1.      Organiser et animer des réunions afin d’identifier les souhaits et besoins de ses clients.

·        Établir le cahier des charges et les objectifs de l’événement en interne ou avec son client, en accord avec la culture d’entreprise du client pour lequel il travaille

·        Détailler et négocier le budget alloué à l’événement.

·        Imaginer les modalités de l’événement, en accord avec les objectifs et le budget, et apporter son expertise et sa créativité concernant les moyens et outils à mobiliser.

·        Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l’événement.

2.      Gestion commerciale et administrative de l’événement

·        Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l’événement.

·        Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation (lieu, intervenants…), en s’assurant du respect des deadlines et des obligations contractuelles ;

·        Organiser et superviser l’approvisionnement et la logistique associés à l’événement ;

·        Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture ;

·        Être présent le jour J de l’événement afin de s’assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement… ;

·        Négocier au mieux les activités et prix des différents prestataires pour protéger ou améliorer la marge commerciale de l’entreprise ;

·        Contrôler les factures des prestataires ;

·        Etablir ou faire établir la/les factures, relancer le client si nécessaire.

3.      Retours clients et mesure de l’impact de l’événement

·        Gérer la collecte et l’analyse des retours d’expérience afin de mesurer la satisfaction de ses clients ainsi que des participants à l’événement.

·        Dresser le bilan financier de l’événement (gestion des achats et des dépenses).

·        Mesurer l’impact de l’événement grâce à des outils adaptés aux objectifs (satisfaction des participants, mesure des retombées presse…).

·        Communiquer avec le client (ou bien en interne) sur les retombées et le succès de l’événement, et identifier des axes d’amélioration dans l’optique d’anticiper de futures demandes et de fidéliser la clientèle.

Une flexibilité sur les horaires de travail peut être demandée car, en fonction des événements, le/la chef/cheffe de projet événementiel peut être amené à travailler le soir et/ou les week-ends.

Avec l’essor des nouveaux moyens de communication, le/la chef/cheffe de projet événementiel doit redoubler d’inventivité et se tenir au courant des évolutions de son secteur. Une culture digitale, une présence sur les réseaux sociaux et autres moyens numériques de communication sont devenues des aspects incontournables du secteur.

La démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) a également apporté des modifications au métier : la réduction des empreintes carbone, la gestion des déchets, la dématérialisation… s’ajoutent alors à la logistique déjà mise en place pour chaque événement.

Compétences techniques :

-        Capacités en gestion de projet et de budget, de gestion de planning, de stock…

-        Connaissance de son marché (ou du marché de ses clients) : actions de la concurrence et veille du secteur événementiel (concernant les nouveaux prestataires, nouveaux lieux, nouvelles tendances…)

-        Connaissance des techniques de vente et de négociation (achats)

-        Connaissance des techniques de rédaction de proposition commerciale et de réponse à appel d’offres

-        Maîtrise des principaux logiciels bureautiques

Aptitudes professionnelles et compétences recherchées :

-        Aisance relationnelle

-        Rigueur et organisation

-        Sens du détail

-        Créativité

-        Goût pour l’innovation

-        Capacité d’adaptation

-        Disponibilité et réactivité

-        Résistance au stress

-        Sens du service client

-        Force de proposition et de conviction

-        Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle

-        Esprit d’équipe et travail en mode projet

-        Bac + 4

-        5 ans d’expérience en agence

Package :

-        Fixe selon expérience + variable basée sur la performance collective (résultats de l’agence) et sur la performance individuelle (atteinte des individuels quanti et quali)

-        Tickets restaurants et prise en charge de 50% du titre de transport

-        RTT et Télétravail (jusque 2 jours par semaine)

-        Véhicule de fonction responsable (vélo électrique 😉)