Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privés spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 12 établissements « Institut Supérieur d’Optique  » (ISO) dédiés aux métiers de la Vision, 3 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie et un département dédié à l’activité de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Dans le cadre d’un surcroît d’activité, nous recherchons un Assistant administratif F/H dans le cadre d’un CDD d’une durée de 6 mois au sein de l’Institut Supérieur d’Optique, situé dans le 13è arrondissement de Paris,

Rattaché hiérarchiquement à la Directrice de l’école, vous participerez à la bonne gestion administrative de l’ensemble de la vie d’école en assurant notamment les missions suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des enseignants et de tout autre interlocuteur ;

• Veiller au bon fonctionnement des équipements nécessaires au déroulement des cours dispensés aux étudiants et plus largement , de la vie de l’école (matériel de classe, photocopieurs, vidéoprojecteurs,…) ;

• Assurer le suivi des feuilles d’émargements de présence au cours et le suivi des justificatifs de retards ;

• Suivre les commandes de fournitures et de la gestion des stocks, responsable de la prise en charge des livraisons, suivi des factures fournisseurs en lien avec le siège ;

• Participer à l’organisation et à la logistique des évènements liés à l’activité de l’école (JPO, Salons, Job meeting, accueil formation continue…).

NB: Cette liste est non-exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l’Ecole.

De formation bac à bac +2, vous bénéficiez d’une expérience réussie sur des missions similaires ( administration, services généraux, logistiques…), idéalement dans le secteur de la formation/ enseignement. Par ailleurs, vous êtes reconnu pour votre capacité organisationnelle et votre sens du service.

Savoir-faire

• Maîtrise des principaux outils informatiques (Pack Office 365)

• Capacité à organiser et coordonner des événements (Journées Portes Ouvertes, salons…)

• Capacité à utiliser et gérer des outils de communication (emails, téléphone, Teams,…) et à interagir avec des interlocuteurs variés et de tout niveau

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément en respectant les délais

• Savoir respecter et suivre des procédures et directives

• Compétences rédactionnelles et bonne orthographe

Savoir être

• Grand sens de l’accueil et du service (accueillir les étudiants, enseignants et autres interlocuteurs sur site, répondre à leurs besoins) et du travail en équipe

• Excellent relationnel et bonne communication (interaction avec les étudiants, enseignants, fournisseurs, et prestataires externes

• Adaptabilité et flexibilité face à des situations diverses, notamment les imprévus

• Organisation, rigueur et fiabilité dans la gestion des tâches

• Proactivité et autonomie dans la gestion des missions et la résolution des problèmes

• Sens du détail et de la précision dans la gestion des stocks, des commandes et des suivis logistiques

• Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles liées aux étudiants et au fonctionnement interne

  🔎Modalités et avantages

  • CDD 6 mois

  • 35H

  • CCN EPI

  • Des tickets restaurants (10€/jour travaillé. Prise en charge 60% par l’employeur)

  • Forfait mobilité durable (58,33€/mois)

  • Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)

👉 Entretien en visio avec la Responsable recrutement

👉 Entretien en présentiel avec la Directrice de l’école