Directement rattachée au directeur des Risques Groupes et travaillant en binôme avec une autre assistante, l’assistant(e) de la Direction des Risques Groupes a comme activités principales, pour l’ensemble des responsables de la direction :

Accueil

Assurer l’accueil physique.Traiter, selon les consignes, le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Planification

Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et évènements (instances, séminaires…)Gérer les priorités, les urgences et imprévus, anticiper les besoins et/ou problèmes, mettre en œuvre les modalités d'actions et solutions adaptées.Gérer et centraliser le planning des réunions stratégiques en lien avec les autres assistantes.Gérer l’agenda des responsables en coordination avec les autres directions/services.

Aide au pilotage

Contribuer à la gestion des moyens humains, financiers et matériels de l’entité en lien avec le Manager et les services concernés.Suivre la réalisation des travaux délégués à d'autres structures ou d'autres personnes de l'équipe.Traiter les demandes des interlocuteurs en prenant en charge les relais nécessaires.Assurer la bonne réalisation des dossiers destinés aux instances de Direction.Collecter et traiter les données recueillies dans le cadre d’un suivi d’activité.Participer à la gestion du budget de l’entité (engagements budgétaire, suivi des honoraires et gestion des prestataires)

Vie d’équipe

Contribuer à un environnement favorable au travail de l’équipe et/ou de son manager.

Traitement et diffusion d’informations

Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’entité.Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.Respecter la confidentialité des informations.Rédiger des courriers, notes, documents pouvant avoir un caractère confidentiel.Assurer l’interface entre le(s) responsable(s) et leurs interlocuteurs (équipe, entreprise et externes).Garantir la cohérence, la pertinence et la fiabilité des informations traitées et transmises.

Compétences comportementales

Rigoureuse, organisée vous faites preuve d’autonomie et de prise d'initiative

Communication

Fonctionnement transverse

Orientation client final

Raison d'être et éthique

Expérience avérée en assistanat de direction

Anglais, lu, parlé et écrit