil, že 60% amerických zaměstnanců pracujících na dálku má ve svých digitálních zařízeních nějaký software pro sledování práce. Důvod je jasný – zaměstnavatelé chtějí mít přehled o tom, jestli se jejich zaměstnanci zkrátka „neulejvají“.

Není ale tento přístup pouze jedním ze symptomů toxické produktivity, který je ve výsledku kontraproduktivní? Abychom si zodpověděli tuto otázku, nejdříve si musíme vysvětlit, jak „bossware“ funguje.

Jak „bossware“ funguje

Podobně jako v zahraničí se i v Česku můžeme setkat s celou řadou programů na sledování práce a produktivity. Mezi ty nejčastěji využívané patří například Teramind, Time Doctor, Veriato, ActivTrak nebo Hubstaff.

„Základní analýzu chování zaměstnanců je ale malá firma schopna udělat už například z centrální správy koncových zařízení či pomocí Microsoft MDM pro mobilní telefony. Dokonce i jako správce Microsoft Teams jste schopen získat základní statistiky o chování vašich zaměstnanců jako celku,“ říká kouč a mentor Štefan Janoušek.

Podle něj se monitorovací přístupy dělí do tří hlavních kategorií:

• Ty, které monitorují chování zaměstnanců pouze směrem k zajištění větší bezpečnosti firemních dat a uživatelů obecně. Sem patří třeba metody spadající do principu UEBA (user and entity behavior analytics), který se zaměřuje na odhalování korupce nebo podezřelého či rizikového chování.

• Tracking pracovního času zaměstnanců a množství času stráveného na jednotlivých projektech, čímž se zjednodušuje třeba vyúčtování, docházka, tvorba timesheetů a podobně. V tomto případě si zaměstnanci čas zapisují do systému sami, případně jim čas strávený na projektech hlídá systém automaticky.

• Kompletní monitoring chování zaměstnance. Sem spadá analýza využívání aplikací, hlídání navštívených webů, kontrola pohybů myši, záznam psaní na klávesnici či dokonce snímání obrazovky.

• Monitorovací programy tak mohou v některých případech sloužit k optimalizaci pracovních procesů, ale jindy i čistě k tomu, aby váš šéf hlídal, jestli v pracovní době neprojíždíte sociální sítě nebo jste místo práce z domova nešli na výlet.

Lze monitorovací systém „očůrat“?

S nástupem „hlídacích“ monitorovacích systémů začali kreativnější zaměstnanci samozřejmě hledat způsoby, jak se dohledu Velkého bratra vyhnout.

„Vybavuji si nespočet případů mých přátel, kteří jako zaměstnanci v korporaci na home office seděli u počítače a pouze hýbali a klikali myší, nebo vymýšleli zařízení, které to bude dělat za ně. Pamatuji si dokonce software, který aktivitu simuloval za účelem vyhnutí se detekci nečinnosti,“ říká Štefan Janoušek.

Kromě softwarových nástrojů simulujících pohyb myší (tzv. „auto clickerů“) a fyzických „udělátek“, která s myší reálně hýbou, existuje celá řada dalších triků, kterými lze některé monitorovací systémy ošálit. Virtuální webkamera může „oblafnout“ monitorování přes zabudovanou kameru. Automatizované skripty mohou fingovat nereálnou práci. K soukromým aktivitám stačí někdy využít externí monitory. A v případě pravidelného snímání obrazovky stačí zjistit, v jakém intervalu snímání probíhá, a v daných okamžicích se na chvíli přesunout k práci.

S těmito triky však samozřejmě počítají i vývojáři monitorovacích aplikací. Ty se tak stávají sofistikovanějšími a je stále složitější (nebo skoro až nemožné) je obejít.

„Tyto snahy o neustálé obcházení dokonale ukazují absurditu tohoto sledování,“ dodává Štefan Janoušek.

