L'EFS Hauts-de-France - Normandie recherche :

UN(E) ASSISTANT(E) DE DEPARTEMENT
Département Collecte et production 

Sous la Responsabilité de la Directrice du département collecte et production des produits sanguins labiles, vous mettez en place des outils afin de l’assister dans le pilotage de son département, orienter les interlocuteurs et garantir la qualité des informations transmises en interface avec toutes les activités de l'EFS. Vous gérez l’agenda : rendez-vous, déplacements, réunions avec la réservation des salles.

Vos missions :

Vous aurez à charge de proposer, de concevoir, d'actualiser et de suivre les fichiers et tableaux de bord du département : extraction de données de toutes types de sources, mise à jour d’indicateurs, construction d’outils de suivi (tableau de bord, synthèse, plan d’action), réalisations de présentations, analyse de bases de données : bilans et statistiques.

Vous pourrez assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de votre département.

Vous garantissez la bonne organisation des réunions : invitations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu, plan d'action et suivi ;

Vous gérez certaines missions administratives pour le département : gestion documentaire,  orientation des appels téléphoniques, rédaction et suivi des réponses et des échéances associées à certains courriers, commandes de matériel et fournitures, archivage.

Vous aurez également ponctuellement à remplacer votre binôme dans le pool d'Assistants(es) de département lors de ses absences.

Assistant(e) de formation (commerciale, production, marketing…) vous avez une appétence pour les activités pour lesquelles rigueur, organisation, réactivité, esprit d’analyse et de synthèse sont nécessaires. Vous avez une première expérience avérée dans un domaine d’activité similaire et dans l'accompagnement d'un service et/ou département qui a pu démontrer votre capacité à être autonome, adaptable et force de proposition.
Vous aimez travailler en mode projet, en groupe de travail, avez un excellent sens du relationnel.

La maitrise d’Excel est exigée (tableau croisé dynamique, formules de calculs avec fonctions Excel, macro, ...).

Une connaissance du logiciel Business Object Décisionnel est un plus. En global, vous avez une aisance pour tout type d’outils informatiques et pourrez impulser la transformation numérique.

Sur des tâches diversifiées avec une grande polyvalence, vous devez faire preuve de réactivité, de capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative et de résistance au stress ce qui vous permettra de remplir les missions qui vous seront confiées.

Vous êtes reconnu(e) pour votre côté organisationnel et savez prioriser vos tâches.
Vous avez le sens de la discrétion.

Vous avez une grande aisance relationnelle et une excellente expression orale et écrite qui vous permet de communiquer de façon claire et précise.