Rattaché(e) à la direction finance, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’entreprise. Vous assurez la gestion quotidienne des opérations internes, veille à l’optimisation des processus administratifs et logistiques. Vous êtes le point de contact central pour l’ensemble des services en interne, en lien avec les collaborateurs, les fournisseurs et les prestataires externes. Vous êtes en posture de support auprès des équipes de la direction au quotidien et dans les temps forts tout au long de l’année. 

Vos missions principales seront les suivantes : 

Gestion des moyens généraux : 

• Assurer le suivi des courriers, et la réponse aux appels téléphoniques d’entrée du bâtiment et les prestataires  

• Gérer les arrivées / départs des visiteurs au sein de l’enceinte (accueil, installation) 

• Planification et organisation d’évènements : gérer les déplacements, lieux et réservations associées  

• Superviser les missions administratives quotidienne : archivage, déclarations, rapports…. 

• Assurer la gestion des fournitures de bureau et le suivi des stocks. 

• Gérer les contrats fournisseurs (fournitures, services, etc.) et veiller au respect des délais et conditions. 

• Superviser le bon fonctionnement et l’état des parties communes et du matériel pour garantir un environnement optimal (cuisine, toilettes…) 

• Supervision des prestataires lors des interventions dans les locaux  

  Gestion des locaux et de l’environnement de travail : 

• S’assurer de l’acheminement des livraisons auprès des bons interlocuteurs  

• Veiller au bon fonctionnement des équipements et infrastructures des locaux (espace communs et partie commune, mobilier…). 

• Superviser et anticiper la maintenance des locaux (nettoyage, sécurité, entretien, etc.). 

  Communication interne : 

• Incarner un rôle de relais entre les managers et les salariés sur les différentes demandes  

• Gérer la diffusion des informations liées à ces activités au sein de l’entreprise. 

• Participer à la mise en place d’initiatives visant à améliorer la culture d’entreprise et l’ambiance de travail. 

  Support au service ressources humaines :  

• Assister dans le processus de recrutement, l’onboarding des nouveaux employés, organisation la logistique des évènements ….

Compétences : 

• Discrétion et sens de la diplomatie  

• Ecoute et capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs et contextes  

• Capacité à s’organiser et gérer les priorités. 

• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives. 

• Bonnes compétences en communication écrite et orale. 

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office…). 

• Sens du service et relationnel développé. 

• Capacité à réaliser des tâches logistiques (déplacements de colis et autres…) 

Expérience et qualifications : 

• Bac +2 minimum (BTS Assistant de Manager ou DUT GEA/PME - PMI…). 

• Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire, de préférence dans une structure à taille moyenne et multisite.

• Préqualification avec Julie, RH

• Entretien avec Razika, Directrice financière

• Entretien avec Céline, DRH