Co říká zákon

Obecně platí, že zaměstnavatel má právo kontrolovat, jestli zaměstnanec skutečně využívá svěřené pracovní prostředky pouze k práci.

„Pracovní prostředky (nejčastěji PC a mobilní telefon) totiž může zaměstnanec používat pouze k výkonu práce. Zaměstnavatel tak může dodržování tohoto pravidla přiměřeně kontrolovat. Pokud chce tedy firma sledovat, zda zaměstnanec na firemním PC pracuje, nebo sleduje online hokej, bez problémů může,“ vysvětluje Jakub Oliva, advokát a specialista na pracovní právo z advokátní kanceláře ARROWS ETL Global. Do přiměřené kontroly tak v tomto případě spadá třeba monitorování navštívených webů nebo používaných aplikací.

Co však nepatří do přiměřené kontroly, jsou ony zmiňované invazivnější monitorovací metody, jako je analýza klikání myší, psaní na klávesnici, odposlech hovorů nebo snímání obrazovky. Tyto praktiky patří již mezi sledování a podobně jako třeba kamery na pracovišti tak už spadají do odlišného režimu.

„U sledování zaměstnanců zákoník práce vyžaduje, aby pro toto sledování existoval závažný důvod. Zaměstnanec navíc musí být na možnost sledování upozorněn. Nemusí vědět, kdy přesně ho zaměstnavatel sleduje a kdy ho nesleduje, ale musí předem vědět, že tak postupovat firma vůbec může,“ vysvětluje Jakub Oliva. Podle něj by také mělo být v tomto upozornění jasně uvedeno, co přesně zaměstnavatel hodlá sledovat.

Do režimu sledování navíc spadá jakákoliv kontrola vaší aktivity na pracovních prostředcích, pokud máte dovoleno je využívat i k soukromým účelům. U takových prostředků musí mít zaměstnavatel k monitoringu závažný důvod, i kdyby chtěl jenom vědět, jaké jste navštívili webové stránky (a to i v pracovní době).

Jak vnímají monitoring samotní zaměstnanci?

Úzkostné hlídání zaměstnanců má své kladné i stinné stránky. Své o tom ví i Monika, kterou její zaměstnavatel důkladně monitoroval při práci z domova na pozici copywritera.

„Když jsem začala pracovní den, zalogovala jsem se a dala ,začít nový pracovní den‘. Když jsem pracovní den ukončila, musela jsem z ‚pracovního dne‘ odhlásit. Přiznávám, že jsem na to často zapomínala. Takže když jsem se druhý den chtěla přihlásit, systém mě upozornil, že jsem neuzavřela předchozí den,“ vypráví Monika.

Zároveň musela na minutu přesně zadávat, na čem kdy pracovala. Oficiálně si také měla počítání pracovního času zastavit, když šla na toaletu nebo si udělat kávu. Tento přístup jí ale nedával příliš smysl. „Člověk nevykonává práci jen tehdy, když zírá na obrazovku. Často mě spoustu věcí napadne právě v situaci, když si jdu pro pití.“

Požadavek na precizní vykazování práce tak Monice ve výsledku narušoval soustředění a efektivitu. Dostával ji do stresu a nejistoty, zvláště protože věděla, jak podrobně vedení vykázaný čas zkoumá a řeší.

„Celý systém byl spíše kontraproduktivní. Chápu, že je potřeba hlídat rentabilitu zakázek. Na druhé straně je třeba zohlednit i styl práce týmu a neaplikovat monitoring jako u pásové výroby na ty, kteří dělají třeba kreativní práci.“

S tím, že monitoring je do určité míry nutný, souhlasí i Petr, který v jedné pražské společnosti pracuje jako account manager. Jeho zkušenost ukazuje, že sledování a nahrávání aktivit zaměstnance může také dobře posloužit ke školení zaměstnanců.

