Le bureau des affaires financières et juridiques, composé de 7 agents, assure la programmation et le suivi de l’exécution budgétaire de l’IHEDN dans le cadre d‘un dialogue de gestion avec les départements « métiers ».  Responsable de la définition et de la mise en œuvre de la politique des achats, il assure la passation et l’exécution des marchés publics ainsi que des conventions. Enfin, il anime le contrôle interne financier au sein de l’établissement en liaison avec l’agent comptable. 

Le chef de bureau est plus particulièrement chargé :

Au titre du budget et des finances

-de conseiller les autorités en matière budgétaire ;

-d’élaborer et de proposer le budget initial et les éventuels budgets rectificatifs en liaison avec la tutelle en vue de leur présentation au conseil d’administration ;

-de préparer et de conduire le dialogue de gestion avec les départements ;

-d’élaborer la décision annuelle de répartition des crédits budgétaires entre les départements ainsi que les décisions d’ajustement, conformément aux arbitrages rendus par le directeur ;

-de suivre et de contrôler l’exécution budgétaire (mouvements de crédits, suivi des crédits) ;

-de réaliser les actes de gestion courante en dépenses comme en recettes ;

-d’élaborer le compte rendu de l’exécution budgétaire et la liasse budgétaire associée pour le compte financier en liaison avec l’agent comptable ;

-d’élaborer les comptes rendus intermédiaires de gestion au 30 avril et 30 août.

Au titre des déplacements

Le BAFJ assurant la mise en œuvre et le suivi des déplacements professionnels collectifs et individuels du personnel civil et militaire de l’Institut ainsi que des auditeurs, vacataires et stagiaires, le chef de bureau :

-supervise les bons de commande correspondants aux devis validés par les départements ;

-veille à la certification du service fait ;

-coordonne la gestion des frais de déplacement avec l’application correspondante sur production des justificatifs par les agents concernés.

Au plan juridique

Avec l’appui d’un juriste, il est en charge :

-du conseil et de l’assistance juridique auprès de la direction et des départements de l’établissement ;

-de l’analyse et de la rédaction de notes juridiques (généralistes et/ou spécialisées en fonction du besoin) ;

-et de la supervision de l’élaboration des conventions et contrats de l’Institut (incluant les règlements de concours), de leur enregistrement dans l’outil de suivi et de gestion, et de leur suivi (avenant, renouvellement, révision de prix, etc.)

- d’assurer la passation des marchés publics propres à l’Institut, ainsi que leur exécution (rédaction des pièces administratives, contrôle des pièces techniques et financières, publicité, analyse des offres en lien avec les prescripteurs, rapports de présentation, préparation et envoi des dossiers au contrôle budgétaire, notification) ;

Au titre du contrôle interne financier

Il assure, en liaison avec l’agence comptable notamment, la mise en place et le suivi de l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents ayant pour objet de maîtriser les risques afférents à la poursuite des objectifs de :

-Soutenabilité budgétaire de la programmation et de son exécution ;

-Qualité de la comptabilité budgétaire et générale.

Il s’agit d’un poste de catégorie A, ouvert :

• aux fonctionnaires (corps des attachés d’administration de l’Etat, IFSE groupe #2);

• aux contractuels : contrat de droit public de deux ans, renouvelable, conclu sur la base de l’article L332-1 du code général de la fonction publique.

Une expérience significative dans la fonction publique d’Etat au sein d’un opérateur est indispensable.

Savoir être : capacité d’écoute et sens du dialogue, polyvalence, réactivité, rigueur.

Savoir-faire : aptitude à manager une équipe, maitrise des logiciels budgétaires et comptables (Pep, GFD), maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Internet), conduite de projet.

Connaissances : excellente maîtrise de la réglementation et des procédures prévues par le décret GBCP, solide expérience acquise dans le domaine budgétaire et financier au sein d’un opérateur de l’Etat (EPA, EPSCP, EPIC etc…), maîtrise des procédures administratives, budgétaires et juridiques, bonnes connaissances du code de la commande publique, intérêt pour les questions de défense et de sécurité nationale.

Premier entretien avec la secrétaire générale et son adjoint.

Deuxième entretien avec le directeur et le directeur adjoint.

Tous les candidats présélectionnés réalisent le premier entretien. Un seul candidat réalise les deux autres.

Pour les contractuels, le recrutement effectif s’effectue a minima 15 jours après acceptation de la proposition financière (en sortie d’entretien avec la direction).

Pour les fonctionnaires, le détachement peut prendre deux à trois mois.