Assistante de direction CDI H/F

Poste basé à Orsay, à deux minutes à pied de la station Orsay-Ville (RER B)

CDI ASAP URGENT

Prêt pour l’aventure COMEARTH ?

Votre mission

Rattaché(e) à notre Président Directeur Général, vous occupez une position stratégique au sein de l’entreprise. Vous l’assistez dans la gestion administrative, financière, commerciale et marketing de Comearth et assurez la coordination des services internes afin de garantir une bonne fluidité de l’information et un fonctionnement optimum.

Vos missions s’inscrivent autour des axes suivants :

Accueil et Gestion Administrative

• Tenir l’agenda du PDG : réunions internes, rendez-vous externes, réservations, déplacements, suivi des contacts,

• Accueillir physiquement les clients, prospects et partenaires,

• Prendre en charge le standard téléphonique, ainsi que le courrier : ouverture, tri, rédaction, envoi et archivage…

• Gérer le parc automobile : assurance, cartes essence, maintenance… (en lien avec le DSI)

• Organiser les évènements entreprise : séminaires, salons, cocktails/ déjeuners clients….

• Réaliser et suivi les achats des Services Généraux,

• Tenir les plannings des salles de réunion, organisation des réunions (CODIR + Copil),

• Rédiger notes de synthèse et comptes rendu de réunions commerciales et/ou opérationnelles, comités de direction …

• Veiller à la conformité des contrats clients et fournisseurs et à la bonne tenue des dossiers.

Gestion Financière

• Transmettre les éléments comptables auprès du cabinet d’expert-comptable,

• En relation avec nos banques,

• Suivre les comptes bancaires : pointage et rapprochement des écritures,

• Gérer les notes de frais : réception, contrôle, validation, règlement,

• Etablir les factures clients, envois, relances et recouvrement des factures,

• Contrôler et suivre les factures et les échéanciers fournisseurs, règlements et classement.

• Coordonner avec le DGO le suivi budgétaire

• Rigoureux (se), organisé (e), autonome, vous savez faire preuve de polyvalence et de réactivité. Vous avez naturellement le sens du service.

• Doté (e) d’un très bon relationnel, vous savez travailler en équipe et avez le sens des priorités.

• Vous faites preuve de discrétion et travaillez en toute confidentialité.

• De formation minimale Bac+2 ou Bac+3.

• Vous justifiez d’une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions d’assistanat de direction idéalement d’un PDG de PME.

• Compétences comptables

• Appétence pour les chiffres

• Excellentes capacités rédactionnelles.

• Très bonne maitrise des outils informatiques : Word, PP, Excel, Salesforce

Chaque parcours, chaque compétence et chaque personnalité nous intéressent. Chez COMEARTH*, nous souhaitons constituer des équipes riches de leur diversité.*

Nos postes sont tous ouverts aux personnes en situation de handicap.

Le Process de recrutement : L’équipe du recrutement se fera un plaisir de vous contacter pour un entretien à distance suivi d’un entretien en présentiel dans nos locaux d’Orsay (rencontre, tests, présentation à notre DRH, puis notre PDG) pour finaliser le recrutement et commencer l’aventure ensemble !

Bienvenue dans l’aventure Comearth !