Rattaché au Responsable administratif et financier, au sein d’une équipe et en binôme avec l’Office Manager dont vous assurez le back up, vous intervenez en binôme sur quatre axes principaux :

Axe administratif : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier physique et mail, réponses aux besoins des équipes opérationnelles, prises de rendez-vous et réservations diverses, tenue à jour des documents internes, classement, archivage, courrier, accueil, téléphone

Axe financier : Facturation clients/fournisseurs : affectation intra-groupe, import des factures dans le logiciel PENNYLANE, établissement des factures et suivi de la facturation, Saisie et suivi des notes de frais et CB, Suivi des chèques dans la matrice

Axe services généraux : Gérer la propreté et la sécurité des bureaux (suivi des prestataires propreté, correspondant sécurité sanitaire, correspondant bien-être…), Inventaire, gestion et commande des fournitures, Support à la gestion de la flotte des véhicules (assurance, contrôle technique, entretien…)

Axe communication : Support logistique pour tous les évènements internes ou externes, en présentiel ou à distance (organisation de salons, gestion des déplacements, gestion des réservations et préparation de salles, mise en place du matériel digital, assurer la régie visuelle, choix des prestataires, commande de repas, courses, suivi de la facturation…)

Particularités du poste : Présence obligatoire sur place à 8H00 le matin, deux jours par semaine, Permis B

Le poste est évolutif !

BTS Assistant de Gestion ou équivalent, incluant une formation comptable (connaissance du plan comptable)

Expérience de 2 ans minimum sur un poste polyvalent, idéalement en agence d’architecture

Bonne maîtrise du pack office, à l’aise avec les outils digitaux

Aisance relationnelle,

Rigueur, autonomie, disponible, polyvalent, proactif,

Excellent esprit d’équipe