Le COO « veille au bon déroulement des opérations ». Il apporte son expertise, prend des décisions, facilite les process pour que les missions de chaque collaborateur se déroulent le mieux possible.

Le COO doit veiller au bon déroulement des opérations, c’est-à-dire trouver les bons outils pour que les équipes soient les plus efficaces dans leur travail quotidien et monitorer tous les aspects financiers sous la supervision et avec l’aide du fondateur.

Le rôle et les missions d’un COO / Chief Operation Officer sont multiples et variés. En tant que bras droit du PDG, le COO est responsable de gérer l’ensemble des opérations d’une organisation. Il doit assurer le bon fonctionnement des activités opérationnelles et veiller à ce que l’ensemble des objectifs stratégiques soient atteints. On peut résumer ses principales fonctions et responsabilités en une liste :

- Développer des stratégies opérationnelles afin de favoriser l’efficacité et l’optimisation des fonctions de l’organisation.

- Élaborer des plans à court et à long terme pour veiller à ce que les activités soient menées avec efficacité et rentabilité.

- Gérer les processus opérationnels de l’organisation, y compris suivre la gestion des budgets, des recouvrements et l’amélioration des processus.

- Interagir avec les autres membres de l’équipe pour s’assurer que les activités sont alignées sur les objectifs stratégiques.

- Élaborer des politiques et procédures pour s’assurer que toutes les activités sont effectuées de manière efficace et en conformité avec les règles et réglementations.

- Analyser les données et les performances pour s’assurer que les activités sont optimisées et ajuster les processus si nécessaire.

- Identifier et évaluer les risques opérationnels et mettre en place des plans de prévention et de réponse en cas de problèmes.

- Prendre des décisions en matière de gestion et développer des systèmes de suivi et de contrôle.

- Transmettre les informations et les rapports nécessaires à la haute direction.

Le COO est un poste de direction clé, qui requiert une personne ayant une grande connaissance des processus opérationnels, une forte aptitude à travailler et un goût pour l’opérationnel et le contact client et équipes.

Votre mission chez COOLOC :

- Administratif et contrôle de gestion :

- processer la gestion des impayés et suivre les recouvrements au quotidien en contactant les clients et en mettant tous les outils possibles de médiation en place

- gérer le reporting des impayés et le lien avec les assureurs lors de la sinistralité ; suivre les KPI’s de sinistralité et viser à les améliorer en permanence

- gestion de la comptabilité client pour les clients bailleurs et locataires et aide à la mise en place d’un outil interne (avec le CTO) pour le suivi de la comptabilité client ; suivre clairement les flux financiers pour recouvrir si nécessaire les écarts/erreurs

- gestion de la facture externe au flow client (ponctuelle et qui devra plus tard être réintégrée) et réconciliation avec la comptabilité générale (contrôle de gestion)

- Assurance et banque :

- aide à la mise en place des nouveaux produits d’assurance (MRH, PNO et paiement fractionné/prêt à la conso) et de leur suivi,

- Imaginer, processer les flux clients avec le CEO

- Processer les flux reporting assureur

- Accompagner la mise en place de nouveau process :

- Accompagner la mise en place du nouveau flow mandataire : facturation, outils (mise en place de l’outil d’état des lieux et de l’outil de réparation)

- Imaginer, processer les flux clients avec le CEO

- Processer les flux reporting COOLOC et mandataires

- Legal : suivi de la gestion des contrats (mise à jour de nos mandats, de nos baux, de nos CGU/CGV, contrats de prestation de service, etc.) en fonction du développement des nouvelles offres commerciales,

- Financier : accompagner le CEO dans sa recherche du bon outil de suivi financier et comptable en temps réel pour COOLOC et suivre les KPI’s financiers de l’entreprise avec l’accompagnement du CEO.

- Contentieux : gestion des contentieux propriétaires ou locataires sur la partie gestion locative ou des contentieux impayés/dégradations, ou tout autre litige client par la mise en place d’envoie de mails que nous avons préformatés ; suivre les KPI’s de contentieux et leur résolution

Enfin, le COO a un rôle transversal puisqu’il communiquera avec toutes les équipes (sales, Customer Success, marketing, CTO/tech et surtout CEO) à travers la mise en place des process et de leur suivi.

- une personne motivée ayant une appétence pour le projet,

- une personne ayant le sens du résultat,

- connaissance des secteurs d’activité de nos clients et de l’entreprise (assurance,

immobilier, bancaire),

- avoir un excellent sens de l’organisation et une bonne rigueur,

- être à l’aise avec les chiffres,

- bon esprit d’analyse et de synthèse,

- avoir un très bon relationnel,

- connaissances comptables/financières et compréhension des problématiques

juridiques liées à la gestion locative et à l’assurance,

- la maîtrise de l’anglais est un plus

Vous rapporterez directement au CEO.