Vos missions en quelques mots
La/le titulaire du poste assiste la cheffe du Service dans l'organisation quotidienne de son travail et gère son secrétariat. Par ailleurs, il/elle apporte un appui au pôle de lutte contre l'immigration irrégulière et assure la gestion des requêtes adressées à l'OFII via Télérecours.
Au titre du secrétariat :
-Gérer l'agenda de la cheffe du Service, la prise de ses rendez-vous, ainsi que l'organisation de ses réunions ou déplacements
-Assurer l'accueil téléphonique du pôle, ainsi que la réception et distribution du courrier
-Assurer la gestion de l'horaire variable, des congés et absences diverses des agents, ainsi que les tickets restaurant
-Gérer les fournitures
-Mettre en forme les lettres, documents ou rapports ainsi que la préparation de dossiers
Savoir faire
• Aisance rédactionnelle
• Saisir et mettre en forme des documents
Savoir être
• Sens de la confidentialité
• Sens de l'organisation/Rigueur
• Aisance relationnelle
• Capacité d'adaptation
• Aptitude à la polyvalence
• Capacité d'analyse
• Esprit d'initiative
• Réactivité
• Disponibilité
• Travailler en équipe
Connaissances
• Maîtrise des outils bureautiques ( Word, Excel..)
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'OFII