En tant que Gestionnaire Administratif, vous intervenez sur plusieurs volets au sein des services Finance, Ressources Humaines et Office. Vous êtes en charge des missions suivantes, en étroite collaboration avec les équipes concernées :

1. Finance

Comptabilité et finances:

• Intégration et contrôle des factures fournisseurs ;

• Relances des factures manquantes auprès des collaborateurs ;

• Saisie des imputations analytiques pour notre comptabilité de gestion ;

• Etablissement des factures clients ;

• Intervention sur le recouvrement clients.

Administration et RH:

• Contrôle et saisie des notes de frais des collaborateurs ;

• Gestion et archivage de la documentation administrative et comptable (contrat, bon de commande, documents légaux, etc.).

2. RH & Office

• Participation à l’onboarding des nouveaux salariés (welcome package, parcours d’intégration…);

• Participation à différents sujets liés à la santé et la sécurité au travail.

• Gestion des services généraux, incluant la maintenance et l’aménagement des espaces

• Mise à jour des documents internes et de nos pages Intranet internes.

• Gestion des commandes de fournitures et divers approvisionnements pour s’assurer du bon niveau de disponibilité des stocks et réalisation de leurs suivis (fournitures de bureaux et snacking notamment);

• Gestion du matériel IT et téléphonie (remise et restitution, suivi du parc) en relation avec le support IT

• Gestion de prestataires externes afférents;

• Gestion des différents budgets afférents;

• Gestion opérationnelle des événements internes (séminaires, off-sites, soirées, petits déjeuners…);

• Gestion du courrier et de la réception des colis ainsi que leur dispatch.

3. Juridique

• Contribuer à la mise à jour et à l’enrichissement de la base contractuelle de l’entreprise

Étudiant(e) en Bac+4 à Bac+5, dans un domaine tel que la gestion, la finance, les ressources humaines, ou tout autre domaine pertinent.

Compétences :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).

• Sens de l’organisation et autonomie.

• Bonnes capacités de communication et esprit d’équipe.

• Curiosité, polyvalence et capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.

• Une première expérience dans un environnement similaire (stage, alternance, projet étudiant) est un plus.

• Bon niveau d’anglais

PROCESS DE RECRUTEMENT

• Entretien avec l’équipe RH

• Entretien avec l’équipe Finance & Legal

• Contrôle de références