Vos missions en quelques mots

OFII

L'assistant(e) de direction est chargé(e) du secrétariat de la direction en lien avec les activités du service.

En qualité de gestionnaire des Ressources Humaines, il/elle assure également l'interface avec la direction des ressources humaines à travers la prise en charge des aspects administratifs de la gestion du personnel.

Par ailleurs, l'assistant(e) de direction apporte un appui au pôle du contentieux des conditions matérielles d'accueil en assurant la gestion des notifications adressées à l'OFII via Télérecours.

Secrétariat de Direction

Gérer la réception du courrier de la direction

Gérer et filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir un premier niveau d'information

Gérer l'agenda de la direction

Saisir les FEB et suivre les paiements des honoraires des avocats

Faire le suivi de l'application télérecours en lien avec les juristes du pôle (tache exacte à préciser)

Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock

Appui au pôle en charge du contentieux des CMA

Assurer le suivi de l'application télérecours en lien avec les juristes du pôle contentieux

Assurer le paiement et le suivi des factures et honoraires

Gestion administrative du personnel

Réaliser le suivi des effectifs, mettre à jour l'organigramme et l'annuaire

Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la direction (gestion des congés, tickets resto, état de télétravail, arrêt maladie)

Organiser l'arrivée des nouveaux agents et les accueillir

Assurer l'interface avec la DAIL et la DSI en cas de dysfonctionnement au niveau du service

Profil recherché

Savoir-faire :

Aisance rédactionnelle
Saisir et mettre en forme des documents
Enregistrer et classer des documents
Gérer un agenda
Filtrer les informations

Savoir être :

Sens de la confidentialité, discrétion
Sens de l’organisation/Rigueur
Aisance relationnelle
Capacité d’adaptation
Aptitude à la polyvalence
Capacité d’analyse
Esprit d’initiative
Réactivité
Disponibilité
Travail en équipe

Connaissances :

Maitrise des outils bureautiques (word, excel…)
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII
Application RH