En tant qu'Assistant Administratif au sein du Service Ventes, sous la responsabilité du Responsable Service Ventes, vous aurez pour missions principales :

Missions principales :

Collecte et traitement des informations pour le montage des ventes

• Récolter auprès des agences ou via les outils internes les éléments nécessaires au montage des ventes en lot ou en bloc : titres de propriété, conventions, travaux, éléments de gestion locative, etc.
• Assurer le suivi des check-lists pour garantir l’exhaustivité des documents constitutifs des fonds de dossier.
• Mettre à jour les bases de données et les récapitulatifs des ventes (suivi des instances, tableaux de bord, etc.).

Suivi administratif des ventes

• Gérer l’envoi et le suivi des courriers internes et externes : Préfecture, Mairie, Notaires, Fiches navettes, PSV, etc.
• Saisir et mettre à jour les fiches POT Vente après validation en instances.
• Rédiger les bons de commande et effectuer les demandes de budget via les outils dédiés.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de vente depuis la commission d’attribution jusqu’à la signature de l’acte authentique.

Suivi des logements vacants en vente

• Suivre les fiches travaux des logements vacants en lien avec les agences et les équipes commerciales.
• Assurer la coordination des interventions et veiller au respect des budgets alloués aux travaux.
• Mobiliser les équipes pour garantir la réalisation des travaux dans les délais.
• Mettre à jour les états des logements vacants et leur statut dans le processus de vente.

Gestion documentaire et calculs techniques

• Archiver, classer et organiser l’ensemble des documents collectés dans le cadre des ventes.
• Calculer les proratas de taxe foncière à intégrer à l’acte authentique, en lien avec les services internes et les notaires.

Compétences requises :

Savoirs et savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…) et des systèmes d’information internes.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse (notes, courriers, comptes rendus).
• Connaissances de base en gestion locative et processus de vente immobilière.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec rigueur et organisation.

Savoir-être :

• Sens de l’observation, capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés (agences, notaires, collectivités, équipes internes).
• Esprit d’initiative et autonomie dans la recherche et le traitement de l’information.
• Discrétion, fiabilité, esprit d’équipe.

Formation / Expérience :

Niveau Bac minimum, idéalement complété par une formation de niveau Bac +2.
Exemples de formations pertinentes :

• Bac techno STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion)
• BTS Gestion de la PME-PMI
• BTS Assistante de Direction

Une première expérience dans un environnement administratif lié à l'immobilier ou à la gestion locative serait un plus.