En tant que Chargé·e Administratif·ve et Services Généraux, vous serez le garant du bon fonctionnement quotidien des bureaux et du bien-être des équipes. Vous interviendrez sur la gestion des services généraux, le suivi administratif des formations, la gestion informatique ainsi que l’organisation d’événements internes et externes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles (RH, juridiques et financières) pour assurer un environnement de travail optimal.

Gestion du bâtiment et des prestataires

• Assurer la gestion et la coordination des prestataires (café, ménage, sécurité incendie, wifi, chauffage, consommables, etc.).

• Assurer la maintenance, l’entretien et les petits travaux (entretien des machines à café, lave-vaisselle, mobilier).

• Superviser les interventions techniques et travaux nécessaires.

• Veiller au respect des normes de sécurité et aux obligations légales du lieu de travail en lien avec l’équipe RH & juridique.

• Coordonner les formations sécurité (incendie, premiers secours).

• Assurer la mise en conformité des locaux avec les réglementations en vigueur.

Suivi des participants et gestion administrative liée aux formations

• Apporter un soutien au recrutement et à la gestion des formations.

• Assurer les relations entre candidats et organismes de financement (OPCO, France travail, etc.) pour les demandes de prises en charge et de cofinancement lors du recrutement. Et gérer le traitement des dossiers de financement des participants.

• Suivi administratif des participants durant les programmes.

• Suivre la facturation et les règlements de nos bénéficiaires en relation avec le responsable financier.

• Assister le suivi des certifications et des obligations Qualiopi.

• Produire des statistiques et des tableaux de bord pour le suivi des bénéficiaires et des programmes.

Gestion administrative et soutien général événementiel

• Assurer le soutien administratif général (courrier, documents, archivage, etc.).

• Organiser des événements internes pour renforcer la cohésion d’équipe (petits-déjeuners, afterworks, séminaires).

• Mettre en place des initiatives de bien-être au travail (soutien ergonomique, sondages de satisfaction, ateliers bien-être).

• Gestion logistique et planification des événements liés à nos programmes (hackathons, meetups, conférences, ateliers, visites).

• Gestion des fournitures (stylos, feutres, post-it, paperboard…) et du mobilier (tables, chaises, bureaux, lampes, matériel audio/vidéo…) / Répertorier l’ensemble du matériel disponible, créer un outil de suivi du stock / Sécuriser et être le point de référence pour tout besoin ou demande

• Gérer les privatisations et l’utilisation des espaces de travail.

Gestion du parc informatique et des outils

• Superviser l’achat, la réparation et le recyclage des équipements informatiques et des logiciels.

• Suivre et assurer l’onboarding et l’offboarding IT des nouveaux salariés (création des identifiants, gestions des comptes mails, mises à jour des adresses et droits accès aux outils).

• Assurer la gestion des outils et des accès (mails, logiciels, plateformes internes).

• Assurer la maintenance et le suivi des équipements informatiques et du wifi.

• Identifier et mettre en place des outils numériques pour optimiser les processus internes.

• Automatiser certaines tâches administratives via des outils no-code.

Compétences et expériences

• Expérience en gestion administrative.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à organiser efficacement les priorités.

• Excellentes compétences en communication et en relationnel.

Serait un plus

• Appétence et/ou expertise dans l’usage des outils no-code (notion et airtable)

• Connaissance et suivi des indicateurs et processus Qualiopi.

• Connaissance des mécanismes de financements de la formation professionnelle (OPCO, FAF, CPF…)

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Proactivité et autonomie.

• Capacité à gérer les imprévus et à être force de proposition.

• Esprit d’équipe et sens du service.

  Informations Pratiques :

• Type de contrat : CDD;

• Télétravail occasionnel ;

• Lieu : 146 Boulevard de Charonne, 75020 Paris ;

• Date de début : Mars - Avril 2025 ;

• Rémunération :  33k-36k ;

• Avantages sociaux : Tickets restaurants (carte Swile), Mutuelle, RTT (1J/mois).

Déroulement des entretiens

• Entretien téléphonique (15 à 20 minutes) :
  Dans un premier temps nous procéderons à un entretien téléphonique court, durant lequel nous discuterons de vos expériences passées, de vos motivations, et répondrons à vos premières questions sur le poste. Cet entretien nous permettra de faire un premier point sur votre adéquation avec nos attentes.

• Entretien Valeurs :
  Si votre candidature est retenue après l’entretien téléphonique, vous serez convié·e à un entretien axé sur les valeurs. Lors de cette rencontre, nous aborderons vos valeurs pour nous assurer qu’elles sont en phase avec celles de notre association. C’est une étape clé pour vérifier l’alignement culturel.

• Entretien Métier :
  Suite à l’entretien valeurs, vous passerez un entretien métier avec un ou plusieurs membres de l’équipe. Cet entretien sera focalisé sur vos compétences techniques et votre expérience dans le domaine. Vous aurez l’occasion de démontrer vos connaissances et votre capacité à relever les défis du poste.

• Entretien Final avec le Président Directeur Général :
  Pour conclure le processus, vous rencontrerez notre Président Directeur Général. Cet entretien permettra de faire le point sur l’ensemble des étapes précédentes et d’échanger sur votre vision à long terme au sein de notre association. C’est l’occasion de discuter de la stratégie globale de l’association et de la manière dont vous pourriez y contribuer.