Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Au sein d'une division opérationnelle, les missions du titulaire du poste s'articulent autour de quatre axes :

L'ASSISTANCE DE LA DIRECTION :

Placé sous l'autorité du chef de division, vous serez en charge de :

- La tenue de l'agenda du Chef de Division (prises de rendez-vous et préparation des réunions) ;

- Le suivi de la messagerie fonctionnelle et la réponse aux appels téléphoniques ;

- La centralisation et synthèse des éléments de réponse relatifs aux diverses sollicitations et dossiers ponctuels.

LE SUPPORT :

En lien avec les interlocuteurs du service et les différentes unités opérationnelles, vous assurerez :

- La gestion du matériel et le suivi des commandes ;

- La logistique des réservations liées aux déplacements (hôtellerie et transport) ;

- La vérification et transmission des demandes de remboursements de frais liés aux missions opérationnelles.

LES RESSOURCES HUMAINES :

En relation avec le service en charge des ressources humaines, vos missions dans ce domaine consisteront à :

- Assister le chef de Division dans le traitement des demandes relatives à la gestion du temps de travail des effectifs (à ce titre, la maitrise de l'outil informatique " GESTT " serait apprécié) ;

- Alimenter le dossier administratif des agents ;

- Contribuer aux sollicitations ponctuelles liées à la carrière et aux activités de formation des agents.

LE SUIVI OPERATIONNEL :

Au sein d'un service à forte portée opérationnelle, vous pourrez être amené à :

- Alimenter et tenir des tableaux de bord permettant d'assurer le suivi des missions de la division, et de mesurer l'activité des services.

- Saisir et actualiser les informations sur des logiciels opérationnels.

Votre environnement professionnel :

Ne peut être communiqué en raison de la confidentialité des missions du service.

Profil recherché

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise requis
Connaître l’environnement professionnel : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire
Savoir s’organiser : niveau maîtrise requis
Avoir l’esprit de synthèse niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
Savoir s’adapter : niveau pratique requis
Savoir s’exprimer oralement : niveau pratique requis

Vos perspectives :
Ce poste permettra à l’agent d’approfondir ses connaissances et d’évoluer, à terme, vers d’autres métiers de ce domaine. L’expérience acquise pourra être valorisée pour accéder à des fonctions supérieures.

Durée attendue sur le poste : 3 ans