«Votre environnement : 

La direction de l’enseignement de l’école nationale supérieure des Mines de Paris a pour mission d’organiser et de superviser l’ensemble des cycles de formation de l’établissement. Cela inclut, le recrutement, l’animation pédagogique, l’accompagnement des élèves et des enseignants et la diplomation. Cette direction est organisée en 5 pôles (Scolarité, Vie Etudiante, International, Support, et Etudes), le poste présenté dans cette fiche sera rattaché au pôle Scolarité.

Le ou l’assistante administrative est en charge de la coordination et du suivi administratif du master Sciences et Génie des matériaux et du master « Energy », deux formations rattachées au programme gradué ingénierie de l’Université PSL. Ces masters sont communs aux trois écoles d’ingénieurs composantes de l’Université PSL : Mines Paris-PSL, Chimie Paris-PSL et ESPCI-PSL. Ces deux masters sont des formations internationales de haut niveau, enseignées et administrées en anglais.

Il ou elle assure le lien entre différents acteurs : responsables des masters, étudiants (enjeux de scolarité), enseignants et/ou chercheurs, administration et scolarité des établissements (opérateurs et/ou porteurs des formations), services de l’Université PSL. 

Votre challenge et vos missions :

 Scolarité :

Gestion et suivi des dossiers de candidature aux masters SGM et Energy

o   contrôler l'application des règles et procédures administratives pour le suivi des candidatures

o   étudier la conformité des dossiers,

o   préparer les dossiers pour évaluation pour les responsables pédagogiques,

o   organiser les entretiens,

o   organiser les jury de recrutement

o   publier les résultats

o   suivi des admissions

Gérer les stages (établissement et vérification des conventions, circuit de signatures) pour le master SGM

Recueillir les notes et préparer les jurys

Publier les notes, vérifier et éditer les relevés de notes officiels

Suivi des dossiers administratifs des vacataires, établir les états d’heures

 Intégration et information

Relation et accompagnement des acteurs des formations : étudiants, enseignants, services internes

Modération de la boîte mail des formations (premières réponses, renvoi de mails).

 Outils : Gestion de la scolarité à l’aide des outils informatiques dédiés (Helisa, Oasis, VTiger, CRM) et outils bureautiques pour le suivi et le reporting (suite Office).

Conditions de travail spécifiques :

Le ou la coordinateur/coordinatrice consacrera 50% de son temps à Chimie Paris-PSL et à 50% à Mines Paris-PSL. En fonction de cette répartition, il ou elle sera présent(e) sur le site parisien de Mines Paris-PSL (75005) ou sur le site de Chimie Paris-PSL (75005).

Parlons de vous !...

Une expérience antérieure au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique fortement souhaitée

Le poste est ouvert aux personnes titulaires d’un diplôme de niveau Bac + 3 ou équivalent, y compris par détachement aux fonctionnaires et aux personnes mises à disposition

 Compétences :

Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et connaissance des formations de niveau master,

Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs-trices :

-aisance dans la relation avec les enseignants, chercheurs

-aisance dans la relation avec les étudiants

-diplomatie et autorité liées à l’emploi,

Maîtriser les techniques de gestion administratives et de secrétariat pédagogique (outils spécifiques),

Rigueur, sens de l’organisation et des responsabilités, autonomie et esprit d’initiative :

-planification et gestion de retroplannings,

-savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Adaptabilité, autonomie, disponibilité

-nombreuses relations avec les différents acteurs des formations,

Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels de scolarité spécifiques

Rédiger des documents d’information et de communication en anglais.

Maîtrise du français

Langue anglaise : niveau B2 minimum (cadre européen commun de référence pour les langues).

  Travailler à Mines Paris, c’est aussi : »

Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire

Être acteur de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique et de la transition numérique

Appartenir à un établissement du groupe PSL, 41ème université au classement mondial (source : classement Shangaï 2023)