Le/La responsable du service des bourses travaille au sein de la DIRECTION DE LA VIE ETUDIANTE qui comprend trois services :

• Le service des bourses qui procède à l’instruction des Dossiers Sociaux Etudiants (DSE) et des aides accessoires (aides à la mobilité,…) et pilote les mises en paiement des aides.

• Le service logement qui organise et pilote les attributions de logements

• Le service culture et vie de campus en charge de la programmation culturelle, de la programmation des animations et du pilotage de l’utilisation de la CVEC (Contribution Vie Etudiante et de Campus)

Que va faire le/la responsable du service des bourses ?

• Il/Elle encadre et anime l’équipe des gestionnaires de bourse.

• Il/Elle est le référent auprès de la directrice de la vie étudiante.

• Il/Elle gère le service des bourses : instruction des dossiers de bourses d’enseignement supérieur (40 000 demandes pour l’académie, 28 000 boursiers).

Il intervient donc sur plusieurs domaines :

• Management :

Il/elle assure l’encadrement de l’équipe (1 agent de catégorie B et 10 agents de catégorie C) : animation de service, entretiens réguliers, fixation d’objectifs, suivi des besoins en formation, congés, absences.

Il/elle accompagne les équipes à la prise en main des outils et évolutions réglementaires et organisationnelles.

• Accueil/communication :

  Organise la participation du Crous à l’accueil physique mutualisé avec l’Université Grenoble Alpes au sein du bâtiment Muse et participe aux réflexions sur le déploiement d’autres dispositifs d’accueils physique mutualisés avec les partenaires de l’établissement.

  Pilote et organise le traitement des mails étudiants via la plateforme « mes services étudiants »

  Suit les remontées de la plateforme téléphonique (Clermont-Ferrand) et est le référent des interlocuteurs de la plateforme.

  En lien avec le service communication du Crous, optimiser la diffusion d’informations auprès des boursiers et futurs boursiers : site web, lien avec site ministériel, envoi de la documentation…

  Participe et coordonne la participation des agents du service aux différents salons (salon de l’étudiant, journées portes ouvertes).

  Prend en compte la démarche usager dans son ensemble pour faciliter les processus, l’accès à l’information, le parcours de l’usager.

• Gestion :

·        Organise et coordonne le travail des personnels (répartition des tâches & dossiers), organiser des réunions régulières afin de veiller à l’harmonisation du traitement des dossiers + arbitrage.

·        Assure le lien avec le Centre National des œuvres universitaires et scolaires.

·        Est le référent du Crous auprès des services scolarités des établissements d’enseignement supérieur, contrôler et mettre en œuvre les opérations liées à l’assiduité pour les semestres d’automne et de printemps (calendrier, modalités de reversement des mensualités).

·        Met en place et suit les contrôles internes,

·        Supervise les recours

• Finances :

·        Assure le suivi des crédits sur tous les types d’aides en lien avec le Rectorat, l’agent comptable du Crous et le Cnous.

·        Prépare le calendrier des liquidations et gérer les tours de paiements.

• Aides annuelles :

·       Prépare et suit les différentes commissions d’attribution des aides annuelles en lien avec le service social, la directrice de la vie étudiante et les deux gestionnaires.

• Logiciel :

·        Est référent et accompagne la mise en place du nouveau logiciel de traitement des bourse (Olafe) tant auprès de l’équipe du service des bourses que des partenaires.

Le/la responsable du service des bourses travaille en lien avec la responsable du service social et le service de la communication en interne, ainsi qu’avec les partenaires extérieurs à savoir le Centre national des œuvres universitaires et scolaires, le Rectorat de Région académique, le Rectorat de l’académie de Grenoble, les services de scolarité des établissements de l’enseignement supérieur ainsi que la direction départementale des finances publiques.

Il/elle est responsable du suivi et de la prévision des crédits, dont la gestion dépend de nombreux facteurs indépendants du service : la capacité de prise en charge des urgences (liquidation des bourses) est une compétence importante du poste.

Connaissances :

- Connaissance du monde de l’enseignement supérieur, expérience administrative avérée

- Connaissance de la circulaire des bourses

- Grande aisance et appétence pour les outils informatiques

- Qualités d’analyse, de synthèse, rédactionnelles

Compétences opérationnelles :

- Encadrer / animer une équipe et un réseau

- Conduire des projets transversaux

- Élaborer et alimenter des tableaux de bord

Savoir-être :

- Rigueur, sens de l’organisation, de l’anticipation

- Qualités rédactionnelles et goût pour le travail en équipe

- Force de proposition

Pour plus d’informations sur le poste :

Marine PICAT-FERLET - Directrice de la Vie Etudiante

marine.picat-ferlet@crous-grenoble.fr

04 76 18 79 10 ou 06 49 22 37 66