1) Missions fonctionnelles :

• Centralisation des contrats pour mise à la signature (vérification de la complétude des documents) et enregistrement,

• Réalisation des correspondances (envoi duplicata factures, courrier relance, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d’entretiens, plans de préventions, décret tertiaire, etc…)

• Assurer le secrétariat du département Property Management (gestion des appels, contacts avec les différents fournisseurs et parties prenantes, planning consolidé, etc…)

2) Missions opérationnelles :

• Assister les gestionnaires techniques dans le suivi administratif de leur portefeuille (planification des visites techniques, expertises, sinistres, etc…)

• Suivre les tableaux de bords dédiés (ICPE, DTA, DPE, PV, IRVE, etc)

• Transmettre ou collecter toutes les données liées aux documents techniques lors des audits d’acquisition ou de cession

• Collecter et organiser les contrats et attestation de maintenance des monolocataires

• Procéder au classement des informations clés, et à l’archivage/numérisation des dossiers et contrats

• Classement et organisation de l’archivage – Respect utilisation de la GED

• Souscription, suivi et clôture des contrats d’énergies

• Suivre les Dossiers Administratifs des Fournisseurs (DAF)

• Préparation du calendrier annuel de rencontre des fournisseurs les plus importants sous forme de comité de pilotage

• Veiller la mise à jour des pièces contractuelles type

De formation de niveau Bac+2/3 minimum en immobilier / bâtiment (éventuellement complétée par une formation dans le domaine de la gestion technique immobilière)  

Bon niveau informatique (pack Office) et pratique de logiciels de gestion type PREMIANCE ou équivalent

Des qualités personnelles importantes :  

• Esprit d’initiative, bon(ne) communicant(e) , autonomie et implication  

• Rigueur, méthode, organisé(e) et adaptabilité  

• Esprit d’équipe et réactivité

Entretien opérationnel et entretien RH

Signataire de la charte de la diversité, l’entreprise s’engage pour la lutte contre les discriminations. 

En tant qu’employeur de l’égalité des chances et de l’ouverture sociale, nous favorisons la diversité des profils et étudions les candidatures selon des critères objectifs. 

Nous invitons les candidat(e)s à nous adresser des CV sur lesquels ne figurent que les informations permettant d’apprécier leurs aptitudes professionnelles et leur capacité à occuper l’emploi proposé.