Missions de la Direction Administrative et Financière

La direction administrative et financière regroupe 5 fonctions supports organisées en trois services pour :

>       Assurer le fonctionnement quotidien de deux EPA

>       Garantir le respect d’un certain nombre d’obligations légales (dont une partie est inhérente au statut d’EPIC à comptabilité publique)

>       Accompagner la croissance de l’activité des deux EPA et le développement de projets innovants.

La DAF assure le suivi et la réalisation d’un certain nombre de fonction support et intervient, sur toutes ces fonctions, avec l’ensemble des directions des établissements.

La DAF, et plus particulièrement le service Finances et contrôle de gestion, travaille également en étroite collaboration avec l’Agence comptable des deux établissements.

Le Service Achats assure aux pouvoirs adjudicateurs des deux établissements publics la garantie du respect du code de la Commande Publique et de la règlementation administrative en général.

Au service de l’ensemble des directions, le SA intervient, dans la procédure de passation de marché public depuis l’identification du besoin jusqu’à l‘attribution et la notification du contrat. Il formalise les pièces administratives, lance la consultation et conseille les équipes lors de l’analyse des offres. Il assure aussi le suivi des modifications de marché intervenus pendant son exécution jusqu’à sa clôture.

Le Service Achats assure un contrôle des dossiers présentés dans les comités de suivi internes, au lancement d’une consultation, à l’attribution d’un marché ou à la modification d’un contrat en cours (CESR, Comité des marchés).

Missions principales du poste                                                            

1.      Une mission d’assistanat du service Achats

>       Mise à jour des divers tableaux de suivi (marchés, modifications de marché, prolongation, prévision des marchés…)

>       Ouverture des plis dématérialisés et rédaction des PV

>       Préparation des comités des marchés (convocation et rédaction des PV)

>       Classement et tenue des dossiers en cours de consultation jusqu’à la notification

>       Rédaction et envoi des lettres de déliement et d’attribution des marchés

>       Notification des marchés et des modifications de marché (via la plateforme ou lettre AR24)

>       Rédaction des modifications de marché administratives sans incidence financière

>       Suivi des réunions inter-direction pour les prévisions des marchés

>       Recensement annuel des marchés pour la Direction des Achats de l’Etat (DAE)

>       Publication des avis d’attribution et des données essentielles  

>       Gestion des services faits sur SIFOW du service achats

2.      Une mission d’assistanat classique de direction

>       Gestion de l’agenda du Responsable du service achats

>       Préparation et organisation de réunions (réservation de salle et convocation)

>       Gestion et suivi de la boîte mail du service achats

>       Gestion du courrier du service achats

>       Réception et filtrage des appels téléphoniques

Cette liste de mission est non-exhaustive et pourra évoluer selon le plan de charge du service Achats.

L’assistant administratif et achats F/H pourra venir en soutien à l’ensemble des membres du service.

Profil : Diplômé de niveau Bac+2, type BTS et/ou DUT Carrières Juridiques 

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

>       Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

>       Maîtrise des techniques et méthodes de classement,

>       Esprit logique et qualités rédactionnelles,

>       Capacité à gérer les priorités et à s’organiser,

>       Réactivité et souplesse,

>       Sens du service et de la confidentialité,

>       Rigueur et réactivité,

>       Autonomie et capacité d’initiatives

>       Aptitude et goût du travail en équipe

>       Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point…)

• Présélection des candidatures par le service des Ressources Humaines

• 1er entretien physique avec la Responsable du service Achats

• 2nd entretien physique avec la Directrice Administrative et Financière