Missions :

L’assistant de direction (H/F) assure les fonctions administratives et soutien au sein du département Etalab et en particulier de la cheffe du département.

Activités principales :

1) Assurer l’ensemble du secrétariat du département :

- accueil téléphonique et physique des visiteurs, gestion des agendas, organisation et préparation des rendez-vous et des réunions : invitations, réservation des salles, préparation des dossiers

- conception, rédaction, mise en forme et envoi de divers documents, courriers, notes, etc.

- préparation, pré-rédaction et suivi des documents administratifs, suivi des sollicitations et des réponses à produire, relance des membres de l’équipe suivant les échéances

- gestion des déplacements et organisation des voyages des membres de l’équipe : réservations, ordres de mission, états de frais, suivi des remboursements

2) Appuyer la cheffe du département et les chefs de pôle et de projet du département :

- pilotage des activités en matière d’animation interne, de préparation des réunions et des réunions d’équipes, de tenue du planning, du reporting d’activité, d’outils de gestions de projet, d’accompagnement

L’assistant-e de direction peut intervenir occasionnellement pour d’autres départements de la DINUM si la situation l’exige.

Bonne connaissance des administrations et des problématiques de transformation de l’action publique. Une connaissance des sciences des données et de l’intelligence artificielle et une maîtrise de l’anglais sont un plus.

Savoir-faire :

- Capacité à synthétiser et à communiquer l’information

- Organisation et hiérarchisation du travail

- Capacité à travailler de façon transversale, sur des sujets diversifiés et en polyvalence

- Maitriser la planification de tâches, de jalons

- Force de proposition et d’anticipation

- Gestion de planning et de priorités

Savoir être :

- Goût du travail en équipe pluridisciplinaire

- Sens du contact

- Sens de l’organisation, notamment dans la gestion du planning et des priorités

- Rigueur dans le respect des délais et de la qualité des productions

- Capacité d’initiative, réactivité

- Excellent relationnel et capacités d’écoute