„Systém poslouchá všechny naše hovory s klienty a měří, zda u nich došlo ke všem náležitostem správného hovoru – jako například GDPR nebo použité okruhy při zjišťování potřeb zákazníků. Systém měří každý hovor, co uděláme, a v podstatě i vyhodnocuje každý hovor. Monitorovaný jsem byl hlavně jakožto nováček, aby se vědělo, jestli vše dělám správně.“

I když je kontrola zaměstnanců nutná, má podle Petra i své negativní dopady.

„Je to kontraproduktivní v tom, že se musíme držet jistých postupů a nemáme takovou volnost s klienty řešit vše, co bychom potřebovali. Kvůli monitorování tak můžeme klientům znít příliš strojeně a nepřirozeně.“

Dilema: důvěra vs. nutnost kontroly

A co na to zaměstnavatelé? Názor, že monitoring zaměstnanců je v určitých situacích nutný, zastává Kateřina Kuzmová, která pracuje na pozici supervizora v call centru Adita.

„V call centru platí, že pomocí různých programů, statistik a analýz, ale i pomocí obyčejných tabulek, lze lehce poznat, jaký typ zaměstnance kdo je a jak s ním pracovat, jednat a jak jej rozvíjet,“ uvádí Kateřina Kuzmová. „Monitoring mi pomáhá určit, zda zaměstnanec opravdu pracuje v tu danou chvíli pro firmu, nebo se tak pouze tváří. Důležité je uvědomit si, že produktivita měří daného zaměstnance, ne jeho osobu – to bývá často zaměňováno.“

Jak ale uvádí kouč Štefan Janoušek, monitorovací systémy mohou ve výsledku v určitých situacích působit kontraproduktivně.

„Monitoring zaměstnanců bychom mohli rozhodně opodstatnit v oblastech, kde je důležitá bezpečnost nebo kde se pracuje s citlivými daty uživatelů. Ale třeba u pozic, které jsou kreativní, vyžadují flexibilitu a inovace, mi přijde toto použití naprosto nevhodné, neboť to, co od zaměstnanců očekáváme, je především experiment a inovace.“

Hlídání zaměstnanců a jejich mikromanagement skrz monitorovací nástroje pak Štefan Janoušek obecně považuje spíše za nešťastné.

„Vztah zaměstnance a zaměstnavatele by měl být primárně postaven na vzájemné důvěře. Nedokážu si představit, jak motivovat zaměstnance, který nastoupí a já mu první den v práci oznámím, že každý jeho krok je monitorován a jakoukoliv odchylku bude muset vysvětlit. To je akorát tak recept na neustálý stres z dohledu, nedůvěru a minimální loajálnost.“

Zlý velký bratr, nebo užitečný nástroj?

Jsou tedy technologie při budování týmu spíš dobrý sluha, nebo zlý pán?

„Technologie by měly sloužit k podpoře rovnováhy, a ne jako nástroj kontroly,“ domnívá se Štefan Janoušek. „Je zásadní najít rovnováhu mezi neustálou honbou za větší efektivitou a zdravým a důvěryhodným pracovním prostředím. Klíčem k použití těchto nástrojů je tak především otevřená komunikace a transparentnost zaměstnavatele a zaměstnance.“

Nejefektivnější jsou sledovací nástroje tedy tehdy, když jsou spíše krátkodobé a jejich význam je zaměstnancům dobře vysvětlen. Ne vždy ale firmy tento vhodný přístup volí.

Pokud vás monitorovací techniky vašeho zaměstnavatele iritují a jste přesvědčeni, že spíš ničí, než podporují vaši produktivitu, určitě je namístě si na toto téma promluvit s nadřízeným. Je určitě smysluplnější věnovat energii vysvětlování nadřízenému, proč vám monitorování přijde neefektivní, než hledání kliček a triků, jak systém obelstít.

To, jestli u něj budete mít se svým názorem úspěch, není samozřejmě jisté. Ale minimálně mu dáte podnět k zamyšlení nad tím, jestli by celkové produktivitě nakonec více nepomohlo nikoliv sledování, ale důvěra.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.