Au sein de CBRE PROPERTY MANAGEMENT, l'Assistant de Portefeuille Retail H/F sera rattaché à la Directrice de portefeuille commerce. La mission consistera à seconder les gestionnaires locatifs et techniques dans la gestion immobilière et administrative des immeubles qui leur sont confiés sur plusieurs portefeuilles de clients :




Suivi administratif :

• Compléter les trames des contrats et les plans de prévention,
• Aider au suivi des sinistres multirisque et dommage ouvrage, relance assurance,
• Produire les demandes d'autorisation travaux clients et tenir à jour le tableau de suivi des DAT, honoraires accessoires,
• Aider à l'organisation des calendriers de visites techniques, expertises, huissiers, états des lieux…
• Organiser la gestion des clefs des locaux vides et partie communes des sites,
• Réceptionner les taxes foncières, renseigner les tableaux de suivi, relance des impôts , classement dans réseau et GED client,
• Réaliser les correspondances, envoi duplicata factures, courrier relance CA, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d'entretiens, plans de préventions, décret tertiaire…
• Gérer les courriers entrants et sortants à travers le dossier « courrier » du réseau,
• Suivi des data rooms des sites en gestion : tenir à jour les dossiers sur le réseau informatique,
• Ajouter les budgets dans nos logiciels comptables,

Interlocuteur privilégié pour les fournisseurs et locataires :

• De fournir les réponses de premier niveau aux appels téléphoniques reçus, en fonction du niveau d'autonomie sur les questions posées,

Suivi des règlements fournisseurs :

• Faire référencer les fournisseurs selon les exigences CBRE,
• Produire les bons de commandes et suivre les étapes jusqu'à la parfaite facturation,
• Suivre le traitement des factures, intégration des factures d'huissiers, honoraires, syndic, taxe foncière et assurances, taxe bureaux dans nos logiciels comptables

Assistanat copropriétés et directions de centre (si applicable dans la répartition des portefeuilles) :

• Pour les sites où nous représentons notre client au sein d'une copropriété : préparer la trame des consignes de vote d'assemblée générale, envoi des documents aux clients et au syndic et mise à jour du tableau de suivi,
• Pour les sites où CBRE gère la copropriété : apporter une assistance administrative au gestionnaire copropriété
• Directions de centre : assistanat pour le suivi des factures et administratif

PROFIL RECHERCHE :

• Diplômé d'un Bac +2, vous avez un bon esprit d'équipe, vous êtes autonome et très réactif/ve.
• Vous justifiez d'une expérience en entreprise dans un poste similaire de 2 ans
• Vous souhaitez intégrer un groupe reconnu mondialement pour son professionnalisme, son éthique et ses méthodes.
• Vous avez une excellente connaissance des logiciels informatiques : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Rigoureux(se) & organisé(e), rejoignez nos équipes !

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