Vos missions en quelques mots

GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Vos objectifs :

Encadrement des agents de la section,

Assurer la continuité de service

Garantir un environnement de travail conforme aux obligations et besoins

Améliorer le suivi des prestataires et l'exécution des marchés de nettoyage

Organiser la structuration de la section sur le plan managérial et en formalisant les process et procédures.

Attributions de courrier :

Réceptionner, classer, enregistrer les courriers et courriels sur logiciel spécialisé MAARCH (une vingtaine de courriers/jour)Organiser, distribuer, transmettre le courrier interne à la direction de l'immobilier Préparer le courrier au départ et l'expédition (enregistrement des parapheurs arrivée-départ).

Attributions d'accueil et sécurité :

Assurer l'accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs, des autorités, avec les autres agents de la section.Assurer la réservation des places de stationnement et des salles de réunion. Organisation matérielle et logistique des réunions en liaison avec les utilisateurs. Superviser l'intendance (sites DI) et l'entretien des locaux et bâtiments , suivi des prestations de nettoyage.

Attribution de secrétariat :

Assurer les réservations de train et hôtels, hors direction et faire la synthèse des remboursements des frais de déplacement et de missions. Réaliser mensuellement la transmission au service R H des demandes de remboursements de trajets domicile-travail. Suivre les stocks de fournitures de bureau, faire des inventaires mensuellement et semestriellement ; Identifier ou anticiper les besoins du service. Affiner les achats en fonction des besoins. Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau) et gérer les stocks . Assurer la rédaction et la mise en forme de tous les courriers de la direction de l'immobilier.

Gestion du parc véhicule :

Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules. Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules ( constats, assurances, fiche de réflexe en cas d'incident ou accident etc.). S'assurer de l'exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des vélos à assistance électrique S'assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, cartes carburant, télépéages, extincteurs , etc.) Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes .Perception de véhicules neufs,et liaison avec Saint-Fons pour les opérations d'entretien.

Ressources Humaines :

Préparer et organiser les tâches des équipes sous sa responsabilité.Evaluer, former accompagner les personnels de la section.

Créer et mettre à jour les fiches de procédures liées

Profil recherché

Votre environnement professionnel
Activités du service :
La direction de l’immobilier du SGAMI Sud-Est intervient sur les sites occupés par les services de la police nationale, de la gendarmerie nationale, des préfectures, de la sécurité civile et des établissements publics du ministère de l’intérieur, sur les 12 départements de la région et zone de défense Auvergne-Rhône-Alpes. Elle assure la gestion du patrimoine immobilier et la conduite d’opérations de construction, d’aménagement, de gros entretien ou de réhabilitation dans le cadre des budgets d’investissement ou de fonctionnement. A cet effet, elle utilise différents montages possibles dans la conduite des opérations comme la maîtrise d’ouvrage publique, la location avec option d’achat, la maîtrise d’œuvre privée ou interne, la location simple ou la délégation de la maîtrise d’ouvrage. Elle assure une mission d’assistance technique aux services dans le domaine de l’exploitation et de la maintenance des immeubles.
Composition et effectifs du service :
La direction de l’immobilier compte 103 agents, elle est implantée à Lyon, à Cournon d’Auvergne et à Grenoble.
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de l’immobilier
l’adjoint au directeur de l’immobilier
Liaisons fonctionnelles :
Les chefs de bureau de la direction, la section ouvrière de la DI ; les autres directions du SGAMI Sud-Est
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis
- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- avoir des compétences budgétaires et comptable: niveau initié requis
Savoir-faire
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- avoir l’esprit de synthèse : niveau maîtrise requis
- savoir analyser : niveau maîtrise à acquérir
Savoir être
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :
Évolution vers un poste d’adjoint au chef de bureau