Quelle est votre quotidien ?

L’assistant de direction travaille en étroite collaboration avec la Responsable du département

environnement de travail.

Il l’accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.

Il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder.

L’assistant de direction joue également un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs.

Vos principales missions seront :

• Assister la responsable des départements afin d’optimiser la gestion de son activité dans les aspects logistiques et administratifs

• Organiser et coordonner la diffusion des informations liées au fonctionnement du département.

Activités :

• Gestion administrative du département :

o Assurer l’interface avec l’ensemble des contacts internes et externes

o Filtrer les demandes (mails, appels téléphoniques, correspondance, etc)

o Organiser l’agenda (rendez-vous, organisation de réunions, déplacements, etc)

o Assurer l’organisation matérielle des réunions, rendez-vous, séminaires, déplacements, réservations (salle, matériels, moyens de transport, hôtel, etc) pour les collaborateurs des

directions

o Suivre les notes de frais et autres documents en lien avec les directions

o Numériser et archiver des documents

o Suivre le temps de travail des équipes

• Gestion financière des directions :

o Traiter les demandes d’intérim, commandes achats et contrats dans l’outil comptable

o Traiter les factures des fournisseurs en lien avec les procédures comptables et financières

o Suivre le budget du département

• Gérer les réunions des directions :

o Assurer la saisie et la mise en forme de documents en veillant à la cohérence et fiabilité des

informations

o Recueillir et obtenir rapidement les informations nécessaires

o Suivre l’avancement des dossiers

o Rédiger les comptes rendus des réunions et assurer le suivi des décisions

Pourquoi vous ?

Vous êtes titulaire d’un BAC + 2/3 en secrétariat ou assistanat.

Vous justifiez d’une première expérience sur un poste d’assistanat de direction.

Les compétences attendues :

Techniques :

• Assistanat administratif

• Gestion des réclamations

• Raisonnement analytique

• Secrétariat

Transverses :

• Orientation client

• Maitrise des process, des procédures internes, des outils et des contrats

• Outils informatiques / Digitaux

• Organisation et gestion des priorités

• Sens du résultat

• Communication écrite

• Assistance / Conseil

Comportementales :

• Coopération

• Réactivité

• Esprit d’équipe

• Agilité / adaptabilité

• Analyse et synthèse

• Précision / Rigueur

• Capacité d’apprentissage

Vous serez en interaction :

en internes :

• Toutes les directions en lien avec le département, DRHSG.

en externes :

• Agence de travail temporaire, services de santé au travail, mutuelle…

L’Opco Ep est une entreprise Handi-accueillante, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

1 entretien avec le Chargé de recrutement en visio

1 entretien avec la manageur en présentiel