Vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et opérationnel de l'équipe technique de l'agence d'Aix en Provence et serez en lien avec les différentes équipes techniques, les fournisseurs, et parfois les clients.

Vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et opérationnel de l'équipe technique de l'agence d'Aix en Provence et serez en lien avec les différentes équipes techniques, les fournisseurs, et parfois les clients.

Vos principales taches consisteront à:

Assurer l'assistance administrative du service technique

- Gérer les dossiers CEE de la création à la clôture en lien avec un référent externe

- Suivre les diagnostics techniques : interprétation et diffusion auprès des interlocuteurs concernés

- Assurer le Secrétariat de l'activité : courriers, notes, affichages, comptes rendus, convocations, tableaux de bord, classement et archivage

- Prendre en charge la préparation matérielle et administrative des réunions

- Participer au montage des dossiers de consultation, d'appels d'offres et des dossiers marchés

- Assurer l'interface avec les autres services pour la diffusion des documents et informations relatifs à l'activité technique

- Assurer la gestion des fiches internes de mise en place budgétaire et des lignes de Planification Pluriannuelle des Travaux, la création des fournisseurs ainsi que le passage des commandes dans notre outil IKOS et la création des lignes programmes

- Assurer les mises à jour et la création des profils fournisseurs dans E-attestations

- Passer les commandes et les notifications marchés

- Suivre les réalisations (marchés / DO / sinistres / commandes …)

Assurer l'assistance opérationnelle du service technique

- Procéder aux relances et suivre les entreprises aux marché à bon de commandes

- Assurer le suivi administratif des dommages ouvrage, des demandes et le suivi des assurances chantier
- Veiller à la mise à jour des diagnostics

- Vérifier les dossiers d'agréments des sous-traitants et les faire compléter si nécessaire

- Apporter un appui administratif au suivi des GE/IMMO : établissement des courriers, ordres de service, PV de réception, comptes rendus de réunions de chantier

- Représenter l'agence dans le cadre d'expertise sinistre

- Assister le responsable technique dans la planification, le suivi des projets, le suivi des garanties bon fonctionnement et décennales

- Assurer le suivi et la mise à jour des outils

- Renseigner et exploiter les tableaux de bord en recherchant l'information auprès des opérationnels (agences)

- etc...

De formation Bac+2/3 dans les métiers de la construction avec une expérience avérée de 2 à 5 ans idéalement au sein d'un bailleur.

Ce poste à dominante administrative requiert une capacité d'analyse des pièces marchés ainsi qu'une expérience du montage de dossiers d'Appels d'Offre.

La maîtrise du vocabulaire technique du bâtiment est impérative ainsi que celle des environnements bureautiques (pack office, xls, pwp)

Autres compétences attendues:
- Organisation et rigueur
- Bonne capacité rédactionnelle
- Gestion des priorités et sens de l'urgence
- Bon relationnel
- Capacité à travailler en équipe