Dans le cadre d’un accroissement d’activité, le groupe Ace Education recrute un/une Office Manager en CDI pour son siège basé à Paris. Sous la direction du Directeur Administratif et Financier, vos missions seront :
Garantie de la sécurité des biens et des personnes dans l’entreprise.
Veiller à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable.
Assurer la veille technologique et réglementaire sur les installations et les bâtiments, élaborer les procédures et fiches de prescriptions techniques.
Planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance (outils informatiques, climatisation, photocopieurs…).
Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements (électriques, CVC [chauffage, ventilation, climatisation]…), contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens.
Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…).
Contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d’accès.
Optimisation de la gestion et de l’utilisation des infrastructures ainsi que des outils de travail adaptés aux collaborateurs.
Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, codes d’accès…).
Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ainsi que les différents événements au sein de l’entreprise.
Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur (mobilier, équipement informatique, automobiles…).
Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux, être responsable des travaux et de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, coursiers, accueil…).
Assurer la bonne adaptation et la bonne compréhension des équipements techniques auprès des utilisateurs et services de l’entreprise.
Optimisation des infrastructures de l’entreprise en fonction des contraintes budgétaires
Identifier les stratégies techniques et budgétaires.
Participer à l’élaboration du plan de maintenance des établissements.
Élaborer des tableaux de bord concernant l’activité de l’entreprise (suivi budgétaire et financier).
Optimiser les espaces, les déplacements et les moyens de l’établissement.
Assurer une veille technologique et réglementaire relative au secteur de l’entreprise.
Management de l’équipe moyens généraux
Allouer et organiser les ressources (humaines et opérationnelles) nécessaires en fonction des besoins des différents services.
Élaborer les procédures de fonctionnement du service.
Réaliser un reporting de ses activités
Gestion administrative et juridique
Assurer la vie administrative du contrat/le cycle de vie du contrat de la signature du bail à sa résiliation : rédiger les contrats, rédiger les avenants de renouvellement, de changement de dénomination sociale, des baux et préparation des annexes.
Suivre et mettre à jour les bases de données des équipements individuels et collectifs ainsi que pour les contrats de maintenance
Traiter les renouvellements amiables des baux
Assurer l’application et le respect des clauses du bail et la gestion des sinistres.
Préparer les dossiers de précontentieux.
Gestion d’une base de données pour les baux immobiliers
Suivi des contrats cadres existants
Recherche de prestataires et mise en place de nouveaux contrats cadres
Suivi des tableaux de bord concernant l’activité immobilière de l’entreprise
Participer à l’élargissement du parc immobilier en lien avec les directeurs de région
Mise en relation avec les bailleurs, notaires, avocats, architectes et entreprises dans le cadre du suivi des nouveaux locaux
Centralisation de l’information
Liste non exhaustive.
Qualités / personnalité
Excellent relationnel
Aisance verbale
Savoir superviser et suivre un projet
Être capable d’effectuer une recherche de prestataire et de négocier les tarifs
Être capable de gérer et d’optimiser son temps de travail.
Faire preuve de rigueur
Profil, Compétences, Expérience
Formation de niveau Bac +5
Master en gestion ou dans le domaine des achats
Diplôme d’école de commerce avec une spécialisation en gestion ou dans le domaine des achats
Diplôme d’école d’ingénieurs avec une spécialisation dans le domaine technique ou dans le domaine des achats
Vous disposez idéalement d’au moins 4 ans d’expérience en gestion immobilière
Vous êtes rigoureux, autonome et dynamique
Vous vous appropriez vos missions en faisant preuve d’autonomie et de prise d’initiative
Vous maitrisez les outils du Pack Office
Période
💼 CDI, statut cadre
🌞 6 semaines de CP + RTT
🍣 Carte titres-resto | SWILE
🦷 Mutuelle prise en charge à 50%
🚍 Transports pris en charge à 50%
💶 Rémunération comprise dans une fourchette entre 40 000 et 45 000€ annuel brut
Entretien téléphonique (Chargée de recrutement Group)
Entretien Visio et physique (DAF, DRH, Secrétaire Générale)
Ces entreprises recrutent aussi au poste de “Généraliste RH”.