Sous la responsabilité du Guest Relations Manager et au sein d’une équipe de 3 personnes rattachées à la direction de la collecte de fonds, le/la Coordinateur/rice Guest Relations a pour mission principale de garantir une prise en charge d’excellence à la patientèle VIP de l’Hôpital Américain de Paris et de s’assurer de sa pleine satisfaction. La patientèle VIP est constituée de grands donateurs de l’établissement, ainsi que de personnalités issus des mondes économique, politique, sportif ou culturel.

Le/la Coordinateur/rice Guest Relations est leur interlocuteur privilégié au sein de l’établissement et facilite leur prise en charge administrative en amont, pendant et après leur séjour, quel que soit leur parcours (hospitalisation conventionnelle ou ambulatoire, consultation, urgences, etc).  Il/elle réalise également la prise en charge des patients dans le cadre de Bilans Personnalisés et s’assure de leur pleine satisfaction.

Dans la prise en charge de la patientèle VIP, le/la Coordinateur/rice Guest Relations sera amené(e) à :

• Faciliter la prise de rendez-vous (consultations, plateaux techniques etc) et accueillir et accompagner le/la patient(e) lors de sa visite ; 

• En cas d’hospitalisation conventionnelle ou ambulatoire programmée, préparer la venue du patient et faciliter les démarches administratives, notamment en pré-admission et aux admissions ;

• Rendre visite au patient hospitalisé et s’assurer du bon déroulement de son séjour ;

• Alimenter le Cardex en fonction des préférences du patient (type de chambre, restriction alimentaire, presse)

• Accompagner la patientèle dans les démarches de facturation (explications, transmission de facture, etc);

• Aller à la rencontre du patient lors de son passage à la PMC et faciliter, tant que possible, sa prise en charge ; 

• Prendre de ses nouvelles après une hospitalisation ;

• Encourager les patients non donateurs à devenir Membres Donateurs de l’hôpital ;

• Assurer une parfaite coordination avec l’ensemble des équipes administratives et médicales ;

• Mettre à jour la base de données VIP ;

• Effectuer des reportings réguliers à son responsable hiérarchique.

Pour les bilans personnalisés, le Coordinateur/rice Guest relations sera amené(e) à :

• Gérer les demandes de bilans personnalisés effectuées par les médecins de l’AHP ou de l’extérieur.

• Programmer l’ensemble des rendez-vous de consultation et/ou PMT.

• Etablir une estimation de frais et un planning de la prise en charge personnalisée.

• Coordonner sur le terrain les rendez-vous des patients tout au long de leur bilan.

• Gérer la facturation et l’encaissement des bilans effectués.

• Préparer l’ensemble des documents (dossiers médico-administratifs) pour les patients : centralisation de l’ensemble des examens et comptes rendus.

• Anglais courant

Formation requise :

• Secrétariat médical confirmé : BAC SMS ou équivalent

Horaires de travail et aménagement du temps de travail :

35h hebdomadaire : 10h - 18h (1h de pause)

Expérience souhaitée :

3 ans minimum d’expérience dans la prise en charge de patients nationaux et internationaux

Procédures et réglementation à respecter :

• Règlement intérieur

• Procédures et Protocoles institutionnels

• Standards JC et HAS

Connaissances des outils informatiques métier :

• GMAHP

• Web100t

• Xplore

Savoir-être – Compétences :

• Rigueur et organisation

• Présentation irréprochable

• Sens du relationnel – Empathie

• Disponible

• Discrétion, respect absolu de la confidentialité

• Patience

• Connaissance de l’environnement

• Sens de l’initiative

• Perfectionniste

• Adaptabilité, savoir être réactif(ve)