Afin d’accompagner la forte croissance de notre start up associative, nous recherchons un(e) office manager pour rejoindre notre joyeuse équipe de 1001mots. Accompagné(e) par notre directeur finance et ressources humaines, voici plus en détail les missions responsabilisantes qui vous seront confiées :

Gestion administrative & financière 

• Vous préparez les éléments comptables en collaboration avec le directeur financier et notre cabinet comptable : le traitement et l’archivage des factures et des courriers, le suivi des paiements, les arrêtés mensuels, les déclarations et les reportings ;

• Vous assurez les relations avec les fournisseurs : le traitement des devis, le suivi des factures, leur règlement et la coordination avec les équipes concernées ;

• Vous contribuez à l’amélioration des processus comptables de l’association en collaboration avec le directeur financier.

Gestion RH/Social 

• Vous assurez la gestion administrative et le suivi des recrutements ;

• Vous assurez l’intégration administrative, matérielle et qualitative des nouveaux arrivants ;

• Vous assurez le suivi des éléments variables de paie et de la gestion administrative du personnel en coordination avec les prestataires externes :  suivi des prestations sociales et des avantages collaborateurs.

Services généraux, vie d’équipe et gouvernance associative 

• Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la Ruche, notre hébergeur, vous assurez la logistique et l’intendance des locaux, y compris la communication des informations pratiques, la gestion des accès, l’accueil des visiteurs, la réservation de salles et la gestion des prestataires ;

• Vous supervisez les achats de fonctionnement de l’association, contrôlez les coûts, gérez les stocks de matériels et de fournitures ;

• Vous apportez votre soutien aux directrices et directeur d’équipes et au directeur général pour la conception, la planification, l’organisation et le suivi :

  • des conseils d’administration, bureaux et assemblées générales ;

  • des événements ponctuels et.ou ouverts à l’externe (par exemple, les soirées dédiées aux donateurs et aux amis de 1001mots).

• Vous prenez en charge l’organisation et la logistique des réunions et séminaires d’équipe, des moments conviviaux en équipe. 

1001mots est en pleine croissance, vous serez au centre de ce développement et activement impliqué(e) dans différents chantiers en cours et à venir comme : la digitalisation de processus RH et comptable, un potentiel déménagement fin 2025.

Une ou plusieurs premières expériences vous ont permis de développer des compétences solides pour vous épanouir dans votre poste d’office manager. Ainsi, au quotidien, vous savez faire preuve de :

• Solides qualités organisationnelles et en gestion des priorités ;

• Excellentes compétences relationnelles, d’écoute et du sens de la confidentialité ;

• Polyvalence et réactivité ;

• Force de proposition et capacité à trouver des solutions ;

• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de communication.

Vous vous épanouirez dans ce poste :

• Si vous souhaitez continuer à développer votre sens des responsabilités

• Si vous aimez faire preuve de précision et vous attacher aux détails

• Si vous aimez anticiper, proposer et créer de nouvelles pratiques / événements pour contribuer à développer la culture d’une entreprise

Informations complémentaires / avantages :

• Télétravail possible

• Participation à la mutuelle (50%)

• Participation aux frais de transport (50%)

• Tickets restaurant

• Un premier entretien de 30 min, en visio

• Un deuxième entretien pour revenir en détails sur vos expériences, dans nos locaux

• Une rencontre avec un ou plusieurs membres de notre équipe de direction