Au sein du réseau de distribution Allianz Expertise et Conseil, l’Assistant(e) Commercial(e) contribue au bon fonctionnement de la structure commerciale en participant à la gestion des ressources de la structure, à son organisation et à sa gestion.
Il/Elle assiste le Délégué Régional et accompagne les collaborateurs de la structure dans le cadre des procédures internes, des outils, des moyens mis à disposition.

Finalités :

Dans le cadre des processus de gestion et des directives définis, le respect des délais et des priorités, les missions principales de l’Assistant(e) Commercial(e) Allianz Expertise et Conseil sont :

• Travailler en étroite collaboration avec le Délégué Régional dans le cadre strict des lettres de missions et délégations de pouvoirs accordées.
• Contribuer aux relations commerciales en garantissant la qualité de l’accueil, et la transmission des informations au bon interlocuteur.
• Suivre les résultats de l’activité commerciale de la structure et de certains budgets via les outils mis à disposition (tableaux de bord, grille…).
• Contribuer à l’organisation de la communication au sein de la structure et avec les différents correspondants externes et internes (Directions, services, collaborateurs, fournisseurs et partenaires,etc. …)
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers des collaborateurs, sur l’ensemble des processus identifiés en relation étroite collaboration avec le Délégué Régional et le RRH,
• Traiter les actes de gestion et/ou participer aux études dans son domaine de compétences ,
• Assurer les tâches administratives liées aux missions du Délégué Régional.

L’exercice de ces missions doit revêtir au quotidien, un caractère de confidentialité.

Le poste d’Assistant(e) Commercial(e) :
de classe 4 est positionné sur la fonction “Attaché(e) administratif/technique”.

Contexte :

Dans un contexte d’évolution et d’adaptation constante, de nos pratiques et de nos structures, l’enjeu de ce poste repose sur la nécessité de connaître et de maîtriser les processus de gestion et directives dans le cadre strict deslettres de missions et délégations de pouvoirs accordées, afin de répondre aux besoins et aux attentes de l’ensemblede nos clients.

Missions :

Assurer le secrétariat :

• Assurer le secrétariat (ouverture et affranchissement du courrier …) et la permanence téléphonique : renseigner, orienter, transmettre les messages.
• Recueillir, traiter, distribuer l’information (courrier, messagerie, consignes orales).
• Gérer les dossiers confiés directement par le Délégué Régional.
• Planifier et assurer la gestion du temps : organisation de réunion, agenda, planification de rendez-vous, gestion des déplacements professionnels du Délégué Régional
• Faire le compte rendu des réunions et/ou d’entretiens.
• Mettre en page des informations sur des supports appropriés, dans le respect des normes d’identité visuelle et rédiger les courriers habituels à partir des consignes.
• Procéder au classement selon les normes.
• Vérifier les frais, suivre les factures, et commandes de fourniture.

Assurer la gestion et le suivi des dossiers traités

Gérer administrativement les collaborateurs de la structure commerciale

• Participer en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs (Responsable des Ressources Humaines (RRH),Service Conseil et Administration du Personnel - SCAPC - …) à la bonne gestion administrative des dossiers des collaborateurs de la structure sur l’ensemble des processus identifiés : recueil et vérification des documents nécessaires, remise des divers documents contractuels, saisie des informations dans les outils dédiés, (passeport,e-RH…).
• Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs avec le manager, en contribuant ainsi à leur bonne intégration.
• Etre l’interlocuteur/trice privilégié(e) des collaborateurs de la structure : information, et orientation vers les interlocuteurs compétents quel que soit le sujet.
• Gérer et suivre les habilitations et la remise des équipements informatiques avec les interlocuteurs compétents.
• Tenir à jour les registres obligatoires et satisfaire aux obligations diverses (affichage, etc ).
• Traiter les actes de gestion et/ou participer aux études dans son domaine de compétences.

Gérer l’ensemble des moyens généraux et outils nécessaires au fonctionnement de la structure dans le cadre des processus de gestion et des directives définis

• Participer à la gestion des moyens, dans le respect des règles définies par la politique commerciale, avec le souci permanent de la rentabilité.
• Assurer le suivi administratif des budgets délégués par le contrôle des dépenses et de la conformité des écritures comptables.
• Veiller au respect des instructions définies en matière d’hygiène et de sécurité, dans le cadre des délégations depouvoirs.
• Etablir, développer et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et prestataires de services internes et/ou externes.
• Elaborer, mettre en page, illustrer les différents documents d’animation.

Sur l’ensemble de ses missions, l’Assistant(e) Commercial(e) doit rendre compte à sa hiérarchie de son activité etdes résultats, et remonter les informations importantes.
L’ensemble de ces missions doivent être réalisées dans le respect nécessaire du règlement intérieur, des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles dans le cadre de l’activité professionnelle, ainsi que des directives et politiques internes.
Certaines de ces missions pourront être effectuées en collaboration avec l’Assistant(e) Commercial(e) du Directeur Commercial Régional.

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