CONTEXTE

Le Responsable du portefeuille immobilier mondial est un poste au sein du département Global Building and Facility Management. Ce rôle fait partie de l'équipe GO Facilities.

Sa mission est de soutenir l'efficacité financière et opérationnelle du portefeuille de bâtiments. Cela inclut 28 sites répartis dans 13 pays, avec quatre sites gérés directement par des responsables de facilities en France, au Portugal, au Maroc et en Malaisie. Dans d'autres pays, les bureaux sont loués à d'autres entités AXA dans les pays respectifs. Ce rôle est censé contribuer directement à l'optimisation des coûts opérationnels et garantir l'alignement avec les normes mondiales.

VOTRE RÔLE

En tant que Responsable du portefeuille immobilier mondial, vous coordonnerez les activités liées au portefeuille de bâtiments à l'échelle mondiale. Votre rôle comprend le soutien aux processus financiers, l'assistance à l'administration des contrats et l'assurance d'un reporting précis des données financières et non financières. Vous collaborerez avec les responsables de facilities sur les sites gérés directement et travaillerez en étroite collaboration avec les entités d'accueil AXA dans d'autres pays pour garantir des opérations de facilities efficaces et alignées. Vous serez également responsable d'identifier et de communiquer les opportunités d'économies de coûts et d'améliorations des processus.

VOS RESPONSABILITÉS

1. Suivi et coordination budgétaire (30M par an)

   • Assister à la préparation et à la prévision des budgets annuels pour le département.
   • Soutenir le suivi des dépenses pour garantir le respect du budget, en se concentrant sur l'identification des domaines où les coûts peuvent être réduits ou les gains d'efficacité opérationnelle réalisés.
   • Préparer et fournir des rapports financiers réguliers et ad hoc pour la direction et les équipes financières.
   • Travailler avec le département des finances pour garantir que les processus budgétaires sont conformes aux normes de reporting de l'entreprise.

2. Coordination opérationnelle avec les pays hôtes

   • Servir de point de contact AXA GO pour les entités d'accueil AXA, en liaison avec les représentants locaux d'AXA GO (Directeur général, HRBP) pour garantir que les décisions sont alignées avec les perspectives locales.
   • Suivre les dates de renouvellement sur les sites hôtes pour que des décisions puissent être prises sur la voie d'action appropriée, en partenariat avec le Responsable des Facilities mondial.
   • Assister à la surveillance de la performance des SLA conformément aux politiques et normes mondiales du Groupe AXA, des Achats et de la Sécurité. Signaler proactivement les problèmes lorsque les SLA sont en risque et suggérer des actions correctives.
   • Réaliser des tâches administratives pour les sites hôtes, y compris la soumission de bons de commande, la vérification des factures et les renouvellements de contrats.
   • Liaison avec les entités d'accueil AXA pour garantir des projections financières précises et complètes.
   • Contribuer à l'élaboration de cas d'affaires et proposer des améliorations de processus ou des solutions d'optimisation des espaces lors de la planification de futures transformations ou relocalisations de bureaux.

3. Communication et coordination avec les propriétaires, les fournisseurs et les responsables de facilities

   • Agir en tant que soutien opérationnel pour les tâches administratives globales liées à la gestion des bâtiments et des facilities.
   • Aider les responsables de facilities locaux à comprendre et à gérer les coûts opérationnels de leurs sites. Aider proactivement les gestionnaires à identifier et à mettre en œuvre des opportunités d'économies de coûts ou d'efficacité des processus.
   • Faciliter la communication entre les responsables de facilities locaux et les équipes transversales (Achats, Finances, Sécurité) pour garantir un alignement opérationnel.
   • Aider à organiser des sessions de formation ou des ateliers pour améliorer les pratiques de gestion des facilities pour les équipes en France, au Portugal, au Maroc et en Malaisie. Collaborer avec les responsables de facilities locaux pour garantir l'application cohérente des normes et politiques mondiales.

4. Suivi des données non financières

   • Soutenir le suivi et l'analyse des données d'occupation des bâtiments pour aider à optimiser l'utilisation de l'espace et l'efficacité opérationnelle sur tous les sites.
   • Aider à compiler et à rapporter les données environnementales liées aux opérations des facilities, en garantissant l'alignement avec les objectifs de durabilité de l'entreprise.
   • Promouvoir la mise en œuvre d'initiatives environnementales visant à réduire l'empreinte carbone de l'entreprise et rendre compte des progrès.

Nous célébrons l'expertise, la diversité culturelle et la créativité de plus de 8 000 employés de par le monde. Nous nous engageons à assurer l'égalité des chances en matière d'emploi (parité hommes-femmes, communauté LGBT +, personnes handicapées ou personnes d'origines diverses) et à promouvoir la diversité et l'inclusion en créant un environnement de travail où tous les employés sont traités avec dignité et respect, et où les différences individuelles sont valorisées.

Expérience

• Au moins 5 à 6 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence au sein de grandes organisations ou dans la gestion des installations, la finance ou des rôles opérationnels. Une expérience dans l'identification et la mise en œuvre d'améliorations opérationnelles ou de mesures d'économies de coûts est un plus.

• Éducation : Diplôme en gestion, finance, gestion des installations ou dans un domaine connexe.

• Connaissances : Une compréhension approfondie de l'immobilier ou de la gestion des installations est essentielle, avec une expérience en soutien opérationnel et en processus financiers.

Compétences

• Solides compétences en analyse financière et en coordination.

• Capacité à travailler efficacement avec de multiples parties prenantes à travers différents pays et régions. Capacité à résoudre des conflits et à gérer des priorités concurrentes entre différentes équipes.

• Excellentes compétences organisationnelles et administratives.

• Solides compétences en communication et capacité à collaborer entre les départements. Capacité à expliquer des informations financières et opérationnelles de manière claire et actionable.

• Maîtrise des outils de reporting financier et d'analyse de données.

• Langues : Maîtrise de l'anglais et du français ; d'autres langues sont un plus.

• Compétences techniques : Maîtrise d'Excel, PowerPoint et Word ; connaissance des logiciels de gestion des installations est un plus.