VOS MISSIONS

Le Chef de projet est le coordinateur principal du projet, le référent de l’esprit du projet et le représentant des équipes auprès des différents acteurs administratifs, prestataires, partenaires…

Il a pour responsabilité la garantie de bonne fin technique de l’opération et le respect des budgets, y compris de la marge brute de l’agence.

Le Chef de projet est la cheville ouvrière du projet :

• Gestion de projet : planification, suivi client, rédaction de dossiers de demande d’autorisations administratives, animation de comités d’organisation, recherche et coordination des prestataires.

• Production et organisation : montage/démontage, coordination générale, régie, animation d’équipe bénévoles.

• Conseil : audit organisationnel, benchmark, veille.

• Communication : définition du plan media (print, digital, réseaux sociaux et autres medias), en adéquation avec la cible et l’objectif de l’événement, et mise en œuvre des actions de communication pour garantir le succès de l’événement.

Le Chef de projet garantit le bon usage des outils et des process du Groupe :

• Gestion de projet : retro-planning, organigramme, fiche mission…

• Relation client : note de cadrage, retro-planning client, matrice RACI (si besoin est), reporting client mensuel, débriefing…

• Suivi budgétaire : tableau des refacturation, suivi des loc/ventes, suivi des freelances, mise à jour du budget prévisionnel…

• Base de données : mise à jour du CRM (clients, fournisseurs, collectivités…).

Il est le garant du bon déroulement de l’événement dans le respect de la législation et des règles de sécurité :

• Sécurisation des lieux de montage.

• Vérification des attestations réglementaires de l’ensemble des prestataires et intervenants.

• Suivi des attestations de bon montage et le cas échéant de l’accueil des bureaux de contrôle, des commissions de sécurité…

• Mise en place des outils de sécurisation.

• Réalisation et archivages de photos témoins.

Le Chef de projet participe à l’élaboration et à la vente de nouveau projet sur sollicitation des Directeurs :

• Participation au concept, la scénographie, les lieux…

• Rédaction de cahier des charges à destination des prestataires ou des partenaires.

• Analyse des offres et négociation.

• Réalisation de devis et construction de budget prévisionnel.

• Participation à la rédaction des réponses aux consultations et aux appels d’offres.

En fonction de la nature de l’événement et de la taille du projet, il peut y avoir plusieurs Chefs de projet, avec une répartition des rôles de chacun afin d’éviter tout doublon.

Un Chef de projet expérimenté peut être DP d’un projet et/ou d’un client.

Formation et expérience :

Formation initiale : BAC+2 minimum en gestion de projet ou communication.

Expérience professionnelle : 1 an minimum d’expérience

Compétences comportementales attendues :

• Doté(e) d’un excellent relationnel, vous êtes une personne sociable, à l’écoute et curieuse.

• Proactif(ve) et disponible, vous serez à l’aise pour vous intégrer dans une équipe en développement.

• Structuré(e) et organisé(e), vous savez planifier les étapes du projet en prenant en compte les délais impartis, les exigences du client, les budgets attribués et le cas échéant vous êtes force de proposition pour vous adapter aux imprévus.

• Rigoureux(se), vous avez le souci du détail.

• Animé(e) par une forte culture du résultat, vous vous placez systématiquement dans des logiques gagnantes afin de franchir tous les obstacles et atteindre vos objectifs.

Compétences techniques attendues :

• Bonnes compétences en communication orale et écrite (capacités rédactionnelles).

• Aisance avec les chiffres et esprit d’analyse (maîtrise d’Excel).

• Créativité, imagination et capacité à se projeter sur des cibles très différentes (BtoB et BtoC).

• Maîtrise du digital (web, réseaux sociaux, CRM…).

• Sens de l’initiative, dynamique et organisé(e).

• Le plus : connaissance des médias.

Entretien en visio et physique.