Vous êtes passionné par l’assistanat de direction et notamment en transversalité sur différentes directions ?

Vous êtes à la recherche de missions polyvalentes et d’une grande autonomie ?

Vous aimez travailler en équipe et vous cherchez un cadre de travail dynamique et convivial ?

N’hésitez plus, ce poste est fait pour vous !

Quel est votre quotidien?

L’assistant de direction transverse travaille en étroite collaboration avec la directrice des affaires institutionnelles, la directrice financière et la directrice de la communication.

Il les accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.

Il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder. L’assistant de direction joue également un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs de ces directions.

Missions principales :

• Assister les Directeurs afin d’optimiser la gestion de leur activité dans les aspects logistiques et administratifs

• Organiser et coordonner la diffusion des informations liées au fonctionnement de ces directions.

Activités :

Gestion administrative des directions :

• Assurer l’interface avec l’ensemble des contacts internes et externes

• Filtrer les demandes (mails, appels téléphoniques, correspondance, etc)

• Organiser l’agenda (rendez-vous, organisation de réunions, déplacements, etc)

• Assurer l’organisation matérielle des réunions, rendez-vous, séminaires, déplacements, réservations (salle, matériels, moyens de transport, hôtel, etc) pour les collaborateurs des directions

• Suivre les notes de frais et autres documents en lien avec les directions

• Numériser et archiver des documents

Gestion financière des directions :

• Traiter les demandes d’intérim, commandes achats et contrats dans l’outil comptable

• Traiter les factures des fournisseurs en lien avec les procédures comptables et financières

• Suivre le budget des directions

Gérer les réunions des directions :

• Assurer la saisie et la mise en forme de documents en veillant à la cohérence et fiabilité des informations

• Recueillir et obtenir rapidement les informations nécessaires

• Suivre l’avancement des dossiers

• Rédiger les comptes rendus des réunions et assurer le suivi des décisions

Pourquoi vous?

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bac +2/3 en assistanat de direction ou équivalent.

• Vous justifiez au minimum d’une première expérience sur un poste d’assistant de direction

• Vous avez de bonnes compétences techniques sur l’assistanat administratif, les systèmes d’information, le secrétariat et la gestion des réclamations.

• Vous êtes orientés client, organisé, avec une bonne gestion des priorités, le sens du résultat, une excellente communication écrite et orale et une appétence forte pour l’assistance et le conseil.

• Vous êtes aussi réactif, agile, adaptable avec un excellent esprit d’équipe, une capacité d’analyse et de synthèse et une bonne capacité d’apprentissage.

• Un entretien RH

• Un ou deux entretien(s) Manager