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Dans le cadre d’un remplacement et d’une réorganisation de l’équipe RH, Ecov recrute un·e nouveau·velle Assistant·e ressources humaines et services généraux pour compléter son équipe composée actuellement de 2 personnes.

Ce rôle d’Assistant·e a pour objet d’assurer la gestion administrative du personnel et les services généraux de l’entreprise. C’est un poste très opérationnel, entièrement au service des autres (managers, salariés, collectif de travail).

Rattaché·e au Directeur des ressources humaines, vous faîtes partie de la Direction générale - au sens large - et l’incarnez au quotidien.

Missions

Le poste est composé de 2 grands axes :

1/ La gestion administrative du personnel

• Appliquer, être garant·e et responsable des process d’onboarding et d’offboarding, de A à Z (dossier, contrat, alternances, création et suppression des comptes, visite médicale, etc.)

• Rédiger les attestations, avenants et autres documents

• Gérer opérationnellement les process de signature électronique des documents, notamment des soldes de tout compte

• Mettre à jour en temps réel de nombreux tableaux de bord, ainsi que  les dossiers administratifs de chaque salarié

• Traiter les demandes quotidiennes d’adp et de paie, relais auprès du cabinet paie

• Réaliser la prépa paie : récolte, traitement et préparation des éléments variables de paie pour le cabinet paie

• Recharger les cartes titres restaurant

• Organiser et suivre les visites médicales, gérer la relation et suivre la facturation

• Contribuer, pour la partie administrative, à tout projet ou séquence RH (ex : mise à jour du DUERP, conception de la BDESE)

• Répondre aux besoins des opérationnels (appels d’offres ; contrôles financiers, etc.)

2/ Les services généraux de l’entreprise

• IT : Gérer les process de commande et de restitution du matériel informatique, optimiser la gestion du parc informatique/téléphonique, contribuer opérationnellement à l’ouverture et à la fermeture des comptes IT et des accès aux outils de travail

• Locaux : Gérer les accès aux sites de travail et assurer la relation avec les bailleurs (récolte et résolution des problèmes), suivre les stocks et assurer les commandes de matériel, fournitures, consommables, jusqu’à la livraison, gérer le rangement des openspaces, garantir le confort de travail ; le cas échéant, participer activement aux déménagements et gérer les changements d’établissements

• Événementiel : piloter le rétroplanning du séminaire annuel, rechercher le lieu de l’évènement, gérer toute la logistique, et toute l’année commander des repas pour des réunions, gérer les traiteurs, etc.

• Véhicules, assurances : gérer les comptes de location de voitures et les démarches assurance en cas de vol, d’accident, etc.

• Administratif : traiter le courrier, gérer les archives, gérer le standard téléphonique et accueillir les visiteurs

Nos conditions de travail et avantages :

Ce poste est à pourvoir à Paris, Nantes ou Lyon et nécessite un déplacement par mois sur chaque site (Nantes, Paris, Lyon, Strasbourg).

• CDI

• Forfait 215 jours

• Prime de vacances chaque été

• 5 semaines de congés payés + 11 à 17 jours de RTT par an selon le calendrier civil

• Mutuelle d’entreprise Alan

• Tickets restaurant via une carte Swile

• Prise en charge à 50% de l’abonnement de transport ou indemnité kilométrique vélo

• Séminaires d’équipe et d’entreprise…

Bac+5

5 à 10 ans d’expérience sur des postes d’assistant·e RH et services généraux

Vous êtes doté·e des compétences techniques suivantes :

• Bases solides en droit du travail

• Parfaite maîtrise de la langue française (orthographe, conjugaison, grammaire), à l’écrit comme à l’oral

• Facilité à prendre la parole en public

• Techniques de communication et de diplomatie

• Maîtrise des normes rédactionnelles et du traitement de texte

• Appétence et agilité avec les outils bureautiques collaboratifs (Google, Slack, Canva, logiciels, etc.

Par ailleurs, vous êtes reconnu.e pour les qualités suivantes :

• Aimer l’administratif et vouloir avant tout servir les autres

• Être très rigoureux et rechercher l’excellence > dans un rôle d’exécution et d’application de process, l’erreur n’a pas sa place

• Anticiper et tenir les deadlines

• Savoir agir vite et être réactif, résister au stress

• Être autonome, proactif, débrouillard, et proposer des idées et solutions > faire grandir l’entreprise

• Accepter l’autorité, accueillir le feedback et recevoir le “non” > faire preuve de maturité et de résilience

• Être pragmatique, organisé et méthodique

• Incarner un équilibre entre charisme, entregent et discrétion > intelligence relationnelle

En tant qu’acteur engagé de l’économie sociale et solidaire, Ecov garantit l’égalité des chances, encourage la diversité et s’engage à créer un environnement inclusif pour tou·te·s. Dans ce cadre, le présent poste est notamment ouvert aux personnes en situation de handicap

La sélection des candidatures s’effectuera sur la base d’une préqualification téléphonique (20 min) suivi d’un questionnaire de compétences à remplir par écrit.

Après cette sélection, trois entretiens sont prévus auxquels s’ajoutent une prise de références :

• Entretien métier avec le manager (le DRH) - en visio

• Echange avec la Directrice générale d’Ecov

• 2ème entretien avec le DRH, orienté  fit personnalité/mindset culture - en présentiel